DATEV-Export: Manuelle Positionen erfassen

Mit den manuellen Lohnexport-Positionen können Sie variable Lohnbestandteile wie Lohnabschläge, Urlaubsgeld oder Sonderzahlungen im System erfassen und automatisch in den DATEV-Export übernehmen. Diese Funktion ergänzt die regulären Zeiterfassungsdaten um individuelle Beträge pro Mitarbeiter.

Was sind manuelle Lohnexport-Positionen?

Bisher wurden im DATEV-Export nur die tatsächlich erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten exportiert. Mit den manuellen Positionen können Sie jetzt zusätzliche Beträge erfassen, die ebenfalls in der Lohnexport-Datei erscheinen sollen:

Lohnabschläge: Monatliche Vorauszahlungen auf das Gehalt
Urlaubsgeld: Anteiliges Urlaubsgeld basierend auf genommenen Urlaubstagen
Sonderzahlungen: Einmalige Prämien oder Zulagen
Abzüge: Negative Beträge für Rückforderungen oder Korrekturen

Wo finde ich die Funktion?

Sie finden die manuellen Positionen in der Zeiterfassung unter Auswertungen. Dort gibt es den Button "Manuelle Positionen", der eine Übersicht aller erfassten Positionen öffnet.

Position hinzufügen - Schritt für Schritt

Öffnen Sie die Zeiterfassung und navigieren Sie zu den Auswertungen
Klicken Sie auf den Button "Manuelle Positionen"
Klicken Sie auf "Position hinzufügen"
Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus (Mehrfachauswahl möglich)
Wählen Sie den Monat, für den die Position gelten soll
Wählen Sie die passende Lohnart aus der Liste
Geben Sie den Betrag ein:
- Positive Werte (z.B. 500) für Zuzahlungen
- Negative Werte (z.B. -200) für Abzüge
Optional: Fügen Sie eine Notiz hinzu
Speichern Sie die Position

[SCREENSHOT: Formular zum Hinzufügen einer Position mit ausgefüllten Feldern]

Positionen aus Mitarbeiter-Stammdaten

Für wiederkehrende Beträge, die jeden Monat gleich bleiben (z.B. ein fester monatlicher Lohnabschlag), können Sie das Feld direkt in den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegen. Diese Beträge werden dann automatisch bei jedem Export berücksichtigt.

So richten Sie ein Stammdaten-Feld ein:

Öffnen Sie die Eigenen Felder für Mitarbeiter (Admin-Bereich)
Erstellen Sie ein neues Zahlenfeld (z.B. "Monatlicher Lohnabschlag")
Aktivieren Sie die Option "Export in Lohnexport-Datei als manuelle Position"
Wählen Sie die zugehörige Lohnart aus
Speichern Sie das Feld

Anschließend können Sie in den Stammdaten jedes Mitarbeiters den individuellen Betrag eintragen. Dieser wird dann automatisch bei jedem DATEV-Export für den jeweiligen Mitarbeiter mit exportiert.

DATEV-Lohnart konfigurieren

Damit die manuellen Positionen korrekt exportiert werden, muss für jede verwendete Lohnart eine DATEV-Lohnart-Nummer hinterlegt sein:

Öffnen Sie die DATEV-Einstellungen
Wählen Sie die entsprechende Einstellungsgruppe
Scrollen Sie zur Lohnarten-Zuordnung
Tragen Sie für die verwendete Lohnart die DATEV-Nummer ein (z.B. 9500 für Lohnabschlag)

Hinweis: Lohnarten für manuelle Positionen werden mit einem L-Prefix angezeigt (z.B. "L-Lohnabschlag"), um sie von den zeitbasierten Lohnarten zu unterscheiden.

Übersicht der erfassten Positionen

In der Übersicht sehen Sie zwei Bereiche:

Positionen aus Mitarbeiter-Stammdaten: Diese werden automatisch jeden Monat exportiert und können nur über die Mitarbeiter-Stammdaten geändert werden.
Manuelle Positionen für [Monat]: Diese gelten nur für den ausgewählten Monat und können direkt bearbeitet oder gelöscht werden.

Sie können die Liste nach Mitarbeitern filtern, um schnell die relevanten Einträge zu finden.

Export durchführen

Die manuellen Positionen werden automatisch beim regulären DATEV-Export berücksichtigt. Sie müssen nichts zusätzlich aktivieren - sobald Positionen erfasst sind, erscheinen diese in der Export-Datei.

In der DATEV-Datei werden die manuellen Positionen im Betrag-Feld (Feld 7) eingetragen, nicht im Stunden-Feld. Die korrekte Verarbeitung erfolgt durch DATEV anhand der hinterlegten Lohnart-Nummer.

Häufige Fragen

Kann ich eine Position für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfassen?
Ja, beim Hinzufügen einer Position können Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auswählen. Das System erstellt dann automatisch für jeden ausgewählten Mitarbeiter einen eigenen Eintrag mit dem gleichen Betrag.

Was passiert, wenn ich keine DATEV-Lohnart hinterlegt habe?
Das System zeigt beim Export eine Fehlermeldung an und weist darauf hin, dass die Lohnart in den DATEV-Einstellungen konfiguriert werden muss. Die Position wird in diesem Fall nicht exportiert.

Kann ich sowohl manuelle Positionen als auch Stammdaten-Felder nutzen?
Ja, beide Varianten können parallel genutzt werden. Stammdaten-Felder eignen sich für wiederkehrende gleiche Beträge, manuelle Positionen für einmalige oder monatlich variierende Beträge.

Werden negative Beträge (Abzüge) korrekt exportiert?
Ja, das System unterstützt sowohl positive als auch negative Beträge. In der DATEV-Datei wird der Absolutbetrag eingetragen - ob es sich um eine Zuzahlung oder einen Abzug handelt, wird über die Lohnart-Nummer gesteuert.

Muss der Mitarbeiter eine Personalnummer haben?
Ja, für den DATEV-Export ist eine Personalnummer erforderlich. Mitarbeiter ohne Personalnummer oder mit aktivierter "Kein DATEV"-Option werden nicht exportiert.

Kann ich eine Position nachträglich ändern?
Manuelle Positionen können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden, solange der Export noch nicht durchgeführt wurde. Positionen aus Stammdaten-Feldern ändern Sie über die Mitarbeiter-Stammdaten.