Freigabe-Workflow für Rapporte einrichten

Mit dem Freigabe-Workflow lassen sich Rapporte zunächst prüfen und freigeben, bevor die erfassten Zeiten in die Zeiterfassung übernommen werden. So wird sichergestellt, dass nur geprüfte Zeiten in die Lohnabrechnung einfließen. Diese Anleitung beschreibt, wie Sie den Workflow im Verwaltungssystem aktivieren und an Ihren Ablauf anpassen.

Wofür ist der Freigabe-Workflow gedacht?

Ohne Freigabe-Workflow gelten die Zeiten eines Rapports sofort. Mit aktiviertem Workflow durchläuft jeder Rapport zunächst eine oder zwei Prüfstufen. Erst wenn alle Prüfungen bestätigt sind, können die Zeiten in die Zeiterfassung übernommen werden. Jede Prüfung wird mit dem Namen der prüfenden Person und einem Zeitstempel protokolliert.

Der Workflow ist mandantenweit standardmäßig ausgeschaltet. Solange er ausgeschaltet ist, verhalten sich Rapporte unverändert wie bisher.

Wo finde ich die Einstellungen?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen und wechseln Sie zum Reiter "Rapporte". Im unteren Bereich finden Sie den Abschnitt "Freigabe-Workflow".

Die einzelnen Einstellungen

• Rapporte erst prüfen und freigeben, bevor die Zeiten gelten: Der Hauptschalter. Sobald er aktiviert ist, erscheinen die weiteren Einstellungen sowie die Prüfansicht in den Rapporten.
• Anzahl Prüfstufen: Legt fest, ob ein Rapport von einer Stelle oder nacheinander von zwei Stellen geprüft werden soll (z. B. erst Dispo, dann Controlling).
• Bezeichnung Prüfstufe 1: Frei wählbare Beschriftung der ersten Prüfstufe. Bleibt das Feld leer, wird die Standard-Bezeichnung "Prüfung" verwendet.
• Bezeichnung Prüfstufe 2: Frei wählbare Beschriftung der zweiten Prüfstufe (nur bei zwei Prüfstufen relevant). Bleibt das Feld leer, wird die Standard-Bezeichnung "Freigabe" verwendet.
• Zeiten erst nach Freigabe in die Zeiterfassung übernehmen: Ist diese Option aktiv, werden die Zeiten erst dann in die Zeiterfassung übertragen, wenn alle Prüfstufen bestätigt sind. Ist sie ausgeschaltet, werden die Zeiten wie bisher direkt beim Speichern übernommen.

Schritt-für-Schritt

• Einstellungen öffnen und den Reiter "Rapporte" wählen.
• Den Schalter "Rapporte erst prüfen und freigeben, bevor die Zeiten gelten" aktivieren.
• Bei "Anzahl Prüfstufen" eine oder zwei Stufen auswählen.
• Optional eigene Bezeichnungen für die Prüfstufen vergeben.
• Festlegen, ob die Zeiten erst nach Freigabe übernommen werden sollen.
• Speichern. Ab sofort steht in jedem Rapport die Prüfansicht zur Verfügung.

Häufige Fragen

Ändert sich etwas an bestehenden Rapporten, wenn ich den Workflow aktiviere?
Die Prüfansicht erscheint ab Aktivierung in allen Rapporten, die kein Entwurf sind. Bereits übernommene Zeiten bleiben unverändert.

Muss ich beide Prüfstufen nutzen?
Nein. Bei "Anzahl Prüfstufen" können Sie auch nur eine Stufe wählen. Dann gibt es nur ein Prüf-Häkchen.

Was passiert, wenn ich den Workflow wieder ausschalte?
Die Prüfansicht wird ausgeblendet und Rapporte verhalten sich wieder wie ohne Workflow. Bereits erfasste Prüfungen bleiben gespeichert.

Wer darf Rapporte prüfen?
Jede Person, die Zugriff auf die Rapporte hat, kann die Prüf-Häkchen setzen. Jede Prüfung wird mit Namen und Zeitpunkt protokolliert. Wie das Prüfen abläuft, lesen Sie im Artikel "Rapporte prüfen und freigeben".