Benachrichtigung bei nicht eingehaltener gesetzlicher Pausenzeit

Das Verwaltungssystem kann Sie automatisch informieren, wenn ein Mitarbeiter am Vortag die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit nicht eingehalten hat. So behalten Sie die Einhaltung der Pausenregeln im Blick, ohne die Zeiteinträge täglich manuell prüfen zu müssen.

Es stehen zwei Benachrichtigungs-Wege zur Verfügung, die Sie einzeln oder gemeinsam nutzen können:

• Sammel-E-Mail an eine zentrale Adresse (z. B. Personalbüro oder Vorgesetzte) mit einer Liste aller betroffenen Mitarbeiter
• Persönliche E-Mail an den betroffenen Mitarbeiter selbst, damit dieser direkt auf seinen eigenen Pausenverstoß hingewiesen wird

Was prüft das System?

Jeden Morgen prüft das System automatisch die Zeiteinträge des vorherigen Arbeitstags. Hat ein Mitarbeiter im Verhältnis zu seiner Arbeitszeit zu wenig Pause erfasst, gilt dies als Verstoß gegen die gesetzlichen Pausenvorgaben. Maßgeblich sind dabei die gesetzlichen Mindestpausen (in Deutschland z. B. mindestens 30 Minuten Pause nach mehr als sechs Stunden Arbeit).

Die Prüfung läuft an Werktagen. Für Wochenenden werden keine Benachrichtigungen versendet.

Die Einstellungen finden und aktivieren

Beide Einstellungen finden Sie an derselben Stelle im Verwaltungssystem:

• Öffnen Sie oben rechts das Menü Admin und wählen Sie Einstellungen
• Wechseln Sie auf den Reiter Benachrichtigungen
• Scrollen Sie zum Bereich Zeiterfassung

Sammel-E-Mail an eine zentrale Adresse

Tragen Sie im Feld „Gesetzliche Pausenzeit nicht eingehalten: E-Mail verschicken an" die E-Mail-Adresse ein, die die Übersicht erhalten soll. Sie können auch mehrere Adressen hinterlegen, getrennt durch Komma oder Semikolon.

Die Empfänger erhalten morgens eine E-Mail mit einer Tabelle aller Mitarbeiter, die am Vortag die Pausenzeit nicht eingehalten haben – jeweils mit Arbeitszeit, erfasster Pause und erforderlicher Pause.

Persönliche E-Mail an den Mitarbeiter selbst

Setzen Sie den Haken bei „Gesetzliche Pausenzeit nicht eingehalten: betroffene Mitarbeiter zusätzlich selbst benachrichtigen".

Ist dieser Schalter aktiviert, erhält jeder betroffene Mitarbeiter zusätzlich eine eigene, persönliche E-Mail an seine im System hinterlegte E-Mail-Adresse. Darin wird er auf seinen eigenen Pausenverstoß des Vortags hingewiesen (mit Arbeitszeit, erfasster Pause und erforderlicher Pause).

Wichtige Hinweise

• Voraussetzung für die persönliche E-Mail: Beim Mitarbeiter muss eine echte E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Ist im E-Mail-Feld lediglich ein Login-Benutzername (ohne „@") eingetragen, wird dieser Mitarbeiter automatisch übersprungen und erhält keine E-Mail.
• Beide Wege sind unabhängig: Sie können nur die Sammel-E-Mail, nur die persönliche E-Mail oder beide gleichzeitig nutzen.
• Versand einmal täglich: Die Benachrichtigungen werden morgens automatisch für den vorherigen Arbeitstag verschickt.
• Standard ist „aus": Die persönliche Benachrichtigung an die Mitarbeiter ist standardmäßig deaktiviert und muss aktiv eingeschaltet werden.

Häufige Fragen

Bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene Mail oder eine gemeinsame Liste?
Bei der persönlichen Benachrichtigung erhält jeder betroffene Mitarbeiter eine eigene E-Mail, die ausschließlich seinen eigenen Pausenverstoß enthält. Die Mitarbeiter sehen die Verstöße der Kollegen nicht. Eine gemeinsame Liste aller Verstöße geht nur über die Sammel-E-Mail an die zentrale Adresse.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse hat?
Mitarbeiter ohne echte E-Mail-Adresse (z. B. wenn nur ein Login-Benutzername hinterlegt ist) werden bei der persönlichen Benachrichtigung automatisch übersprungen. Es entsteht kein Fehler, die übrigen Mitarbeiter werden normal benachrichtigt.

Können mehrere Personen die Sammel-Übersicht erhalten?
Ja. Tragen Sie im Feld „E-Mail verschicken an" einfach mehrere Adressen ein, getrennt durch Komma oder Semikolon.

Bleibt die bisherige Sammel-E-Mail erhalten, wenn ich die persönliche Benachrichtigung aktiviere?
Ja. Die beiden Einstellungen sind voneinander unabhängig. Die Sammel-E-Mail läuft unverändert weiter, sobald im Feld „E-Mail verschicken an" eine Adresse hinterlegt ist.

An welchen Tagen wird benachrichtigt?
Die Prüfung und der Versand erfolgen an Werktagen für den jeweils vorherigen Arbeitstag. Für Wochenenden werden keine Benachrichtigungen verschickt.

Was steht in der E-Mail?
Die E-Mail nennt das Datum des Verstoßes sowie pro Eintrag die Arbeitszeit, die erfasste Pause und die erforderliche Pause. So ist auf einen Blick erkennbar, wie viel Pause gefehlt hat.