Spezialfunktionen für Rechnungen

Neben den Grundfunktionen bietet die Rechnungsverwaltung mehrere Spezialfunktionen für besondere Anforderungen: Kleinunternehmer-Regelung, Reverse Charge, E-Rechnungen (ZUGFeRD), Skonto und Rabatte.

Kleinunternehmer-Regelung (§19 UStG)

Wenn Sie als Kleinunternehmer tätig sind und keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, aktivieren Sie diese Option in den Rechnungseinstellungen (Tab "Meine Firma").

Was passiert bei Aktivierung:

Auf allen neuen Rechnungen wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.
Alle Beträge werden als Nettobeträge angezeigt.
Stattdessen erscheint ein Hinweistext auf der Rechnung (z.B. "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."). Diesen Text können Sie in den Einstellungen anpassen.
Die Reverse-Charge-Funktion ist bei aktivierter Kleinunternehmer-Regelung nicht verfügbar (beides schließt sich gegenseitig aus).

Wichtig: Die Einstellung wird bei jeder Rechnung zum Zeitpunkt der Erstellung festgehalten. Wenn Sie die Regelung später deaktivieren, bleiben bestehende Kleinunternehmer-Rechnungen unverändert.

Reverse Charge (§13b UStG)

Bei Leistungen an bestimmte Unternehmen im In- oder Ausland kann die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergehen. In diesem Fall stellen Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus.

So aktivieren Sie Reverse Charge:

Öffnen Sie den Rechnungsentwurf.
Aktivieren Sie unter "Rechnungsdetails" die Option Reverse Charge (§13b UStG).
Alle Positionen werden automatisch auf 0% MwSt. gesetzt.
Auf der Rechnung erscheint der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Den Standard-Hinweistext für Reverse Charge können Sie in den Rechnungseinstellungen anpassen.

Wenn Sie Reverse Charge wieder deaktivieren, werden alle Positionen auf den Standard-Steuersatz zurückgesetzt.

E-Rechnung (ZUGFeRD)

ZUGFeRD ist ein Standard für maschinenlesbare Rechnungen. Dabei werden strukturierte Daten (XML) in das PDF eingebettet, sodass die Rechnung sowohl von Menschen als auch von Software gelesen werden kann.

Wann ist das relevant:

Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen (B2B).
Ab 2027/2028 wird das Versenden von E-Rechnungen schrittweise verpflichtend.

So aktivieren Sie ZUGFeRD:

Rechnungseinstellungen → Tab "Erweitert" → ZUGFeRD aktivieren
Wählen Sie das gewünschte Profil (Standard: EN16931)

Nach der Aktivierung enthalten alle finalisierten Rechnungs-PDFs automatisch die maschinenlesbaren Daten. Für den Empfänger sieht das PDF genauso aus wie vorher — die zusätzlichen Daten sind unsichtbar eingebettet.

Skonto

Skonto ist ein Preisnachlass bei schneller Zahlung (z.B. "2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen").

Standard-Skonto einrichten:

Rechnungseinstellungen → Tab "Rechnung" → Standard-Skonto
Tragen Sie Skonto-Tage und Skonto-Prozentsatz ein.
Diese Werte werden automatisch für neue Rechnungen übernommen.

Skonto pro Rechnung anpassen:

Im Rechnungsentwurf unter "Rechnungsdetails" können Sie die Skonto-Werte individuell ändern.

Der Skonto-Hinweis erscheint automatisch in den Zahlungsbedingungen auf der Rechnung.

Rabatte

Es gibt zwei Arten von Rabatten:

Positionsrabatt: Ein prozentualer Rabatt auf eine einzelne Position. Klicken Sie im Entwurf auf die Position und tragen Sie den Rabatt-Prozentsatz ein.
Gesamtrabatt: Ein prozentualer Rabatt auf die gesamte Rechnung. Tragen Sie ihn unter "Rechnungsdetails" im Entwurf ein. Er wird als eigene Zeile ("Nachlass") in der Rechnung ausgewiesen.

Beide Rabatte können kombiniert werden.

Bauabzugssteuer (§48 EStG)

Wenn Sie als Bauunternehmer eine Freistellungsbescheinigung besitzen, können Sie diese auf der Rechnung angeben:

Rechnungseinstellungen → Tab "Erweitert" → Auf Rechnung anzeigen aktivieren
Bescheinigungs-Nr. und Gültigkeitsdatum eintragen

Die Angaben erscheinen dann auf jeder Rechnung.

QR-Code für Überweisungen

Auf Ihren Rechnungen kann ein EPC-QR-Code angezeigt werden. Ihr Kunde kann diesen Code mit seiner Banking-App scannen, um die Überweisung automatisch auszufüllen (IBAN, Betrag, Verwendungszweck). Voraussetzung: IBAN und BIC sind in den Einstellungen hinterlegt.

Aktivierung: Rechnungseinstellungen → Tab "Meine Firma" → EPC-QR-Code auf Rechnung

Häufige Fragen

Kann ich Kleinunternehmer-Regelung und Reverse Charge gleichzeitig nutzen?
Nein, beides schließt sich gegenseitig aus. Bei aktivierter Kleinunternehmer-Regelung ist Reverse Charge nicht verfügbar.

Muss ich ZUGFeRD aktivieren?
Aktuell noch nicht verpflichtend für das Versenden. Ab 2025 müssen Sie aber E-Rechnungen empfangen können. Die schrittweise Sendepflicht folgt ab 2027.

Sieht der Kunde, dass die Rechnung ZUGFeRD-Daten enthält?
Nein, das PDF sieht optisch identisch aus. Die maschinenlesbaren Daten sind unsichtbar eingebettet und werden nur von entsprechender Software ausgelesen.

Kann ich den QR-Code nur für bestimmte Rechnungen aktivieren?
Nein, der QR-Code wird entweder auf allen oder keinen Rechnungen angezeigt. Die Einstellung gilt global.