Anfragenverwaltung: Lead-Qualität nutzen - Heiß, Warm, Kalt, Unqualifiziert

Die Lead-Qualität kategorisiert Anfragen automatisch nach ihren Erfolgsaussichten. Diese Anleitung erklärt das System und wie Sie es für Ihre Priorisierung nutzen.

Was ist die Lead-Qualität?

Die Lead-Qualität ist eine automatische Kategorisierung jeder Anfrage in eine von vier Gruppen basierend auf dem Lead-Score (0-100 Punkte).

Das System bewertet Anfragen anhand verschiedener Faktoren wie erwarteter Wert, Wahrscheinlichkeit, Dringlichkeit, Datenvollständigkeit und weiteren Kriterien.

Die vier Qualitätsstufen

Heiß (80-100 Punkte)

Höchste Erfolgsaussichten
Farbcode: Rot
Hoher erwarteter Wert und/oder hohe Wahrscheinlichkeit
Vollständige Daten
Aktuelle Bearbeitung mit gesetzten Follow-up-Terminen

Empfehlung: Diese Anfragen haben oberste Priorität. Kümmern Sie sich zuerst darum.

Warm (50-79 Punkte)

Gute Erfolgsaussichten
Farbcode: Gelb/Orange
Solide Werte bei mehreren Faktoren
Potenzial für Verbesserung durch Vervollständigung

Empfehlung: Wichtige Anfragen, die regelmäßige Bearbeitung benötigen.

Kalt (20-49 Punkte)

Niedrige bis mittlere Erfolgsaussichten
Farbcode: Blau
Niedriger erwarteter Wert oder niedrige Wahrscheinlichkeit
Möglicherweise unvollständige Daten
Oder lange nicht bearbeitet

Empfehlung: Bearbeiten, wenn Zeit ist. Prüfen Sie, ob die Anfrage noch aktuell ist.

Unqualifiziert (0-19 Punkte)

Sehr geringe Erfolgsaussichten
Farbcode: Grau
Sehr niedriger erwarteter Wert
Oder sehr niedrige Wahrscheinlichkeit
Oder stark unvollständige/veraltete Daten

Empfehlung: Prüfen Sie, ob diese Anfragen auf "Verloren" gesetzt werden sollten.

Wo sehe ich die Lead-Qualität?

Die Lead-Qualität wird an mehreren Stellen angezeigt:

Listen-Ansicht: Eigene Spalte mit farbigem Badge
Kanban-Board: Badge auf jeder Karte
Detail-Ansicht: Oben bei den Stammdaten
Dashboard: In Auswertungen und Charts

Wie wird die Qualität berechnet?

Die Qualität basiert auf dem Lead-Score, der automatisch aus sechs gewichteten Faktoren berechnet wird:

Erwarteter Wert (25%)
Wahrscheinlichkeit (20%)
Dringlichkeit (20%)
Datenvollständigkeit (15%)
Neuheit/Aktualität (10%)
Follow-up-Aktivität (10%)

Details zur Berechnung finden Sie im Artikel zur Lead-Qualifizierung.

Nach Lead-Qualität filtern

Nutzen Sie den Lead-Qualität-Filter, um gezielt Anfragen zu finden:

Öffnen Sie die Anfragen-Übersicht
Wählen Sie im Filter "Lead-Qualität" die gewünschte Kategorie
Die Anzeige zeigt nur Anfragen dieser Qualität

Beispiele:

Filter "Heiß" + "Warm" → Zeigt alle vielversprechenden Anfragen
Filter "Unqualifiziert" → Zeigt Anfragen zum Aussortieren

Nach Lead-Qualität sortieren

In der Listen-Ansicht können Sie nach Lead-Qualität sortieren:

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift "Lead-Qualität"
Absteigende Sortierung zeigt "Heiß" zuerst
So sehen Sie immer die wichtigsten Anfragen oben

Priorisierung nach Lead-Qualität

Nutzen Sie die Qualität für Ihre tägliche Priorisierung:

Morgen-Routine:

Filtern Sie nach "Heiß" und "Warm"
Kombinieren Sie mit Ihrem Mitarbeiter-Filter
Arbeiten Sie diese Anfragen zuerst ab

Wöchentliche Überprüfung:

Filtern Sie nach "Kalt" und "Unqualifiziert"
Prüfen Sie, ob diese Anfragen noch relevant sind
Setzen Sie gegebenenfalls den Status auf "Verloren"

Lead-Qualität verbessern

Die Qualität ist nicht in Stein gemeißelt. Sie können sie durch Ihre Eingaben beeinflussen:

Daten vervollständigen: Füllen Sie alle Felder aus
Follow-up setzen: Legen Sie Nachfass-Termine fest
Wahrscheinlichkeit aktualisieren: Passen Sie die Einschätzung nach Kundengesprächen an
Erwarteten Wert präzisieren: Aktualisieren Sie den Wert nach Besichtigung

Nach dem Speichern wird der Score und damit die Qualität neu berechnet.

Qualität im Kanban-Board

Im Kanban-Board sind die farbigen Badges besonders nützlich:

Sie sehen auf einen Blick, welche Anfragen in einer Spalte priorisiert werden sollten
Rote Karten (Heiß) sollten schnell in den nächsten Status verschoben werden
Graue Karten (Unqualifiziert) können auf "Verloren" verschoben werden

Realistische Einschätzung

Die automatische Bewertung ist nur so gut wie Ihre Eingaben:

Seien Sie ehrlich: Überschätzen Sie Wahrscheinlichkeit und Wert nicht
Aktualisieren Sie regelmäßig: Passen Sie Werte nach Kundenkontakt an
Nutzen Sie die Historie: Lernen Sie aus vergangenen Anfragen

Beispiel: Wenn Sie bei "Heiß"-bewerteten Anfragen nur 30% Erfolg haben, sind Ihre Einschätzungen zu optimistisch.

Häufige Fragen

Kann ich die Lead-Qualität manuell ändern?
Nein, sie wird automatisch aus dem Lead-Score berechnet. Sie können aber die Eingabefelder ändern, um den Score zu beeinflussen.

Warum hat eine Anfrage mit hohem Wert trotzdem "Kalt"-Qualität?
Wahrscheinlich sind andere Faktoren niedrig (z.B. sehr niedrige Wahrscheinlichkeit, unvollständige Daten, lange nicht bearbeitet).

Kann ich die Schwellenwerte ändern (z.B. Heiß ab 70 statt 80)?
Nein, die Schwellenwerte sind systemweit festgelegt.

Sollte ich "Unqualifiziert"-Anfragen sofort löschen?
Nicht unbedingt. Prüfen Sie erst, ob die Bewertung korrekt ist. Manchmal sind einfach Daten unvollständig. Setzen Sie sie gegebenenfalls auf "Verloren" statt zu löschen.

Berücksichtigt die Qualität auch die Quelle?
Indirekt ja, über die Erfolgswahrscheinlichkeit. Sie könnten lernen, dass bestimmte Quellen erfolgreicher sind und dies in Ihre Wahrscheinlichkeits-Einschätzung einfließen lassen.

Kann sich die Qualität automatisch verschlechtern?
Ja, wenn eine Anfrage lange nicht bearbeitet wird, sinkt der Faktor "Neuheit/Aktualität", was den Score und damit die Qualität senkt.

Wie viele Anfragen sollten "Heiß" sein?
Das variiert, aber typischerweise sind 10-20% aller aktiven Anfragen "Heiß". Wenn es deutlich mehr sind, überprüfen Sie Ihre Einschätzungen.