Zeiterfassung für Partner-Firmen - Stunden von Subunternehmern direkt auf dem Projekt

Mitarbeiter einer Partner-Firma können ihre Stunden in der App selbst auf ein Projekt buchen. Der Betrieb sieht diese Stunden anschließend gesammelt in einer eigenen Auswertung und kann sie beim Eingang der Subunternehmer-Rechnung als geprüft markieren.

Wofür ist diese Funktion gedacht?

Bisher musste ein eigener Mitarbeiter die Stunden externer Kräfte nachtragen, zum Beispiel über einen Rapport oder über die Schaltfläche Subunternehmer-Stunden hinzufügen im Reiter Stundenliste des Projekts. Arbeitet ein Subunternehmer oder eine Temporärkraft eigenständig auf der Baustelle, gab es dafür keinen Weg.

Mit dieser Funktion erfasst die externe Kraft ihre Zeit selbst. Wichtig zur Einordnung:

• Kein Stundenkonto: Für Mitarbeiter von Partner-Firmen entsteht kein Überstunden- oder Stundenkonto.
• Keine Lohn-Zeiterfassung: Lohnarten, Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, Freigaben und der Lohnexport bleiben unberührt.
• Nur der Projektbezug zählt: Die Stunden landen in derselben Liste wie die bisher von Hand nachgetragenen Subunternehmer-Stunden des Projekts.

Freischalten - zwei Schritte

Die Funktion ist im Auslieferungszustand ausgeschaltet. Beide Schritte sind nötig, damit die Erfassung möglich wird.

Schritt 1: Für den Betrieb freigeben

• Im Hauptmenü links Admin öffnen.
• Im Bereich Account auf Einstellungen klicken.
• Auf den Reiter Zeiterfassung wechseln.
• Zum Abschnitt Partnerfirmen & Subunternehmer scrollen.
• Das Häkchen Partnerfirmen-Mitarbeiter dürfen ihre Stunden selbst erfassen setzen.

Dieselbe Einstellung erreichen Sie auch über die Schaltfläche Zeiterfassung Partnerfirmen mit dem Zahnrad-Symbol im Reiter Subunternehmer-Stunden der Zeit-Auswertung.

Schritt 2: Je Partner-Firma entscheiden

• Im Hauptmenü links Admin öffnen.
• Im Bereich Standards auf Partner-Firmen/Sub-Unternehmer klicken. In manchen Betrieben liegt dieser Punkt zusätzlich direkt im Hauptmenü.
• Die gewünschte Firma anklicken, Reiter Stammdaten.
• Das Häkchen Stunden in der App selbst erfassen setzen. Es steht unten bei den übrigen Häkchen, die steuern, was diese Firma in der App sieht.

Diese zweite Stufe gibt Ihnen die Wahl pro Firma: Eine Temporärkraft, die im Stundenlohn abrechnet, erfasst ihre Zeit selbst. Ein Subunternehmer, der zum Pauschalpreis arbeitet, bekommt die Erfassung gar nicht erst zu sehen.

So erfasst die externe Kraft ihre Stunden

Sind beide Häkchen gesetzt, erscheint auf dem Startbildschirm des Partner-Mitarbeiters in der App die Kachel Stunden erfassen. Die Maske ist bewusst schlank gehalten:

• Projekt: Auswahl aus den Projekten, die dieser Partner-Firma zugeteilt sind. Ist genau ein Projekt zugeteilt, ist es bereits vorbelegt.
• Datum: wählbar von einem Jahr in der Vergangenheit bis einen Tag in der Zukunft.
• Stunden und Minuten: die Dauer. Es gibt bewusst keine Von-Bis-Zeiten und keine Stoppuhr.
• Kommentar: ein optionales Textfeld für eine kurze Beschreibung der Arbeit (bis 500 Zeichen).

Unter der Eingabemaske sieht der Mitarbeiter seine eigenen Einträge der letzten 90 Tage. Ein Eintrag lässt sich löschen, solange der Betrieb ihn nicht als geprüft markiert oder abgerechnet hat; danach ist er gesperrt. Eine Bearbeiten-Funktion gibt es in der App nicht - ein falscher Eintrag wird gelöscht und neu erfasst.

Die Erfassung braucht eine Internetverbindung. Ohne Verbindung meldet die App einen Fehler und behält die Eingaben, damit dieselben Stunden nicht versehentlich doppelt gebucht werden.

