Abteilungsleiter per Push über neue Abwesenheiten der eigenen Abteilung informieren

Das Verwaltungssystem kann Ihre Abteilungsleiter per Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone informieren, sobald für einen Mitarbeiter ihrer Abteilung eine neue Abwesenheit eingetragen wird, zum Beispiel eine Krankmeldung. Die Benachrichtigung erfolgt abteilungsspezifisch: Jeder Abteilungsleiter erfährt nur von den Abwesenheiten seines eigenen Teams.

Wozu dient diese Funktion?

Ein Beispiel: Der Leiter der Abteilung Vertrieb betreut sechs Mitarbeiter, im Lager arbeiten dreißig. Meldet sich ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb krank, soll der Vertriebsleiter das sofort wissen. Über Krankmeldungen aus dem Lager möchte er dagegen nicht benachrichtigt werden.

Genau das regelt diese Einstellung. Sie lässt sich pro Abteilung getrennt ein- oder ausschalten.

Wo finde ich die Einstellung?

• Öffnen Sie oben das Menü Admin.
• Klicken Sie im Bereich Standards auf Abteilungen.
• Wählen Sie die gewünschte Abteilung aus der Liste aus.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Abteilungsleiter bekommt eine Push-Benachrichtigung bei neuen Abwesenheiten (z. B. Krankmeldungen)".

Die Änderung wird automatisch gespeichert. Ein separater Speichern-Schritt ist nicht erforderlich. Wiederholen Sie die Schritte für jede Abteilung, in der die Benachrichtigung gewünscht ist.

Wer erhält die Benachrichtigung?

Die Push-Benachrichtigung geht an die Abteilungsleiter der jeweiligen Abteilung. Wer als Abteilungsleiter gilt, legen Sie auf derselben Seite weiter unten im Abschnitt „Abteilungsleiter" fest. Dort können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter hinterlegen.

Damit die Benachrichtigung ankommt, muss der Abteilungsleiter in der App auf seinem Smartphone angemeldet sein und Push-Benachrichtigungen erlauben.

Wann wird benachrichtigt?

• Bei jeder neuen Abwesenheit eines Mitarbeiters der Abteilung, unabhängig von der Abwesenheitsart (z. B. Krank, Kinderkrankentage oder Abbau Überstunden).
• Egal, wo sie eingetragen wird: vom Mitarbeiter selbst in der App, vom Büro im Verwaltungssystem oder über die Plantafel.
• Bei einer Serie (z. B. eine Abwesenheit, die vier Wochen lang jeden Montag stattfindet) kommt nur eine Benachrichtigung mit dem gesamten Zeitraum, nicht eine pro Termin.
• Für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig (z. B. „Abbau Überstunden“ am Brückentag für das ganze Team): Der Abteilungsleiter erhält eine gemeinsame Benachrichtigung, etwa „Neu: 5 Mitarbeiter – Abbau Überstunden“, mit den Namen der betroffenen Mitarbeiter seiner Abteilung.
• Nicht benachrichtigt wird, wer die Abwesenheit selbst einträgt. Trägt der Abteilungsleiter zum Beispiel eine Krankmeldung für seinen Mitarbeiter ein, erhält er dazu keine Benachrichtigung.
• Abwesenheiten von Mitarbeitern anderer Abteilungen lösen keine Benachrichtigung aus.

Abgrenzung zu den anderen Benachrichtigungen

• E-Mail an Abteilungsleiter: Das Kontrollkästchen „Abteilungsleiter bekommt Mails bei neuen Krankmeldungen und Urlaubsanträgen" direkt darüber verschickt E-Mails. Beide Einstellungen sind unabhängig voneinander und lassen sich kombinieren.
• Push für den gesamten Betrieb: Unter „Einstellungen" im Reiter „Benachrichtigungen" können Sie im Feld „Neue Abwesenheit: Push-Benachrichtigung an folgende Mitarbeiter" Personen hinterlegen, die über die Abwesenheiten aller Mitarbeiter informiert werden. Steht ein Abteilungsleiter in beiden Einstellungen, erhält er trotzdem nur eine Benachrichtigung.
• Push je Abwesenheitsart: Unter „Admin" → „Abwesenheiten" lassen sich über „Benachrichtigungen" Empfänger für eine bestimmte Abwesenheitsart festlegen.
• Urlaubsanträge sind von dieser Einstellung nicht betroffen.

Häufige Fragen

Ein Abteilungsleiter erhält keine Benachrichtigung. Woran kann das liegen?
Prüfen Sie, ob das Kontrollkästchen in der richtigen Abteilung aktiviert ist, ob der betroffene Mitarbeiter dieser Abteilung zugeordnet ist und ob der Abteilungsleiter im Abschnitt „Abteilungsleiter" hinterlegt ist. Außerdem muss er in der App angemeldet sein und Push-Benachrichtigungen erlauben. Hat er die Abwesenheit selbst eingetragen, erhält er bewusst keine Benachrichtigung.

Kommt die Benachrichtigung auch abends oder am Wochenende?
Ist unter „Einstellungen" im Reiter „Benachrichtigungen" die Option „Push-Benachrichtigungen außerhalb der Arbeitszeit unterdrücken" aktiv, wird die Benachrichtigung zurückgehalten und nachgesendet, sobald der Abteilungsleiter wieder in seiner Arbeitszeit ist.

Kann ein Mitarbeiter Abteilungsleiter mehrerer Abteilungen sein?
Ja. Er erhält dann Benachrichtigungen aus allen Abteilungen, in denen er als Abteilungsleiter hinterlegt ist und das Kontrollkästchen aktiviert ist.

Erfährt der Abteilungsleiter auch von geänderten oder gelöschten Abwesenheiten?
Nein, die Benachrichtigung wird nur beim Eintragen einer neuen Abwesenheit verschickt.