Duplikat-Prüfung bei Bautagebuch/Rapport deaktivieren

Das Verwaltungssystem prüft standardmäßig beim Speichern von Zeiteinträgen aus Bautagebüchern und Rapporten, ob bereits andere Zeiteinträge für denselben Mitarbeiter im gleichen Zeitraum existieren. Diese Prüfung können Sie bei Bedarf deaktivieren.

Was ist die Duplikat-Prüfung?

Die Duplikat-Prüfung ist eine Sicherheitsfunktion, die verhindert, dass versehentlich mehrere überlappende Zeiteinträge für denselben Mitarbeiter erfasst werden. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter von 8:00 bis 16:00 Uhr in einem Bautagebuch eintragen und für diesen Mitarbeiter bereits ein Zeiteintrag von 9:00 bis 17:00 Uhr existiert, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Wichtige Voraussetzung: Diese Funktion ist nur relevant, wenn Sie die Optionen "Zeiteinträge aus Bautagebuch speichern" bzw. "Zeiteinträge aus Rapport speichern" in den Zeiterfassungs-Einstellungen aktiviert haben. Nur dann werden die erfassten Zeiten aus Bautagebüchern und Rapporten automatisch in die Zeiterfassung übernommen und eine Duplikat-Prüfung findet statt. Ohne diese Grundeinstellungen werden keine Zeiteinträge gespeichert und die Duplikat-Prüfung ist nicht aktiv.

Wann sollte die Prüfung deaktiviert werden?

Es gibt Situationen, in denen überlappende Zeiteinträge gewollt sind oder die Prüfung zu Problemen führt:

Parallele Tätigkeiten: Ein Mitarbeiter arbeitet gleichzeitig an mehreren Projekten
Korrektur bestehender Einträge: Sie möchten einen bereits erfassten Eintrag aus einem Bautagebuch nachträglich bearbeiten
Unterschiedliche Erfassungssysteme: Zeiteinträge werden sowohl über Bautagebücher als auch manuell erfasst
Projektübergreifende Arbeiten: Mitarbeiter wechseln während des Tages mehrfach zwischen Projekten

Wie funktioniert die Prüfung technisch?

Das System unterscheidet beim Prüfen zwischen verschiedenen Quellen:

Bautagebuch: Zeiteinträge, die über ein Bautagebuch erfasst wurden
Rapport: Zeiteinträge, die über einen Rapport erfasst wurden
Eigene Formulare: Zeiteinträge aus individuellen Formularen
Manuelle Erfassung: Direkt in der Zeiterfassung erfasste Einträge

Wenn Sie die Duplikat-Prüfung deaktivieren, werden beim Bearbeiten eines Bautagebuchs oder Rapports die Zeiteinträge, die ursprünglich aus diesem Eintrag stammen, bei der Prüfung ignoriert. Das bedeutet: Sie können einen bestehenden Eintrag problemlos bearbeiten, ohne eine Fehlermeldung zu erhalten.

Einstellung aktivieren

Um die Duplikat-Prüfung zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie im Verwaltungssystem Admin => Einstellungen
Wählen Sie den Bereich Zeiterfassung
Scrollen Sie zur Option "Duplikat-Prüfung bei Zeiteinträgen aus Bautagebuch/Rapport deaktivieren"
Aktivieren Sie das Häkchen
Speichern Sie die Einstellungen

Auswirkungen der Deaktivierung

Nach der Deaktivierung der Duplikat-Prüfung:

Können Zeiteinträge aus Bautagebüchern und Rapporten auch dann gespeichert werden, wenn bereits andere Zeiteinträge im selben Zeitraum existieren
Erhalten Ihre Mitarbeiter in der App keine Fehlermeldung mehr bei überlappenden Zeiteinträgen
Müssen Sie selbst darauf achten, dass keine ungewollten Doppelerfassungen entstehen
Können Sie bestehende Bautagebücher und Rapporte problemlos bearbeiten

Wichtig: Die manuelle Zeiterfassung (ohne Bautagebuch/Rapport) prüft weiterhin auf Duplikate, sofern Sie diese nicht separat in den Zeiterfassungs-Einstellungen angepasst haben.

Besonderheit beim Bearbeiten

Das System erkennt automatisch, wenn Sie einen bestehenden Bautagebuch-Eintrag oder Rapport bearbeiten. In diesem Fall werden die Zeiteinträge, die zu diesem spezifischen Eintrag gehören, bei der Prüfung ignoriert. Das bedeutet:

Beim Erstellen eines neuen Eintrags: Prüfung auf alle bestehenden Zeiteinträge (sofern nicht deaktiviert)
Beim Bearbeiten eines bestehenden Eintrags: Eigene Zeiteinträge werden automatisch ignoriert

Diese intelligente Prüfung verhindert, dass Sie beim Bearbeiten eines Eintrags eine Fehlermeldung über Ihre eigenen Zeiteinträge erhalten.

Empfehlung für die Nutzung

Die Duplikat-Prüfung bietet einen wichtigen Schutz vor Fehleingaben. Deaktivieren Sie diese Funktion nur, wenn:

Sie regelmäßig parallele Tätigkeiten erfassen müssen
Die Fehlermeldungen Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit behindern
Sie andere Kontrollmechanismen implementiert haben
Sie mit Ihren Mitarbeitern klare Regeln für die Zeiterfassung vereinbart haben

Alternative: Wenn Sie die Prüfung nur in bestimmten Fällen deaktivieren möchten, können Sie Ihren Mitarbeitern auch empfehlen, Zeiteinträge nachträglich in der Zeiterfassung anzupassen, anstatt neue Bautagebücher zu erstellen.

