Vivendi PEP - Arbeits- und Fehlzeiten an die Personalplanung übertragen

Über die Vivendi-PEP-Schnittstelle übertragen Sie die im Verwaltungssystem erfassten Arbeits- und Fehlzeiten an die Personaleinsatzplanung Vivendi PEP. Die Übertragung erfolgt auf Knopfdruck, sobald Sie die Schnittstelle eingerichtet haben.

Was wird übertragen?

Arbeitszeit: die geleisteten Ist-Stunden je Mitarbeiter und Arbeitstag.
Urlaub: genehmigte Urlaubsanträge.
Abwesenheiten: genehmigte Abwesenheiten wie Krankheit, Arztbesuch oder Verfügungstag. Ganztägige Abwesenheiten werden in Tagen, stundenweise Abwesenheiten in Stunden übertragen.

Die Zuordnung der Mitarbeiter erfolgt automatisch über die Personalnummer, die in Vivendi und im Verwaltungssystem identisch sein muss.

Wo finde ich die Einstellungen?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich Admin und dort unter den Schnittstellen den Punkt Vivendi PEP. Auf dieser Seite richten Sie die Schnittstelle ein und stoßen die Übertragung an.

Schritt für Schritt einrichten

Schnittstelle aktivieren: Setzen Sie den Haken bei "Schnittstelle aktiv".
Zugangsdaten eintragen: Tragen Sie die API-URL, den Benutzernamen und das Passwort ein. Das Passwort wird automatisch verschlüsselt. Nur wenn Sie einen bereits verschlüsselten Wert von Vivendi erhalten haben, setzen Sie zusätzlich den Haken "Passwort ist bereits verschlüsselt".
Verbindung prüfen: Klicken Sie auf "Verbindung testen". Bei Erfolg erscheint eine grüne Bestätigung.
Kontoarten laden: Klicken Sie auf "Kontoarten von Vivendi laden". Die in Vivendi hinterlegten Kontoarten werden in die Auswahllisten geladen.
Zuordnen: Wählen Sie für die Arbeitszeit (Ist-Stunden), für den Urlaub und für jede Abwesenheits-Art die passende Vivendi-Kontoart aus.
Zeitraum festlegen: Im Feld "Rückwirkend synchronisieren (Tage)" legen Sie fest, wie viele Tage rückwirkend übertragen werden (Standard: 30 Tage).
Speichern: Klicken Sie auf "speichern".

Daten übertragen

Klicken Sie auf den Button "jetzt synchronisieren". Das System überträgt alle abgeschlossenen Arbeitstage sowie die genehmigten Urlaube und Abwesenheiten des eingestellten Zeitraums an Vivendi.

Nach dem Lauf sehen Sie eine kurze Zusammenfassung, wie viele Buchungen übertragen, übersprungen oder fehlgeschlagen sind. Eine automatische Übertragung im Hintergrund gibt es nicht, die Synchronisierung erfolgt bewusst nur auf Knopfdruck.

Häufige Fragen

Werden Daten doppelt übertragen, wenn ich mehrmals synchronisiere?
Nein. Jeder Arbeitstag und jeder genehmigte Antrag wird genau einmal gebucht. Bereits übertragene Einträge werden bei einem erneuten Lauf übersprungen.

Warum fehlen einzelne Mitarbeiter?
Mitarbeiter ohne hinterlegte Personalnummer können nicht zugeordnet werden und werden übersprungen. Hinterlegen Sie die Personalnummer beim Mitarbeiter, damit dessen Zeiten übertragen werden.

Was passiert mit nicht genehmigten Urlauben oder Abwesenheiten?
Es werden ausschließlich genehmigte Anträge übertragen. Offene oder abgelehnte Anträge bleiben unberücksichtigt.

Eine Übertragung ist fehlgeschlagen. Wo sehe ich das?
Fehlgeschlagene Übertragungen werden unten auf der Einstellungsseite als Liste mit Datum und Fehlertext angezeigt. Nach Behebung der Ursache können Sie erneut synchronisieren.

Warum wird der aktuelle Tag nicht übertragen?
Es werden nur abgeschlossene Arbeitstage übertragen. Der laufende Tag wird erst ab dem Folgetag berücksichtigt.

Der erste Lauf dauert lange. Ist das normal?
Beim ersten Lauf mit einem großen Zeitraum können viele Buchungen anfallen. Sollte der Vorgang abbrechen, klicken Sie einfach erneut auf "jetzt synchronisieren". Bereits übertragene Daten werden nicht erneut gesendet, die Übertragung setzt dort fort, wo sie abgebrochen wurde.