Maschineneinsatz per Scan starten und beenden

Steht eine Maschine mehrere Tage oder Wochen beim Kunden, musste bisher jeder Einsatztag einzeln erfasst werden. Mit der Start/Stopp-Erfassung wird die Maschine beim Aufstellen einmal gescannt und beim Abholen erneut. Für jeden Tag dazwischen entsteht automatisch ein Eintrag mit dem hinterlegten Tagessatz. Gedacht ist die Funktion vor allem für Trocknungs- und Sanierungsbetriebe.

Voraussetzungen

Die Funktion arbeitet ausschließlich mit Maschinen, für die in den Stammdaten die Abrechnungsart Tagessatz hinterlegt ist. Maschinen, die nach Stunden, Kilometern oder Zählerstand abgerechnet werden, lassen sich nicht per Start/Stopp erfassen. Außerdem benötigt der Mitarbeiter Zugriff auf den Bereich Maschinen.

Funktion aktivieren

Die Start/Stopp-Erfassung ist im Auslieferungszustand ausgeschaltet und wird einmalig für den gesamten Betrieb freigeschaltet. Diese Einstellung ist Vorgesetzten vorbehalten.

Im Verwaltungssystem den Bereich Maschinen öffnen
In der Button-Leiste auf Maschineneinsatz per Scan klicken (Zahnrad-Symbol)
Den Schalter Start/Stopp-Erfassung per Scan in der App aktivieren einschalten

Button-Leiste im Bereich Maschinen mit den Schaltflächen Maschineneinsatz per Scan und Laufende Einsätze

Die Änderung wird sofort gespeichert. Danach steht die Funktion allen Mitarbeitern des Betriebs zur Verfügung.

Einstellungsfenster Maschineneinsatz per Scan mit aktiviertem Schalter Start/Stopp-Erfassung per Scan in der App aktivieren

Einsatz in der App starten

Nach dem Aktivieren erscheint in der App im Bereich Maschinen die Schaltfläche Maschineneinsatz starten/beenden.

Maschine scannen antippen und den Barcode beziehungsweise QR-Code am Gerät erfassen
Das Projekt auswählen, auf dem die Maschine steht
Mit Einsatz starten bestätigen

Das System erkennt beim Scannen selbst, ob ein Einsatz gestartet oder beendet werden soll: Läuft für die Maschine bereits ein Einsatz, wird das Beenden angeboten. Ein Umschalten zwischen zwei Modi ist nicht nötig.

Unter dem Scan-Button listet die App alle Geräte, die im Betrieb gerade draußen stehen, mit Projekt und Startdatum.

Übersicht Maschineneinsätze in der App mit einem laufenden Einsatz, Projektname, Startdatum und den Schaltflächen beenden und verwerfen

Einsatz beenden

Beim Abholen wird die Maschine erneut gescannt. Alternativ lässt sich der Einsatz in der Liste der laufenden Einsätze direkt über beenden abschließen. Das Enddatum steht auf dem heutigen Tag und kann angepasst werden, falls das Gerät bereits früher abgeholt wurde.

Dialog Einsatz beenden in der App mit Maschinenname, Projekt und dem änderbaren Feld Enddatum

Anschließend entsteht für jeden Tag von Start bis Ende ein Maschineneintrag mit dem Tagessatz aus den Stammdaten. Diese Einträge stehen wie gewohnt im Projekt zur Verfügung und können abgerechnet werden.

Laufende Einsätze im Verwaltungssystem

Im Bereich Maschinen führt die Schaltfläche Laufende Einsätze zu einer Übersicht aller Geräte, die derzeit draußen stehen. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Einsätze gerade laufen.

Übersicht der laufenden Maschineneinsätze mit Spalten Maschine, Projekt, Gestartet von, Start, Tage bisher und den Schaltflächen beenden und verwerfen

Die Liste zeigt je Einsatz die Maschine, das Projekt, den Mitarbeiter, der den Einsatz gestartet hat, das Startdatum und die bisher aufgelaufenen Tage. Über beenden wird der Einsatz mit dem gewählten Enddatum abgeschlossen. verwerfen beendet ihn ohne jeden Eintrag, etwa wenn versehentlich gestartet wurde.

Zusammenarbeit im Team

Ein Einsatz gehört dem Betrieb, nicht nur dem Mitarbeiter, der ihn gestartet hat. Wer ein Gerät abholt, ist selten derselbe, der es aufgestellt hat. Deshalb sehen alle Mitarbeiter mit Maschinen-Berechtigung sämtliche laufenden Einsätze und können sie beenden. Bei Einsätzen von Kollegen wird angezeigt, wer den Einsatz gestartet hat. Auf den erzeugten Tageseinträgen erscheint weiterhin der Mitarbeiter, der den Einsatz begonnen hat.

Pro Maschine kann immer nur ein Einsatz gleichzeitig laufen. Wird versucht, eine bereits laufende Maschine erneut zu starten, nennt die Meldung den Namen des Kollegen und das Startdatum.

Arbeiten ohne Internetverbindung

Geräte stehen häufig im Keller oder Rohbau, wo kein Empfang besteht. Starten und Beenden funktioniert dort trotzdem. Die App zeigt den zuletzt bekannten Stand, merkt sich die Aktion und überträgt sie automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Bis dahin ist der Einsatz mit dem Hinweis wird übertragen gekennzeichnet.

Das Startdatum wird dabei mitgeschickt. Die Miettage zählen also ab dem Tag, an dem das Gerät tatsächlich aufgestellt wurde, und nicht erst ab dem Zeitpunkt der Übertragung.

Häufige Fragen

Warum erscheint die Schaltfläche in der App nicht?

Entweder ist die Funktion für den Betrieb noch nicht aktiviert, oder der Mitarbeiter hat keinen Zugriff auf den Bereich Maschinen. Die Aktivierung erfolgt im Verwaltungssystem unter Maschinen über Maschineneinsatz per Scan.

Warum lässt sich für eine Maschine kein Einsatz starten?

Die Start/Stopp-Erfassung ist nur für Maschinen mit der Abrechnungsart Tagessatz möglich. Die Abrechnungsart wird in den Stammdaten der Maschine hinterlegt.

Ein Gerät wurde nie zurückgescannt. Was nun?

Der Einsatz lässt sich im Verwaltungssystem unter Maschinen über Laufende Einsätze mit dem passenden Enddatum beenden. Ist gar kein Eintrag gewünscht, beendet verwerfen den Einsatz ohne Tageseinträge. Das gilt auch, wenn der Mitarbeiter, der den Einsatz gestartet hat, nicht mehr im Betrieb ist.

Wie viele Tage kann ein Einsatz umfassen?

Ein Einsatz kann bis zu 366 Tage abdecken. Bei einem längeren Zeitraum erscheint eine Meldung, damit nicht versehentlich eine sehr große Zahl an Einträgen entsteht.

Ändern sich bestehende Erfassungsarten?

Nein. Die Erfassung nach Stunden, Kilometern und Zählerstand bleibt unverändert, ebenso die Möglichkeit, im Verwaltungssystem mehrere Tage direkt beim Anlegen eines Maschinenaufwands zu erfassen. Der bisherige Maschinen-Scan in Rapport und Bautagebuch bleibt ebenfalls bestehen.