Anfragenverwaltung: Angebots-Abgabetermine und automatische Erinnerungen

Das Anfragen-Modul hilft Ihnen, Angebots-Abgabetermine im Blick zu behalten und rechtzeitig nachzufassen. Sie erhalten automatische Erinnerungen und sehen auf einen Blick, welche Termine bevorstehen oder bereits überfällig sind.

Was bietet Ihnen die Terminverwaltung?

Das System bietet Ihnen drei zentrale Funktionen für ein effektives Anfragemanagement:

Abgabetermin für Angebote: Tragen Sie ein, bis wann Sie Ihr Angebot beim Kunden einreichen müssen
Farbcodierte Warnung: Das System zeigt Ihnen in der Übersicht an, ob ein Termin überfällig, bald fällig oder noch in der Zukunft liegt
Automatische E-Mail-Erinnerungen: Sie erhalten rechtzeitig eine Benachrichtigung, bevor ein Abgabetermin erreicht ist

Wo finde ich das Feld?

Das Feld "Abgabetermin Angebot" finden Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Anfrage im Formular. Es befindet sich im oberen Bereich zusammen mit anderen wichtigen Terminen wie dem Nachfass-Datum.

Wie funktioniert die farbcodierte Anzeige?

In der Anfragen-Übersicht wird der Abgabetermin automatisch eingefärbt, damit Sie sofort erkennen, welche Termine dringend sind:

Rot: Der Termin ist bereits überfällig - das Angebot hätte schon abgegeben werden müssen
Orange: Der Termin liegt innerhalb der nächsten 7 Tage - jetzt sollten Sie aktiv werden
Grau: Der Termin liegt noch mehr als 7 Tage in der Zukunft - Sie haben noch ausreichend Zeit

Zusätzlich sehen Sie ein Symbol (Uhr oder Warnung) und die genaue Anzahl der verbleibenden Tage, wenn Sie mit der Maus über den Termin fahren.

Dashboard-Widget für schnellen Überblick

Im Dashboard gibt es ein Widget "Angebots-Abgabetermine", das Ihnen die wichtigsten bevorstehenden Termine auf einen Blick zeigt. Das Widget können Sie über die Dashboard-Einstellungen aktivieren.

Das Widget zeigt:

Die nächsten Abgabetermine chronologisch sortiert
Farbcodierung nach Dringlichkeit
Direktlink zur jeweiligen Anfrage
Kundenname und Anfrage-Nummer

Automatische E-Mail-Erinnerungen

Das System versendet automatisch E-Mail-Erinnerungen an die zuständigen Mitarbeiter. Sie müssen nichts weiter tun - sobald Sie einen Abgabetermin eingetragen haben, funktioniert alles automatisch.

Wann erhalten Sie eine Erinnerung?

7 Tage vorher: Wenn ein Abgabetermin in 7 Tagen oder weniger ansteht
Bei Überfälligkeit: Täglich, solange der Termin überschritten ist

Die E-Mail enthält alle wichtigen Informationen:

Kundenname
Anfrage-Nummer
Geplanter Abgabetermin
Verbleibende Tage oder Überfälligkeitsdauer
Direktlink zur Anfrage

Erinnerungen für Nachfass-Termine

Zusätzlich zu den Abgabeterminen erhalten Sie auch automatische Erinnerungen für überfällige Nachfass-Termine. Das Feld "Nachfass-Datum" nutzen Sie wie folgt:

Tragen Sie ein, wann Sie den Kunden kontaktieren möchten
Sie erhalten eine E-Mail, sobald dieser Termin überschritten ist
So vergessen Sie keine Anfrage mehr

Schritt-für-Schritt: Abgabetermin eintragen

Öffnen Sie eine bestehende Anfrage oder erstellen Sie eine neue
Scrollen Sie zum Feld "Abgabetermin Angebot"
Klicken Sie auf das Datumsfeld und wählen Sie den Termin aus dem Kalender
Speichern Sie die Anfrage
Der Termin erscheint nun in der Übersicht und im Dashboard-Widget
Automatische Erinnerungen werden ab sofort versendet

Excel-Import und Export

Das Feld "Abgabetermin Angebot" ist vollständig in die Import- und Export-Funktionen integriert. Sie können:

Abgabetermine beim Excel-Import mit hochladen
Anfragen mit Abgabeterminen exportieren
Das Feld in Ihrer Importvorlage nutzen

Beim Import erkennt das System automatisch Datumsformate im Format DD.MM.YYYY.

