Rapporte prüfen und freigeben

Ist der Freigabe-Workflow aktiviert, erhält jeder Rapport eine eigene Prüfansicht. Dort bestätigen Sie die Prüfstufen und übernehmen die geprüften Zeiten anschließend in die Zeiterfassung. Diese Anleitung zeigt, wie das Prüfen und Freigeben im Verwaltungssystem abläuft.

Wo finde ich die Prüfansicht?

Öffnen Sie im Menü den Bereich "Rapporte" und klicken Sie auf den gewünschten Rapport. Oberhalb des Berichts erscheint der Bereich "Prüfung & Freigabe". Voraussetzung ist, dass der Freigabe-Workflow in den Einstellungen aktiviert wurde und der Bericht kein Entwurf mehr ist.

Aufbau der Prüfansicht

Eine Fortschrittsanzeige oben zeigt die Schritte des Berichts – die Prüfstufen und, falls eingestellt, den abschließenden Schritt "Übernahme". Darunter steht für jede Prüfstufe eine Zeile mit einem Häkchen-Status.

Solange eine Stufe noch nicht bestätigt ist, steht dort "noch nicht geprüft" und ein Button "prüfen & bestätigen".

Eine Prüfstufe bestätigen

• Klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf "prüfen & bestätigen".
• Die Zeile wechselt auf einen grünen Haken und zeigt den Vermerk "geprüft von … am …" mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt.
• Solange die Zeiten noch nicht übernommen wurden, können Sie eine Bestätigung über "zurücknehmen" wieder aufheben.

Zeiten freigeben und übernehmen

Sind alle Prüfstufen bestätigt, erscheint der Button "freigeben & in die Zeiterfassung übernehmen". Nach dem Klick bestätigen Sie eine kurze Sicherheitsabfrage; anschließend werden die Zeiten in die Zeiterfassung übertragen.

Nach der Übernahme zeigt der Bereich an, wann die Zeiten übertragen wurden. Bestand für einen Mitarbeiter zur gleichen Zeit bereits ein Zeiteintrag, wird dieser nicht doppelt übernommen – ein entsprechender Hinweis erscheint.

Prüf-Protokoll

Über den Punkt "Prüf-Protokoll anzeigen" lässt sich nachvollziehen, wer wann eine Prüfstufe bestätigt oder zurückgenommen hat. So bleibt jede Änderung lückenlos dokumentiert.

Häufige Fragen

Kann dieselbe Person beide Prüfstufen bestätigen?
Ja. Es gibt keine Vorgabe zur Reihenfolge oder zur Person. Jede Bestätigung wird mit Namen protokolliert.

Was, wenn ich versehentlich bestätigt habe?
Solange die Zeiten noch nicht übernommen wurden, können Sie die Bestätigung über "zurücknehmen" rückgängig machen.

Warum sehe ich den Button zum Übernehmen nicht?
Der Button erscheint erst, wenn alle Prüfstufen bestätigt sind. Ist die Einstellung "Zeiten erst nach Freigabe übernehmen" ausgeschaltet, werden die Zeiten ohnehin direkt beim Speichern übernommen.

Können Zeiten doppelt in die Zeiterfassung gelangen?
Nein. Bereits vorhandene Zeiteinträge zur selben Zeit werden erkannt und nicht erneut übernommen.