Geleistet vs. fakturiert - Pauschalen-Zeiten auswerten

Diese Auswertung stellt für jeden Mitarbeiter gegenüber, wie viel Arbeitszeit tatsächlich geleistet wurde und wie viel Zeit dem Kunden dafür fakturiert wurde. So erkennen Sie auf einen Blick, ob sich pauschal abgerechnete Leistungen - etwa Wartungen oder wiederkehrende Pauschalen - wirtschaftlich decken oder ob dauerhaft mehr Zeit anfällt als berechnet wird.

Was wird gegenübergestellt?

Die Auswertung vergleicht zwei Werte je Mitarbeiter und Tag:

• Ist (geleistet): die tatsächlich erfasste Arbeitszeit aus der Zeiterfassung (Stoppuhr).
• Fakturiert: die an den Kunden berechnete Zeit. Sie setzt sich zusammen aus den auf dem Rapport erfassten Arbeitsstunden und der Soll-Arbeitszeit, die Sie an Pauschal-Artikeln hinterlegt haben.

Der Sinn dahinter: Für eine Pauschale (zum Beispiel eine Wartung) berechnen Sie dem Kunden einen festen Betrag, hinter dem eine gewisse Soll-Arbeitszeit steckt. Die Auswertung zeigt, ob die real geleistete Zeit dazu passt.

Voraussetzung: Soll-Arbeitszeit an Artikeln hinterlegen

Damit die Auswertung Pauschalen bewerten kann, muss an den betreffenden Artikeln eine Soll-Arbeitszeit hinterlegt sein. Öffnen Sie dazu im Verwaltungssystem einen Artikel unter "Material" und tragen Sie im Feld "Arbeitszeit pro Einheit (Std.)" die Zeit in Stunden ein - zum Beispiel 0,5 für eine halbe Stunde je Einheit.

Bei normalem Material lassen Sie das Feld einfach leer. Nur Artikel mit einer hinterlegten Arbeitszeit fließen als Pauschale in die Auswertung ein.

Die Soll-Arbeitszeit lässt sich auch beim Import einer Artikelliste mitgeben - über die Spalte "Arbeitszeit pro Einheit (Std.)".

Wo finde ich die Auswertung?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die "Zeiterfassung" und klicken Sie oben rechts auf den Button "Auswertungen". Wählen Sie dort oben den Reiter "Geleistet vs. fakturiert".

Dieser Reiter erscheint nur, wenn in Ihrem Betrieb mindestens ein Artikel mit einer Soll-Arbeitszeit gepflegt ist. Betriebe, die diese Funktion nicht nutzen, sehen den Reiter gar nicht.

Die Tabelle verstehen

Jede Zeile steht für einen Mitarbeiter im gewählten Zeitraum. Die Spalten bedeuten:

• Ist (geleistet): die tatsächlich erfasste Arbeitszeit.
• Fakt. Stunden: die auf Rapporten erfassten, direkt berechneten Arbeitsstunden.
• Fakt. Pauschalen: die Soll-Arbeitszeit aus den Pauschal-Artikeln.
• Fakturiert gesamt: die Summe aus fakturierten Stunden und Pauschalen.
• Differenz: die Abweichung zwischen fakturiert und geleistet. Ein Plus bedeutet, dass mehr fakturiert als geleistet wurde.
• Deckung: zeigt als farbige Kennzahl, zu wie viel Prozent die geleistete Zeit durch die fakturierte gedeckt ist. Grün steht für 100 Prozent oder mehr, Gelb für eine leichte Unterdeckung und Rot für eine deutliche Unterdeckung.

Klicken Sie auf eine Mitarbeiter-Zeile, um sie nach einzelnen Tagen aufzuklappen. So sehen Sie, an welchen Tagen geleistete und fakturierte Zeit auseinanderlaufen. Unten in der Tabelle finden Sie eine Summenzeile über alle Mitarbeiter.

Zeitraum wählen

Die Auswertung bezieht sich auf den oben eingestellten Zeitraum - wahlweise einen ganzen Monat oder einen frei gewählten Zeitraum. Pauschalen werden dabei dem Tag zugeordnet, an dem die zugehörige Leistung erbracht wurde, nicht dem Tag, an dem der Eintrag erfasst wurde.

Excel-Export

Über den Button "Excel-Export" oben rechts in der Tabelle laden Sie die komplette Auswertung als Excel-Datei herunter - mit einer Zusammenfassung je Mitarbeiter und den einzelnen Tagen. So können Sie die Zahlen weiterverarbeiten oder archivieren.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Reiter "Geleistet vs. fakturiert" nicht?
Der Reiter erscheint erst, sobald mindestens ein Artikel eine Soll-Arbeitszeit im Feld "Arbeitszeit pro Einheit (Std.)" hat. Pflegen Sie diese Zeit an Ihren Pauschal-Artikeln, wird der Reiter automatisch eingeblendet.

Was bedeutet der Hinweis zu nicht zugeordneten Pauschalen?
Erscheint unter der Tabelle ein gelber Hinweis, konnte ein Teil der Pauschalen-Zeit keinem einzelnen Mitarbeiter eindeutig zugeordnet werden - etwa, wenn ein Rapport keine erfasste Arbeitszeit enthält oder mehrere Mitarbeiter daran gearbeitet haben. Diese Zeit ist in den Mitarbeiter-Zeilen nicht enthalten, damit die Zuordnung eindeutig bleibt.

Wie wird die Soll-Arbeitszeit einer Pauschale erkannt?
Die Pauschale auf dem Rapport wird über Bezeichnung und Verkaufspreis mit Ihren hinterlegten Artikeln abgeglichen. Stimmen beide überein, wird die dort gepflegte Soll-Arbeitszeit übernommen.

Sehen meine Mitarbeiter diese Auswertung?
Die Auswertung folgt den üblichen Rechten der Zeiterfassung. Mitarbeiter sehen nur die Bereiche und Kollegen, für die sie auch sonst freigeschaltet sind.