Wann werden keine Erinnerungen mehr verschickt?

Die automatischen Erinnerungen stoppen automatisch in folgenden Fällen:

Die Anfrage wird als "gewonnen" markiert
Die Anfrage wird als "verloren" markiert
Der zuständige Mitarbeiter hat keine E-Mail-Adresse hinterlegt

Tipp: Termine rechtzeitig aktualisieren

Wenn sich ein Abgabetermin verschiebt, aktualisieren Sie das Datum in der Anfrage. So stellen Sie sicher, dass die Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt verschickt werden.

Sie können das Feld auch leer lassen, wenn Sie keine Erinnerungen für diese Anfrage benötigen.

Häufige Fragen

Erhalte ich auch Erinnerungen für vergangene Termine, wenn ich sie erst jetzt eintrage?
Ja, wenn Sie einen Termin eintragen, der bereits in der Vergangenheit liegt, erhalten Sie beim nächsten Durchlauf des automatischen Systems (täglich um 8:00 Uhr) eine Erinnerung, dass der Termin überfällig ist.

Kann ich die Erinnerungen ausschalten?
Die Erinnerungen sind direkt mit dem eingetragenen Datum verknüpft. Wenn Sie keine Erinnerungen wünschen, lassen Sie das Feld "Abgabetermin Angebot" einfach leer. Alternativ können Sie die Anfrage als gewonnen oder verloren markieren.

Was passiert, wenn mehrere Anfragen am gleichen Tag fällig sind?
Sie erhalten eine separate E-Mail für jede Anfrage. So können Sie jede Anfrage einzeln bearbeiten und verlieren keine aus den Augen.

Wer erhält die Erinnerungs-E-Mails?
Die E-Mails werden immer an den zuständigen Mitarbeiter verschickt, der in der Anfrage unter "Zuständiger Mitarbeiter" eingetragen ist. Dieser muss eine E-Mail-Adresse im System hinterlegt haben.

Um welche Uhrzeit werden die Erinnerungen verschickt?
Die E-Mails für Abgabetermine werden täglich um 8:00 Uhr verschickt. Die E-Mails für Nachfass-Termine werden um 9:00 Uhr verschickt.

Kann ich sehen, wann das letzte Mal eine Erinnerung verschickt wurde?
Die Erinnerungen werden automatisch im Hintergrund verschickt. Eine Aufzeichnung über versendete Erinnerungen finden Sie derzeit nicht direkt in der Anfrage, aber Sie können über die E-Mail-Historie in Ihrem Posteingang nachvollziehen, wann Sie eine Erinnerung erhalten haben.

Was ist der Unterschied zwischen "Abgabetermin Angebot" und "Nachfass-Datum"?
Das Nachfass-Datum verwenden Sie, wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt den Kunden erneut kontaktieren möchten (z.B. nach einem Erstgespräch). Der Abgabetermin Angebot ist der Termin, bis wann Sie Ihr ausgearbeitetes Angebot beim Kunden einreichen müssen. Beide Felder arbeiten unabhängig voneinander.

Kann ich die Farben in der Übersicht anpassen?
Die Farbcodierung (rot, orange, grau) ist fest definiert und kann nicht angepasst werden. Sie basiert auf bewährten Standards für Dringlichkeit und sorgt für eine einheitliche Darstellung im gesamten System.

Was passiert mit dem Dashboard-Widget, wenn ich keine Termine eingetragen habe?
Das Widget zeigt dann einfach keine Einträge an oder eine entsprechende Information, dass aktuell keine Abgabetermine anstehen. Sie können das Widget jederzeit in den Dashboard-Einstellungen ausblenden, wenn Sie es nicht benötigen.