Kunden automatisch über neue Dokumente informieren

Legen Sie ein Dokument im Kundenbereich eines Projekts ab - zum Beispiel eine Abschlagsrechnung -, kann der Kunde darüber automatisch per Push-Benachrichtigung und E-Mail informiert werden. So erfährt er zeitnah von neuen Unterlagen, ohne dass Sie ihn zusätzlich separat kontaktieren müssen.

Wie funktioniert die Benachrichtigung?

Sobald Sie ein Dokument hochladen, das für den Kunden sichtbar ist, erhält dieser eine Push-Benachrichtigung in seinem Kundenbereich sowie eine E-Mail mit einem Hinweis auf das neue Dokument. Voraussetzung ist, dass für Ihren Betrieb der Kundenbereich gebucht ist und für den Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Interne Ablagen wie die Personalakte oder rein interne Kundendokumente lösen grundsätzlich keine Benachrichtigung aus - hier entscheidet der Dokumenttyp, nicht die Checkbox.

Beim Hochladen einer neuen Datei

Wenn Sie im Projektdetail unter dem Reiter "Dokumente" eine neue Datei per Drag & Drop oder über den Button "Dateien hochladen" ablegen, öffnet sich ein Dialog. Darin finden Sie zusätzlich zur bekannten Frage nach der Mitarbeiter-Benachrichtigung die Checkbox "Kunde über die neue Datei informieren". Sie ist standardmäßig angehakt.

Ist die Checkbox angehakt, wird die Datei automatisch für den Kunden sichtbar gemacht und die Benachrichtigung verschickt. Entfernen Sie das Häkchen, bleibt das Dokument zunächst nur intern sichtbar.

Bei nachträglicher Freigabe eines bestehenden Dokuments

Liegt eine Datei bereits im System und Sie geben sie erst später über das Kontextmenü "Berechtigungen anpassen" für den Kunden frei (Schalter "Im Kundenbereich für den Kunden einsehbar"), löst auch das die Benachrichtigung aus - genau wie beim direkten Hochladen mit angehakter Checkbox.

Drosselung bei mehreren Dokumenten

Damit ein Kunde nicht mit mehreren Benachrichtigungen hintereinander überschüttet wird, gilt pro Projekt eine kurze Wartezeit von wenigen Minuten zwischen zwei Benachrichtigungen. Legen Sie mehrere Dateien kurz hintereinander in demselben Projekt ab, erhält der Kunde eine gesammelte Benachrichtigung statt vieler einzelner. Dokumente in unterschiedlichen Projekten desselben Kunden werden davon nicht beeinflusst - für jedes Projekt gilt die Wartezeit einzeln.

Häufige Fragen

Warum bekommt mein Kunde keine Benachrichtigung, obwohl ich ein Dokument hochgeladen habe?
Prüfen Sie, ob für Ihren Betrieb der Kundenbereich gebucht ist, ob für den Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und ob die Checkbox "Kunde über die neue Datei informieren" beim Hochladen angehakt war. Interne Dokumenttypen (z. B. Personalakte) lösen grundsätzlich keine Benachrichtigung aus.

Kann ich die Benachrichtigung nachträglich noch auslösen?
Ja. Geben Sie das Dokument über den Berechtigungs-Dialog nachträglich für den Kunden frei - die Benachrichtigung wird dann in diesem Moment verschickt.

Bekommt der Kunde bei jedem Dokument eine eigene E-Mail?
Bei mehreren Dokumenten innerhalb weniger Minuten im selben Projekt erhält der Kunde nur eine Benachrichtigung, keine Flut einzelner E-Mails.

Funktioniert das auch im Kunden-Briefkasten?
Ja. Legen Sie ein Dokument im Kunden-Briefkasten ab, das für den Kunden bestimmt ist (z. B. eine Rechnung), wird er ebenfalls per Push und E-Mail informiert.