Sie können sich Unterschriften zu einem ausgefüllten eigenen Formular auch nachträglich und ortsunabhängig einholen: Das System verschickt dem Kunden einen Link per E-Mail, über den er das Formular als PDF ansieht und direkt digital unterschreibt. Alternativ kann die Unterschrift weiterhin direkt vor Ort auf dem Bildschirm geleistet werden.
Voraussetzung: Ein Unterschriftsfeld im Formular
Die Funktion steht zur Verfügung, sobald ein eigenes Formular ein Unterschriftsfeld enthält. Ein solches Feld legen Sie im Verwaltungssystem unter Admin → "Eigene Formulare" an: Öffnen Sie das gewünschte Formular und ziehen Sie im Bereich "Konfigurator" aus der Element-Liste (Kategorie "Unterschriften") das Element "Unterschrift" in das Formular. Vergeben Sie eine Bezeichnung (zum Beispiel "Unterschrift Kunde") und speichern Sie.
Unterschrift per E-Mail anfordern
Öffnen Sie einen ausgefüllten Eintrag des Formulars. Im Abschnitt mit dem Unterschriftsfeld finden Sie zwei Schaltflächen:
- "unterschreiben" – für die direkte Unterschrift auf dem Bildschirm vor Ort.
- "Per E-Mail zur Unterschrift senden" – um dem Kunden einen Unterschrifts-Link zuzuschicken.
Nach einem Klick auf "Per E-Mail zur Unterschrift senden" öffnet sich das Fenster "Unterschrift per E-Mail anfordern". Darin tragen Sie ein:
- E-Mail-Adresse: Empfänger des Links. Ist beim Kunden bzw. Projekt eine Adresse hinterlegt, wird sie automatisch vorgeschlagen.
- Betreff: ein vorausgefüllter Betreff, den Sie anpassen können.
- Nachricht: ein kurzer Begleittext für die E-Mail.
Mit "Unterschrifts-Link senden" wird die E-Mail verschickt.
Was der Kunde erhält
Der Empfänger bekommt eine E-Mail mit einem Link. Über diesen sieht er das Formular als PDF und kann direkt im Browser unterschreiben – ohne Anmeldung und ohne installierte Software. Der Link ist 7 Tage gültig.
Sobald unterschrieben wurde, erscheint die Unterschrift im Eintrag und im PDF. Zusätzlich werden der Name des Unterzeichners und das Datum der Unterschrift festgehalten und mit ausgegeben.
Optional: Eintrag nach Unterschrift sperren
Bei Bedarf kann ein Eintrag automatisch gegen weitere Änderungen gesperrt werden, sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen. Diese Option aktivieren Sie in der Formular-Konfiguration über den Schalter "Eintrag nach Unterschrift sperren" und legen dort fest, welche Unterschrift(en) vorliegen müssen. So bleibt ein einmal unterschriebenes Protokoll unverändert.
Unterschrift entfernen
Eine bereits geleistete Unterschrift lässt sich über die Schaltfläche "Unterschrift löschen" wieder entfernen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Unterschrift aus dem Eintrag und dem PDF gelöscht.
Häufige Fragen
Muss der Kunde ein Konto oder die App haben, um zu unterschreiben?
Nein. Der Kunde öffnet einfach den Link aus der E-Mail und unterschreibt im Browser.
Wie lange ist der Unterschrifts-Link gültig?
7 Tage. Danach kann bei Bedarf erneut ein Link verschickt werden.
Kann ich den Link an eine beliebige E-Mail-Adresse senden?
Ja. Vorgeschlagen wird die beim Kunden bzw. Projekt hinterlegte Adresse; Sie können sie vor dem Versand jederzeit ändern.
Ich sehe die Schaltflächen zum Unterschreiben nicht – woran liegt das?
Das Formular benötigt ein Unterschriftsfeld. Fügen Sie im Formular-Konfigurator das Element "Unterschrift" hinzu und speichern Sie das Formular.
Kann eine versehentlich gesetzte Unterschrift rückgängig gemacht werden?
Ja, über "Unterschrift löschen". Anschließend kann erneut unterschrieben oder ein neuer Link verschickt werden.
War dieser Artikel hilfreich?
Das ist großartig!
Vielen Dank für das Feedback
Leider konnten wir nicht helfen
Vielen Dank für das Feedback
Feedback gesendet
Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren
