Benachrichtigung bei genehmigtem Urlaubsantrag einrichten

Das Verwaltungssystem kann automatisch eine E-Mail verschicken, sobald ein Urlaubsantrag genehmigt wurde. So bleibt zum Beispiel das Büro oder die Personalabteilung immer informiert. Sie legen selbst fest, wer benachrichtigt wird - für den gesamten Betrieb oder gezielt pro Abteilung.

Möglichkeit 1: Feste Adresse für den gesamten Betrieb

Soll immer dieselbe Adresse über jede Genehmigung informiert werden, hinterlegen Sie diese zentral:

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen.
• Wechseln Sie in den Bereich Benachrichtigungen zum Abschnitt Urlaub.
• Tragen Sie im Feld „Urlaubsantrag: Nach Genehmigung E-Mail verschicken an" eine oder mehrere Adressen ein (mehrere mit Semikolon getrennt).

Diese Adresse wird über alle genehmigten Anträge des Betriebs informiert.

Möglichkeit 2: Nur für eine bestimmte Abteilung (Büro)

Wenn nur bestimmte Personen über die Anträge ihrer Abteilung informiert werden sollen - etwa das jeweilige Büro oder Sekretariat -, richten Sie das direkt an der Abteilung ein:

• Öffnen Sie Admin → Abteilungen und klicken Sie auf die gewünschte Abteilung.
• Tragen Sie im Feld „Büro: E-Mail-Info bei genehmigtem Urlaubsantrag" die gewünschte(n) E-Mail-Adresse(n) ein (mehrere mit Semikolon oder Komma getrennt).
• Die Eingabe wird automatisch gespeichert.

Sobald ein Urlaubsantrag eines Mitarbeiters dieser Abteilung genehmigt wurde, erhalten die hinterlegten Adressen automatisch eine Info-Mail - und zwar ausschließlich für Anträge dieser Abteilung.

Möglichkeit 3: Den Abteilungsleiter informieren

Sollen die Abteilungsleiter selbst über die genehmigten Anträge ihrer Abteilung informiert werden, aktivieren Sie an der Abteilung zusätzlich das Kontrollkästchen „Abteilungsleiter bekommt zusätzlich eine Mail, wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde". Empfänger sind dann die auf derselben Seite im Abschnitt „Abteilungsleiter" hinterlegten Personen.

Die drei Möglichkeiten lassen sich beliebig kombinieren. Wird eine Person über mehrere Wege erfasst, erhält sie die Mail trotzdem nur einmal.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Adressen eintragen?
Ja. Trennen Sie die Adressen mit einem Semikolon (;) oder Komma. Ungültige Einträge werden beim Speichern automatisch entfernt.

Muss die Adresse zu einem Mitarbeiter gehören?
Nein. Sie können auch ein Sammelpostfach (zum Beispiel buero@ihre-firma.de) oder eine Person ohne eigenen Zugang eintragen.

Bekommt der Mitarbeiter weiterhin seine eigene Bestätigung?
Ja. Diese Benachrichtigungen kommen zusätzlich - der Antragsteller erhält unabhängig davon wie gewohnt seine persönliche Rückmeldung.

Werden auch abgelehnte Anträge gemeldet?
Nein. Diese Benachrichtigungen betreffen ausschließlich die Genehmigung eines Urlaubsantrags.