Checklisten automatisch zu Rapporten hinzufügen, wenn noch nicht ausgefüllt für den Kunden

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, bestimmte Checklisten automatisch bei der Rapport-Erstellung in der Smartphone-App vorzuschlagen. Die Checkliste wird nur dann automatisch hinzugefügt, wenn sie für den ausgewählten Kunden noch nicht ausgefüllt wurde. Dies ist besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben, die bei jedem Kunden einmalig durchgeführt werden müssen.

Wann ist diese Funktion sinnvoll?

Die automatische Hinzufügung von Checklisten eignet sich besonders für:

• Erstmalige Datenerfassung: Beispielsweise die Aufnahme einer Heizungsanlage für Wartung und Datenpflege beim ersten Besuch
• Abteilungsspezifische Aufgaben: Checklisten, die nur für bestimmte Abteilungen (z.B. Kundendienst) relevant sind
• Pflichtdokumentation: Wichtige Informationen, die bei jedem Kunden einmalig erfasst werden müssen

So aktivieren Sie die automatische Hinzufügung

Um eine Checkliste automatisch bei Rapporten hinzufügen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:

• Navigieren Sie zur Checklisten-Verwaltung in Ihrem System
• Öffnen Sie die gewünschte Checkliste zur Bearbeitung
• Suchen Sie die Option "Automatisch hinzufügen bei Rapporten, wenn für den ausgewählten Kunden noch nicht ausgefüllt wurde"
• Wählen Sie die Abteilungen aus, für deren Mitarbeiter diese Checkliste automatisch erscheinen soll
• Speichern Sie die Einstellungen

Wie funktioniert es in der Praxis?

Sobald die Funktion aktiviert ist, läuft folgender Prozess ab:

• Ein Mitarbeiter aus der ausgewählten Abteilung (z.B. Kundendienst) erstellt in der Smartphone-App einen neuen Rapport
• Das System prüft automatisch, ob die konfigurierte Checkliste für diesen Kunden bereits ausgefüllt wurde
• Falls nicht, wird die Checkliste automatisch zum Rapport hinzugefügt und vorausgewählt
• Der Mitarbeiter muss die Checkliste ausfüllen, bevor er den Rapport abschließen kann
• Bei zukünftigen Rapporten für denselben Kunden erscheint diese Checkliste nicht mehr automatisch

Beispiel aus der Praxis

Ein Heizungsbaubetrieb möchte sicherstellen, dass bei jedem Kunden einmalig die vollständigen Daten der Heizungsanlage erfasst werden. Dazu wird die Checkliste "Heizungsanlage aufnehmen für Wartung und Datenpflege" mit der automatischen Hinzufügung versehen und auf die Abteilung "Kundendienst" beschränkt.

Wenn nun ein Monteur aus dem Kundendienst das erste Mal bei einem neuen Kunden einen Rapport erstellt, wird ihm automatisch diese Checkliste vorgeschlagen. Er füllt die Daten der Heizungsanlage aus. Bei allen weiteren Besuchen erscheint die Checkliste nicht mehr, da sie bereits für diesen Kunden ausgefüllt wurde.

Wichtige Hinweise

• Abteilungsfilter: Sie können die automatische Hinzufügung auf bestimmte Abteilungen beschränken. Nur Mitarbeiter dieser Abteilungen sehen die Checkliste automatisch
• Einmalige Erfassung: Das System merkt sich, dass die Checkliste für einen Kunden bereits ausgefüllt wurde. Sie erscheint dann nicht mehr automatisch
• Smartphone-App: Die Funktion greift nur bei der Rapport-Erstellung über die Smartphone-App
• Mehrere Checklisten: Sie können mehrere Checklisten mit dieser Funktion ausstatten. Alle werden dann automatisch vorgeschlagen, sofern sie noch nicht ausgefüllt wurden

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung einen Rapport erstellt?
Wenn Sie die automatische Hinzufügung auf bestimmte Abteilungen (z.B. Kundendienst) beschränkt haben, sehen Mitarbeiter aus anderen Abteilungen diese Checkliste nicht automatisch. Sie können sie aber manuell hinzufügen, wenn gewünscht.

Kann ich die Checkliste nachträglich für einen Kunden ausfüllen?
Ja, Sie können jederzeit in der Kundenakte die Checkliste manuell öffnen und ausfüllen oder bearbeiten. Die automatische Hinzufügung bei Rapporten wird dadurch ebenfalls deaktiviert.

Was ist, wenn ich die Checkliste für einen Kunden zurücksetzen möchte?
Sie können eine bereits ausgefüllte Checkliste in der Kundenakte löschen. Danach wird sie bei der nächsten Rapport-Erstellung für diesen Kunden wieder automatisch vorgeschlagen.

Kann der Mitarbeiter die Checkliste überspringen?
Nein, wenn die Checkliste automatisch hinzugefügt wurde, muss sie ausgefüllt werden, bevor der Rapport abgeschlossen werden kann. Dies stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht vergessen werden.

Wo finde ich alle ausgefüllten Checklisten eines Kunden?
Alle ausgefüllten Checklisten finden Sie in der jeweiligen Kundenakte unter dem Bereich "Checklisten". Dort sehen Sie auch, wann und von wem die Checkliste ausgefüllt wurde.