Anfragenverwaltung - Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Anfragenverwaltung.

Allgemeine Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Anfrage und einem Projekt?
Eine Anfrage ist eine potenzielle Geschäftsmöglichkeit in der Verhandlungsphase. Ein Projekt ist ein bereits erteilter Auftrag. Gewonnene Anfragen können in Projekte umgewandelt werden.

Muss ich die Anfragenverwaltung nutzen oder ist sie optional?
Die Nutzung ist optional. Wenn Sie jedoch mehrere Anfragen parallel bearbeiten, hilft Ihnen die Funktion, den Überblick zu behalten und Ihre Erfolgsquote zu verbessern.

Kostet die Anfragenverwaltung extra?
Nein, die Funktion ist in Ihrem bestehenden System-Paket enthalten.

Anfragen erstellen und bearbeiten

Kann ich eine Anfrage ohne Kundenzuordnung erstellen?
Ja, es können auch Anfragen ohne Kundenzuordnung erstellt werden.

Welche Felder sind Pflichtfelder?
Nur "Titel" und "Kunde" sind Pflichtfelder. Alle anderen Felder sind optional, aber für eine gute Lead-Score-Bewertung empfehlenswert.

Kann ich eine Anfrage nachträglich bearbeiten?
Ja, alle Angaben können jederzeit geändert werden. Öffnen Sie die Anfrage aus der Übersicht und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Status und Quellen

Kann ich eigene Status anlegen?
Ja, Sie können beliebig viele eigene Status erstellen. Öffnen Sie dazu die Status-Verwaltung über den Button in der Anfragen-Übersicht.

Was passiert mit Anfragen, wenn ich einen Status lösche?
Die Anfragen behalten den alten Status-Namen, er erscheint aber nicht mehr in der Auswahlliste. Weisen Sie betroffene Anfragen vorher einem anderen Status zu.

Kann ich eigene Anfragequellen anlegen?
Ja, über die Quellen-Verwaltung können Sie beliebige Quellen hinzufügen (z.B. "Facebook Ads", "Instagram", "Messe München").

Warum sind Quellen wichtig?
Quellen helfen Ihnen zu analysieren, welche Marketing-Kanäle die meisten und erfolgreichsten Anfragen bringen. So können Sie Ihr Marketing-Budget gezielt einsetzen.

Lead-Score und Lead-Qualität

Was bedeutet der Lead-Score?
Der Lead-Score ist eine automatische Bewertung zwischen 0 und 100 Punkten, die angibt, wie vielversprechend eine Anfrage ist. Je höher der Score, desto besser die Erfolgsaussichten.

Kann ich den Lead-Score manuell ändern?
Nein, der Score wird automatisch berechnet. Sie können ihn aber beeinflussen, indem Sie die Felder vollständig ausfüllen und realistische Werte (Erwarteter Wert, Wahrscheinlichkeit) eingeben.

Was bedeuten die Farben bei der Lead-Qualität?
Rot (Heiß) = 80-100 Punkte, Gelb (Warm) = 50-79 Punkte, Blau (Kalt) = 20-49 Punkte, Grau (Unqualifiziert) = 0-19 Punkte.

Wie oft wird der Lead-Score neu berechnet?
Bei jedem Speichern der Anfrage.

Warum hat meine Anfrage einen niedrigen Score?
Häufige Gründe: Unvollständige Daten, niedriger erwarteter Wert, niedrige Wahrscheinlichkeit, alte Anfrage ohne Follow-up-Termin. Prüfen Sie die Score-Breakdown-Ansicht für Details.

Listen-Ansicht und Kanban-Board

Warum sehe ich keine Anfragen in der Übersicht?
Mögliche Ursachen: Es wurden noch keine Anfragen angelegt, ein Filter ist aktiv, oder die Ansicht zeigt nur Anfragen bestimmter Mitarbeiter. Prüfen Sie die Filter-Einstellungen.

Kann ich zwischen Listen-Ansicht und Kanban-Board wechseln?
Ja, nutzen Sie den Umschalter oberhalb der Tabelle/des Boards. Ihre Präferenz wird gespeichert.

Wie funktioniert das Kanban-Board?
Jede Spalte repräsentiert einen Status. Sie können Anfragen per Drag & Drop zwischen den Spalten verschieben, um den Status zu ändern.

Kann ich Spalten im Kanban-Board ausblenden?
Nein, alle Status werden als Spalten angezeigt. Sie können aber ungenutzte Status in der Status-Verwaltung löschen.

Filter und Suche

Wie filtere ich nach bestimmten Mitarbeitern?
Nutzen Sie die Filter-Funktion oberhalb der Tabelle. Wählen Sie im Filter "Mitarbeiter" die gewünschte Person aus.