Häufige Fragen

Warum erhalte ich trotz Deaktivierung noch Fehlermeldungen?
Die Deaktivierung gilt nur für Zeiteinträge aus Bautagebüchern, Rapporten und individuellen Formularen. Wenn Sie Zeiteinträge direkt in der Zeiterfassung erstellen, kann es weiterhin zu Fehlermeldungen kommen. Prüfen Sie in diesem Fall die weiteren Zeiterfassungs-Einstellungen.

Kann ich die Prüfung nur für bestimmte Mitarbeiter deaktivieren?
Nein, die Einstellung gilt für alle Mitarbeiter in Ihrem System. Es ist nicht möglich, die Prüfung mitarbeiterspezifisch zu konfigurieren.

Was passiert mit bereits gespeicherten Einträgen?
Bestehende Zeiteinträge bleiben unverändert. Die Einstellung wirkt sich nur auf neue oder bearbeitete Einträge aus.

Kann ich die Prüfung nur für Bautagebücher, aber nicht für Rapporte deaktivieren?
Nein, die Einstellung gilt einheitlich für Bautagebücher, Rapporte und individuelle Formulare. Eine separate Konfiguration ist nicht möglich.

Wie erkenne ich Doppelerfassungen, wenn die Prüfung deaktiviert ist?
Sie können über die Zeiterfassungs-Auswertungen nach Mitarbeitern filtern und sich die Zeiteinträge anzeigen lassen. Achten Sie dabei besonders auf Tage mit ungewöhnlich hohen Stundenzahlen. Alternativ können Sie auch die Statistiken nutzen, um Auffälligkeiten zu erkennen.

Wirkt sich die Einstellung auf die Abrechnung aus?
Die Einstellung selbst hat keinen direkten Einfluss auf die Abrechnung. Allerdings können überlappende Zeiteinträge zu höheren Stundensummen führen, wenn diese nicht korrigiert werden. Überprüfen Sie regelmäßig die erfassten Zeiten, bevor Sie diese abrechnen.

Kann ich die Einstellung jederzeit wieder aktivieren?
Ja, Sie können die Duplikat-Prüfung jederzeit wieder aktivieren, indem Sie das Häkchen in den Einstellungen entfernen. Die Änderung wird sofort wirksam.

Was ist der Unterschied zwischen "Duplikat-Prüfung deaktivieren" und "Zeiteinträge nicht speichern"?
Diese beiden Einstellungen haben völlig unterschiedliche Auswirkungen:

"Zeiteinträge aus Bautagebuch/Rapport speichern" (deaktiviert): Es werden überhaupt keine Zeiteinträge aus Bautagebüchern oder Rapporten in die Zeiterfassung übernommen. Die Einträge existieren nur im Bautagebuch/Rapport selbst. In diesem Fall findet auch keine Duplikat-Prüfung statt, da keine Daten in die Zeiterfassung fließen.

"Duplikat-Prüfung deaktivieren": Zeiteinträge werden normal in die Zeiterfassung übernommen, aber das System prüft nicht mehr auf überlappende Zeiteinträge. Diese Option ist nur dann sinnvoll und aktiv, wenn Sie die Zeiteinträge auch tatsächlich speichern.

Zusammengefasst: Ohne aktives "Zeiteinträge speichern" ist die Duplikat-Prüfung irrelevant, da keine Daten in die Zeiterfassung übernommen werden.

Werden Mitarbeiter in der App über die Deaktivierung informiert?
Nein, die Mitarbeiter erhalten keine Benachrichtigung. Sie werden lediglich feststellen, dass keine Fehlermeldungen mehr bei überlappenden Zeiteinträgen erscheinen. Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter aktiv über diese Änderung zu informieren.

Gilt die Einstellung auch für individuelle Formulare?
Ja, die Duplikat-Prüfung gilt auch für Zeiteinträge aus individuellen Formularen (Custom Forms), sofern diese Zeiteinträge enthalten und die entsprechende Speicher-Option aktiviert ist.

Wo finde ich die Einstellungen zum Speichern von Zeiteinträgen?
Die Grundeinstellungen finden Sie ebenfalls unter Einstellungen → Zeiterfassung. Suchen Sie dort nach den Optionen "Zeiteinträge aus Bautagebuch speichern" und "Zeiteinträge aus Rapport speichern". Nur wenn diese aktiviert sind, ist die Duplikat-Prüfung überhaupt relevant.

Was passiert, wenn ich nur die Duplikat-Prüfung deaktiviere, aber "Zeiteinträge speichern" nicht aktiviert habe?
In diesem Fall hat die Einstellung keine Auswirkung. Die Duplikat-Prüfung wird nur dann aktiv, wenn Zeiteinträge aus Bautagebüchern oder Rapporten tatsächlich in die Zeiterfassung übernommen werden. Aktivieren Sie zuerst die Option "Zeiteinträge speichern", bevor Sie sich mit der Duplikat-Prüfung beschäftigen.