Hero-Software Schnittstelle - Kunden und Projekte automatisch übernehmen

Über die Hero-Software Schnittstelle übernehmen Sie Ihre Kontakte und Projekte aus Hero-Software direkt in das Verwaltungssystem. So pflegen Sie Ihre Stammdaten an einer Stelle und sparen sich die doppelte Erfassung.

Was macht die Schnittstelle?

Die Schnittstelle holt auf Knopfdruck Ihre Daten aus Hero-Software ab und gleicht sie mit dem Verwaltungssystem ab:

Kontakte werden zu Kunden: Ihre Hero-Software Kontakte werden als Kunden angelegt oder aktualisiert (Name, Firma, Anschrift, E-Mail, Telefon, Anrede, Kundennummer).
Projekte werden zu Projekten: Ihre Hero-Software Projekte werden als Projekte angelegt oder aktualisiert (Name, Projektnummer, Adresse, Auftragssumme, Notizen) und automatisch dem passenden Kunden zugeordnet.

Der Abgleich läuft in eine Richtung: Daten werden von Hero-Software in das Verwaltungssystem übernommen. Änderungen, die Sie im Verwaltungssystem vornehmen, werden nicht zurück an Hero-Software gesendet.

Voraussetzung: Schnittstelle freischalten

Die Hero-Software Schnittstelle muss für Ihren Zugang freigeschaltet werden. Wenden Sie sich dazu an den Support. Nach der Freischaltung erscheint im Verwaltungssystem im Bereich "Schnittstellen" der Eintrag "Hero-Software".

Schritt 1: API-Key hinterlegen

Damit das Verwaltungssystem auf Ihre Hero-Software Daten zugreifen darf, benötigt es einen API-Key (eine Art Zugangsschlüssel) aus Ihrem Hero-Software Account.

Den API-Key finden Sie in Ihrem Hero-Software Account unter "Einstellungen > API".
Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich "Schnittstellen" und klicken Sie auf "Hero-Software".
Tragen Sie den Schlüssel im Feld "Hero-Software API-Key" ein.
Der Schlüssel wird automatisch gespeichert und die Verbindung sofort getestet.

Im Bereich "Verbindungsstatus" sehen Sie, ob die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde. Bei einem fehlerhaften oder ungültigen Schlüssel erscheint hier ein entsprechender Hinweis.

Schritt 2: Kontakte und Projekte importieren

Sobald die Verbindung steht, können Sie den Abgleich starten. Den Button "Projekte von Hero-Software importieren" finden Sie in der Projektübersicht.

Zuerst werden die Kontakte (Kunden) abgeglichen, anschließend die Projekte. Diese Reihenfolge stellt sicher, dass jedes Projekt dem richtigen Kunden zugeordnet wird.
Nach dem Durchlauf erhalten Sie eine Zusammenfassung, wie viele Kontakte und Projekte neu angelegt und wie viele aktualisiert wurden.

Wie werden Daten zugeordnet?

Damit keine Dubletten entstehen, prüft das System bei jedem Abgleich, ob ein Kunde oder Projekt bereits vorhanden ist:

Bereits verknüpfte Datensätze werden eindeutig über die Hero-Software-Kennung wiedererkannt.
Noch nicht verknüpfte Kunden werden über eine Kombination aus Name und einem zusätzlichen Merkmal (E-Mail, Telefon oder Adresse) erkannt. Reine Firmenkontakte werden über den Firmennamen plus ein weiteres Merkmal abgeglichen.
Projekte werden über den zugeordneten Kunden und den Projektnamen erkannt.

Wird ein passender bestehender Datensatz gefunden, verknüpft das System diesen mit Hero-Software, statt einen neuen anzulegen.

Aktualisierung bestehender Daten

Bei wiederholten Abgleichen aktualisiert das System nur dann einen Datensatz, wenn dieser in Hero-Software nach der letzten Änderung im Verwaltungssystem bearbeitet wurde. Dadurch werden Ihre lokalen Eingaben nicht ungewollt überschrieben.

Projekte, die in Hero-Software gelöscht wurden und beim Abgleich nicht mehr geliefert werden, werden im Verwaltungssystem automatisch archiviert (auf inaktiv gesetzt). Sie bleiben also erhalten, verschwinden aber aus der aktiven Projektliste.

Häufige Fragen

Ich sehe den Eintrag "Hero-Software" nicht. Woran liegt das?
Die Schnittstelle muss zunächst für Ihren Zugang freigeschaltet werden. Wenden Sie sich dazu an den Support.

Wo finde ich meinen API-Key?
In Ihrem Hero-Software Account unter "Einstellungen > API".

Werden meine Änderungen im Verwaltungssystem überschrieben?
Nur, wenn der Datensatz in Hero-Software neuer ist als Ihre letzte Änderung im Verwaltungssystem. Andernfalls bleiben Ihre lokalen Eingaben erhalten.

Werden Daten aus dem Verwaltungssystem zurück an Hero-Software geschickt?
Nein. Der Abgleich läuft nur in eine Richtung – von Hero-Software in das Verwaltungssystem.

Was passiert mit Kontakten ohne Namen?
Kontakte, die weder einen Nachnamen noch eine Firma haben, werden beim Abgleich übersprungen, da diese Mindestangaben für einen Kundendatensatz erforderlich sind.

Muss ich den Import regelmäßig manuell starten?
Ja, der Abgleich wird über den Button "Projekte von Hero-Software importieren" ausgelöst. Sie können ihn jederzeit erneut anstoßen, um den aktuellen Stand zu übernehmen.