Kann ich nach mehreren Kriterien gleichzeitig filtern?
Ja, Sie können mehrere Filter kombinieren (z.B. Status + Mitarbeiter + Dringlichkeit).

Wie funktioniert die Suche?
Das Suchfeld durchsucht alle Spalten gleichzeitig nach dem eingegebenen Begriff (Kundenname, Titel, Stadt, etc.).

Dokumente und Notizen

Welche Dateiformate kann ich hochladen?
Die meisten gängigen Formate sind möglich: PDF, JPG, PNG, Word-Dokumente, Excel-Dateien, etc.

Kann ich Dokumente wieder löschen?
Ja, öffnen Sie den Dokumente-Tab und klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben der Datei.

Was ist der Unterschied zwischen dem Notizen-Feld und dem Notizen-Tab?
Das Notizen-Feld (Stammdaten) ist ein einzelnes Freitextfeld für schnelle Infos. Der Notizen-Tab erlaubt mehrere separate Notizen mit Zeitstempel und Historie.

Projekt-Umwandlung

Wie wandle ich eine Anfrage in ein Projekt um?
Öffnen Sie die Anfrage und klicken Sie auf "In Projekt umwandeln". Das System übernimmt alle relevanten Daten und erstellt ein neues Projekt.

Was wird bei der Umwandlung übernommen?
Titel, Kunde, Kontaktdaten, Adresse, erwarteter Wert, Notizen und hochgeladene Dokumente werden übernommen.

Kann ich die Umwandlung rückgängig machen?
Die Umwandlung selbst nicht, aber Sie können den Anfrage-Status wieder ändern. Das erstellte Projekt muss separat gelöscht werden.

Was passiert mit der Anfrage nach der Umwandlung?
Die Anfrage bleibt erhalten, ihr Status wird auf "Gewonnen" gesetzt, und es wird ein Link zum Projekt hinterlegt.

Import und Export

Kann ich Anfragen aus Excel importieren?
Ja, nutzen Sie die Import-Funktion. Sie können eine Excel-Datei hochladen und die Spalten den Feldern zuordnen.

Kann ich Anfragen nach Excel exportieren?
Ja, klicken Sie auf den "Excel-Export"-Button in der Listen-Ansicht. Die aktuelle Ansicht (mit Filtern) wird exportiert.

Welches Format muss die Excel-Datei beim Import haben?
Die erste Zeile sollte Spaltenüberschriften enthalten. Das System erkennt automatisch gängige Bezeichnungen oder Sie ordnen manuell zu.

Auswertungen und Dashboard

Was zeigt das Dashboard?
Das Dashboard zeigt KPIs (Anzahl Anfragen, Pipeline-Wert, Conversion Rate), Charts (Anfragen pro Monat, Status-Verteilung, Top-Quellen) und überfällige Anfragen.

Was ist der Pipeline-Wert?
Die Summe aller erwarteten Auftragswerte. Er zeigt Ihr potenzielles Auftragsvolumen.

Was ist die Conversion Rate?
Der Prozentsatz gewonnener Anfragen im Verhältnis zur Gesamtzahl. Beispiel: 10 Anfragen, 3 gewonnen = 30% Conversion Rate.

Kann ich Zeiträume für Auswertungen wählen?
Ja, im Dashboard können Sie zwischen verschiedenen Zeiträumen wählen (Diese Woche, Dieser Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr, Gesamt).

Erinnerungen und Termine

Werde ich an überfällige Anfragen erinnert?
Ja, das Dashboard zeigt überfällige Nachfass-Termine und Abschluss-Termine. 

Was bedeutet "Nachfass-Datum"?
Das Datum, an dem Sie den Kunden wieder kontaktieren möchten. Das System warnt Sie, wenn dieses Datum überschritten ist.

Was ist der Unterschied zwischen "Erwarteter Abschluss" und "Gewünschter Starttermin"?
"Erwarteter Abschluss" ist das Datum, an dem Sie mit der Auftragserteilung rechnen. "Gewünschter Starttermin" ist der Wunsch-Projektstart des Kunden.

Technische Fragen

Kann ich die Anfragenverwaltung mobil nutzen?
Ja, die Funktion ist über den Browser auf allen Geräten (Smartphone, Tablet, PC) nutzbar und steht auch in der Smartphone-App zur Verfügung.

Werden meine Daten automatisch gesichert?
Ja, alle Daten werden automatisch in der Datenbank gesichert. Es ist keine manuelle Sicherung erforderlich.

Kann ich Anfragen über eine Schnittstelle einspielen?
Ja, es gibt eine API-Schnittstelle für die Integration mit externen Systemen. Details dazu finden Sie im entsprechenden Artikel.