Anlagen verwalten - am Kunden, am Projekt und im Rapport

Mit der Anlagen-Funktion hinterlegen Sie technische Anlagen Ihrer Kunden zentral im System - zum Beispiel Kälteanlagen, Heizungen oder andere wartungsrelevante Geräte. Die Anlagen lassen sich einem Projekt zuordnen und beim Rapport auswählen, sodass Ihre Mitarbeiter die passenden Anlagendaten direkt vor Ort in der App sehen.

Was sind Anlagen?

Eine Anlage ist ein technisches Objekt, das einem Kunden gehört und das Sie wiederkehrend betreuen. Jede Anlage hat einen Namen und eine Beschreibung und wird beim jeweiligen Kunden gespeichert. So bauen Sie nach und nach ein Verzeichnis aller betreuten Anlagen auf.

Anlagen werden ausschließlich in den Kundenstammdaten gepflegt. Am Projekt und im Rapport werden sie nur verknüpft - die Daten müssen also nicht doppelt eingegeben werden.

Anlagen-Funktion aktivieren

Die Anlagen-Funktion wird pro Betrieb über die App-Funktionen gesteuert. Ist sie aktiv, erscheint der Reiter "Anlagen" beim Projekt und der Abschnitt "Anlagen" beim Rapport in der App.

Betriebe, die bereits Anlagen pflegen, haben die Funktion automatisch aktiviert. Falls Sie die Funktion neu benötigen, kann sie über die App-Funktionen-Einstellungen freigeschaltet werden.

Anlagen beim Kunden anlegen

Anlagen werden direkt beim Kunden hinterlegt:

Öffnen Sie im Verwaltungssystem unter "Kunden" den gewünschten Kunden.
Wechseln Sie auf den Reiter "Anlagen". In Klammern sehen Sie die Anzahl der bereits hinterlegten Anlagen.
Klicken Sie auf "Anlage hinzufügen".
Geben Sie einen Namen ein (Pflichtfeld) und optional eine Beschreibung und speichern Sie.

Die neue Anlage wird in der Liste angezeigt und kann jederzeit erneut geöffnet werden.

Dokumente, Notizen und eigene Felder zur Anlage

Wenn Sie eine Anlage öffnen, stehen Ihnen weitere Reiter zur Verfügung:

Stammdaten: Name und Beschreibung der Anlage bearbeiten.
Dokumente: Dateien zur Anlage hochladen, zum Beispiel Datenblätter oder Schaltpläne.
Notizen: Interne Vermerke zur Anlage festhalten.

Über den Button "eigene Felder" können Sie zusätzliche Felder für Anlagen einrichten, etwa Seriennummer, Standort oder Kältemittel. Diese Felder gelten dann für alle Anlagen und helfen, einheitliche Informationen zu erfassen.

Anlagen einem Projekt zuordnen

Damit Ihre Mitarbeiter die passenden Anlagen direkt am Projekt sehen, ordnen Sie die Anlagen des Kunden dem Projekt zu:

Öffnen Sie das gewünschte Projekt.
Wechseln Sie auf den Reiter "Anlagen".
Klicken Sie auf "Anlage verknüpfen". Es werden alle Anlagen des zum Projekt gehörenden Kunden angeboten, die noch nicht zugeordnet sind.
Wählen Sie über "zu Projekt hinzufügen" die gewünschten Anlagen aus.

Die zugeordneten Anlagen erscheinen anschließend in der Liste am Projekt. Über das Mülleimer-Symbol entfernen Sie eine Zuordnung wieder; die Anlage selbst bleibt dabei beim Kunden erhalten.

Der Reiter "Anlagen" erscheint am Projekt nur, wenn der zugehörige Kunde überhaupt Anlagen hinterlegt hat.

Anlagen beim Rapport auswählen (App)

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Rapports in der App können Ihre Mitarbeiter die betroffenen Anlagen auswählen - zum Beispiel bei einem Service- oder Havarie-Einsatz:

Im Rapport finden Sie den Abschnitt "Anlagen".
Über "auswählen" werden die dem Projekt zugeordneten Anlagen angeboten.
Es können eine oder mehrere Anlagen zum Rapport hinzugefügt werden.

Die ausgewählten Anlagen werden mit Name und Beschreibung am Rapport angezeigt. Der Abschnitt erscheint nur dann, wenn dem Projekt zuvor Anlagen zugeordnet wurden.

Häufige Fragen

Wo werden Anlagen gespeichert?
Anlagen werden immer beim Kunden gespeichert. Am Projekt und im Rapport werden sie lediglich verknüpft, nicht erneut angelegt.

Warum sehe ich beim Projekt keinen Reiter "Anlagen"?
Der Reiter erscheint nur, wenn die Anlagen-Funktion für Ihren Betrieb aktiv ist und der zugehörige Kunde mindestens eine Anlage hinterlegt hat. Legen Sie die Anlagen zunächst beim Kunden an.

Warum kann mein Mitarbeiter im Rapport keine Anlage auswählen?
Der Abschnitt "Anlagen" im Rapport erscheint nur, wenn dem Projekt zuvor im Verwaltungssystem Anlagen zugeordnet wurden. Ordnen Sie die gewünschten Anlagen über den Reiter "Anlagen" am Projekt zu.

Was passiert mit der Anlage, wenn ich sie vom Projekt entferne?
Es wird nur die Verknüpfung zum Projekt aufgehoben. Die Anlage selbst bleibt beim Kunden vollständig erhalten und kann jederzeit erneut zugeordnet werden.

Kann ich zusätzliche Informationen zu einer Anlage erfassen?
Ja. Über den Button "eigene Felder" richten Sie zusätzliche Felder ein, etwa Seriennummer oder Standort. Außerdem können Sie zu jeder Anlage Dokumente hochladen und Notizen hinterlegen.