Wo der Betrieb die Stunden sieht

Im Projekt

Die Stunden erscheinen im Projekt im Reiter Stundenliste, zusammen mit den von Hand nachgetragenen Subunternehmer-Stunden. Neu steht dabei in der Spalte Mitarbeiter der Name der Person, die die Stunden erfasst hat. Sammelpakete ohne Person bleiben dort wie bisher leer. Auch der Mitarbeiter-Filter der Stundenliste berücksichtigt diese Einträge.

Projektübergreifend zur Rechnungsprüfung

Für den Abgleich einer eingehenden Subunternehmer-Rechnung gibt es eine eigene Auswertung:

• Im Hauptmenü links Zeiterfassung öffnen.
• Auf die Schaltfläche Auswertungen klicken.
• Den Reiter Subunternehmer-Stunden wählen.

Die Liste zeigt für den gewählten Zeitraum alle Subunternehmer-Stunden über sämtliche Projekte hinweg, mit Datum, Partner-Firma, Mitarbeiter, Projekt, Tätigkeit, Kommentar, Stunden, Stundensatz und Betrag. War eine Person in einer Woche auf fünf Projekten, sehen Sie das hier auf einen Blick, statt jedes Projekt einzeln zu öffnen. Der Zeitraum ist wahlweise ein Monat oder über die Schaltfläche flexibler Zeitraum frei wählbar.

Der Text, den der Mitarbeiter in der App im Feld Kommentar geschrieben hat, steht in dieser Liste in der Spalte Kommentar. Die Spalte Tätigkeit daneben zeigt die Leistungs-Tätigkeit aus dem Projekt.

Gibt es im gewählten Zeitraum noch ungeprüfte Einträge, erscheint oberhalb der Tabelle der Bereich Stunden als geprüft markieren. Dort wählen Sie entweder Alle Partner-Firmen oder eine einzelne Firma aus - die Anzahl der Einträge steht jeweils dabei - und bestätigen mit als geprüft markieren. Markiert werden genau die Einträge, die gerade in der Tabelle angezeigt werden; ein gesetzter Suchbegriff oder Spaltenfilter wird also berücksichtigt. So ist vor der Zahlung dokumentiert, dass die Stunden betriebsintern kontrolliert wurden.

Häufige Fragen

Bekommen Mitarbeiter von Partner-Firmen dadurch ein Stundenkonto?
Nein. Es entsteht weder ein Überstundenkonto noch ein Eintrag in der Lohn-Zeiterfassung. Die Stunden hängen ausschließlich am Projekt.

Warum sieht ein Partner-Mitarbeiter die Kachel "Stunden erfassen" nicht?
Es müssen beide Häkchen gesetzt sein: die Einstellung für den Betrieb im Reiter Zeiterfassung und das Häkchen bei der jeweiligen Partner-Firma. Ist eines davon offen, erscheint die Kachel nicht. Nach dem Setzen meldet sich der Mitarbeiter in der App einmal ab und wieder an.

Auf welche Projekte kann gebucht werden?
Nur auf Projekte, die der Partner-Firma zugeteilt sind. Die Zuteilung erfolgt wie bisher im Projekt selbst.

Wer darf den Reiter "Subunternehmer-Stunden" sehen?
Nur Nutzer, deren Recht Zeiterfassung den Zugriff auf alle Mitarbeiter umfasst. Die Liste zeigt betriebsweit Stundensätze und Beträge und ist deshalb Vorgesetzten vorbehalten.

Kann ein Eintrag nachträglich geändert werden?
In der App nicht - dort kann der Mitarbeiter einen noch nicht geprüften Eintrag nur löschen und neu erfassen. Im Verwaltungssystem lässt sich jeder Eintrag im Projekt im Reiter Stundenliste wie gewohnt bearbeiten.

Fließen diese Stunden in die Nachkalkulation ein?
Nicht automatisch. Wie bei den von Hand erfassten Subunternehmer-Stunden entscheiden Sie das je Eintrag: beim Bearbeiten im Verwaltungssystem über das Häkchen Stunden in die Nachkalkulation einrechnen. Ohne dieses Häkchen werden die Stunden nur separat als Fremdleistung ausgewiesen.

Was passiert mit dem Stundensatz?
Der Stundensatz wird nicht in der App eingegeben. Er wird beim Speichern aus dem Feld Standard-Stundensatz (VK) für Angebote der Partner-Firma übernommen; ist dort nichts hinterlegt, bleibt er leer. Die Auswertung rechnet den Betrag daraus.