Tageszulage und Wegzeit-Entschädigung an DATEV übertragen

Die Tageszulage und die Wegzeit-Entschädigung (auch Fahrgeld oder Sitzgeld genannt) können direkt mit dem DATEV-Export übertragen werden. Das Lohnbüro muss die Beträge dann nicht mehr von Hand nachtragen.

Voraussetzungen

• Die DATEV-Schnittstelle ist eingerichtet und Ihre Einstellungs-Gruppe nutzt das Export-Format Lohn & Gehalt. Die LODAS-Formate haben kein Feld für Geldbeträge, dort werden die beiden Zulagen nicht übertragen.
• Für die Tageszulage: Die Tageszulage ist in den Einstellungen aktiviert und beim Mitarbeiter ist ein Tagessatz hinterlegt.
• Für die Wegzeit-Entschädigung: Es sind Wegzeit-Staffeln oder feste Wegzeit-Entschädigungen bei Projekten hinterlegt.
• Der Mitarbeiter hat eine Personal-Nummer und ist nicht als „in DATEV-Export ignorieren“ markiert.

Lohnart hinterlegen

• Klicken Sie auf Admin und dann auf DATEV-Einstellungen.
• Öffnen Sie die gewünschte Einstellungs-Gruppe, zum Beispiel „Lohnmitarbeiter“.
• In der Tabelle Lohnarten-Zuordnung finden Sie am Ende die Zeilen Tageszulage und Wegzeit-Entschädigung.
• Tragen Sie im Feld DATEV-Lohnart jeweils die Nummer ein, die Ihr Lohnbüro für diese Zulage verwendet. Die Eingabe wird automatisch gespeichert.

Ohne eingetragene Lohnart wird die jeweilige Zulage nicht übertragen. Der übrige Export läuft davon unabhängig normal weiter.

Was im Export ankommt

Pro Mitarbeiter und Monat entsteht je Zulage eine zusätzliche Zeile mit dem Eurobetrag und der hinterlegten Lohnart. Die Zeile steht auf dem letzten Tag des Monats und zählt nicht als Arbeitstag.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat im September an 7 Tagen Anspruch auf eine Tageszulage von 5,00 € und an 2 Tagen auf eine Wegzeit-Entschädigung von 12,00 €. Im Export stehen dann 35,00 € mit der Lohnart der Tageszulage und 24,00 € mit der Lohnart der Wegzeit-Entschädigung.

Vor dem Herunterladen können Sie das prüfen: In der Zeiterfassung unter Auswertung den Monat wählen, oben auf Exporte und DATEV-Export klicken, dann auf Export-Vorschau. Im Reiter Export-Daten sehen Sie alle Zeilen, die übertragen werden.

Häufige Fragen

Woher kommt der Betrag der Wegzeit-Entschädigung?
Es ist genau die Summe, die in der Auswertung der Zeiterfassung in der Spalte „Wegzeit-Entschädigung“ steht, also aus den km-Staffeln und den festen Beträgen der Projekte. Ist die Einstellung „Nur eine Wegzeit-Entschädigung pro Mitarbeiter und Tag“ aktiv, gilt sie auch im Export.

Ich sehe die Zeilen „Tageszulage“ oder „Wegzeit-Entschädigung“ nicht in der Lohnarten-Zuordnung.
Die Zeilen erscheinen nur, wenn die jeweilige Funktion genutzt wird und die Einstellungs-Gruppe das Format „Lohn & Gehalt“ hat. Prüfen Sie beides in den Einstellungen.

Wir rechnen über mehrere Einstellungs-Gruppen ab.
Die Lohnart wird je Gruppe hinterlegt. Tragen Sie sie in jeder Gruppe ein, deren Mitarbeiter die Zulage erhalten sollen.

Gehen die Lohnarten beim Excel-Austausch mit dem Steuerberater verloren?
Nein. Fehlen die beiden Zeilen in einer älteren Excel-Datei, bleiben die bereits hinterlegten Lohnarten beim Einlesen erhalten.