Subunternehmer-Stunden gesammelt auf ein Projekt buchen

Im Verwaltungssystem können Sie geleistete Stunden von Subunternehmern als Sammeleintrag direkt einem Projekt zuordnen. Anders als bei der Zeiterfassung Ihrer eigenen Mitarbeiter benötigen diese Einträge keinen Mitarbeiterbezug und keine genaue Start- und Endzeit. Die Stunden erscheinen anschließend in der Projekt-Stundenliste, im Stundennachweis und in der Nachkalkulation.

Wann ist diese Funktion sinnvoll?

Wenn an einem Projekt neben Ihren eigenen Mitarbeitern auch eine Partner- oder Fremdfirma (Subunternehmer) mitgearbeitet hat, möchten Sie deren Leistung in der Regel mit dokumentieren. Statt für jeden einzelnen Tag eine Zeiterfassung anzulegen, erfassen Sie die Stunden des Subunternehmers gesammelt – zum Beispiel "Subunternehmer XY, 12 Stunden am Projekt".

Voraussetzung: Partner-Firma anlegen

Die Firmen, die Sie als Subunternehmer auswählen können, müssen zuvor im System hinterlegt sein. Öffnen Sie dazu im Hauptmenü den Bereich Partner-Firmen und legen Sie die gewünschte Firma an. Erst danach steht sie bei der Stundenerfassung zur Auswahl.

Subunternehmer-Stunden hinzufügen

So buchen Sie die Stunden auf ein Projekt:

Öffnen Sie das gewünschte Projekt und wechseln Sie auf den Reiter Stundenliste.
Klicken Sie oben auf den grünen Button Subunternehmer-Stunden hinzufügen.
Wählen Sie im Feld Partner-Firma (Subunternehmer) die ausführende Firma aus.
Tragen Sie unter Von und Bis den Zeitraum ein. Für einen einzelnen Tag wählen Sie bei beiden Feldern dasselbe Datum.
Wählen Sie den Arbeitsbereich (Baustelle oder Betrieb).
Tragen Sie die geleisteten Stunden und optional Minuten ein.
Bei Bedarf können Sie eine Beschreibung der Leistung hinterlegen.
Klicken Sie auf speichern.

Der Eintrag erscheint anschließend in der Stundenliste in der Spalte Subunternehmer mit dem Firmennamen. Erstreckt sich der Eintrag über mehrere Tage, steht in der Datums-Spalte das Start-Datum; der vollständige Zeitraum wird zusätzlich in der Kommentar-Spalte angezeigt.

Einträge bearbeiten, prüfen und löschen

Klicken Sie in der Stundenliste auf einen vorhandenen Subunternehmer-Eintrag, um ihn zu bearbeiten. Im sich öffnenden Fenster können Sie alle Angaben ändern oder den Eintrag über den Button löschen entfernen.

Wie bei den normalen Stundeneinträgen können Sie Subunternehmer-Stunden als geprüft und abgerechnet kennzeichnen – entweder direkt über die Kontrollkästchen in der Stundenliste oder im Bearbeiten-Fenster.

Wo werden die Stunden ausgewiesen?

Die erfassten Subunternehmer-Stunden fließen an mehreren Stellen ein:

Projekt-Stundenliste: Die Gesamtsumme der Liste enthält die Subunternehmer-Stunden zusätzlich zu den Mitarbeiter-Stunden.
Material- & Stundennachweis-PDF und Material- & Stunden-Excel: Die Subunternehmer erscheinen als eigene Zeilen mit Firmennamen, und die Gesamtsumme zählt sie mit.
Nachkalkulation (Reiter "Kalkulation/Stundenstand"): Die Subunternehmer-Stunden werden in der Stunden-Übersicht separat ausgewiesen. Sie werden bewusst nicht mit Ihren geleisteten Mitarbeiter-Stunden vermischt, damit der Vergleich von kalkulierten und tatsächlichen Mitarbeiter-Stunden aussagekräftig bleibt.

Häufige Fragen

Warum erscheint meine Firma nicht in der Auswahlliste?
Die Firma muss zuvor im Bereich Partner-Firmen angelegt sein. Sind dem Projekt bereits bestimmte Partner-Firmen zugeordnet, werden vorrangig diese angeboten.

Muss ich eine Start- und Endzeit angeben?
Nein. Im Gegensatz zur normalen Zeiterfassung erfassen Sie hier nur die Gesamtstundenzahl für den gewählten Zeitraum.

Werden die Subunternehmer-Stunden in die Auswertung "pro Mitarbeiter-Typ" oder "pro Mitarbeiter-Funktion" eingerechnet?
Nein. Diese kumulierten Auswertungen beziehen sich ausschließlich auf Ihre eigenen Mitarbeiter. In der Auswertung "pro Mitarbeiter / Subunternehmer" werden die Subunternehmer hingegen mit Firmennamen aufgeführt.

Kann ich nach den Subunternehmer-Stunden filtern?
Wenn Sie in der Stundenliste nach bestimmten Mitarbeitern filtern, werden die Subunternehmer-Einträge ausgeblendet, da sie keinem Mitarbeiter zugeordnet sind. Ohne diesen Filter werden sie angezeigt.