Rapporte nach der Kundenunterschrift sperren

Sie können festlegen, dass ein Rapport nicht mehr geändert werden kann, sobald Ihr Kunde ihn unterschrieben hat. So bleibt der Inhalt genau so erhalten, wie er unterschrieben wurde – im Verwaltungssystem und in der Smartphone-App.

Wo finde ich die Einstellung?

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen.
• Wechseln Sie in den Reiter Rapporte.
• Wählen Sie bei Rapporte nach Kundenunterschrift sperren eine der drei Möglichkeiten aus. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Die Einstellung finden Sie außerdem im Rapport-Konfigurator. Sie gilt jeweils für Ihren gesamten Betrieb.

Die drei Möglichkeiten

• Nein, unterschriebene Rapporte bleiben bearbeitbar: Standard. Es ändert sich nichts gegenüber dem bisherigen Verhalten.
• Ja, für Mitarbeiter: Mitarbeiter können einen unterschriebenen Rapport nicht mehr ändern. Admins und Vorgesetzte dürfen weiterhin Korrekturen vornehmen.
• Ja, für alle: Auch Admins und Vorgesetzte können einen unterschriebenen Rapport nicht mehr ändern. Für eine Korrektur muss zuerst die Kunden-Unterschrift gelöscht werden (siehe unten).

Mit der vorhandenen Option Sperren nur in der App anwenden gilt die Variante „Ja, für Mitarbeiter“ nur in der Smartphone-App – im Verwaltungssystem bleiben die Rapporte dann bearbeitbar. Die Variante „Ja, für alle“ gilt immer im Verwaltungssystem und in der App.

Was ist bei einem gesperrten Rapport nicht mehr möglich?

• Felder des Rapports ändern (z.B. Leistungsbeschreibung, Behinderungen, Projekt, Datum)
• Zeiten, Material, Maschinen, Fahrzeuge und Leistungen hinzufügen, ändern oder löschen
• Checklisten, Fotos und Dokumente hinzufügen oder löschen
• Den Rapport löschen

Im Verwaltungssystem sehen Sie oben im Rapport einen Hinweis, die Felder sind ausgegraut und die Schaltflächen zum Ändern werden ausgeblendet. In der Smartphone-App erscheint bei einem gesperrten Rapport keine Schaltfläche bearbeiten mehr.

Was bleibt trotz Sperre möglich?

• PDF ansehen, herunterladen und versenden
• Den Rapport abrechnen und als abgerechnet markieren
• Preise nachtragen
• Freigaben und die Übernahme in die Zeiterfassung
• Eine noch fehlende Mitarbeiter-Unterschrift nachtragen

Einen gesperrten Rapport doch noch ändern

Muss ein unterschriebener Rapport korrigiert werden, löscht ein Admin oder Vorgesetzter die Kunden-Unterschrift:

• Rapport im Verwaltungssystem öffnen.
• Im Bereich Unterschrift Kunde auf Unterschrift löschen klicken und bestätigen.
• Der Rapport ist danach wieder bearbeitbar. Lassen Sie ihn nach der Korrektur erneut vom Kunden unterschreiben.

Ist die Sperre eingeschaltet, sehen Mitarbeiter ohne Vorgesetzten-Rechte die Schaltfläche Unterschrift löschen nicht.

Häufige Fragen

Gilt die Sperre auch für Rapporte, die schon vor dem Einschalten unterschrieben wurden?
Ja. Sobald Sie die Sperre einschalten, gilt sie für alle Rapporte mit Kunden-Unterschrift – auch für ältere.

Was passiert mit Fotos, die direkt beim Unterschreiben in der App aufgenommen wurden?
Diese Fotos gehören zum Rapport und werden ganz normal mitgespeichert. Erst danach greift die Sperre.

Ein Mitarbeiter hatte den Rapport in der App schon geöffnet, als der Kunde unterschrieben hat. Was passiert beim Speichern?
Die Änderung wird nicht übernommen. Aktuelle App-Versionen zeigen dazu den Hinweis „nicht gespeichert“ mit dem Grund an.

Zählt auch die Unterschrift des Mitarbeiters?
Nein. Die Sperre richtet sich nur nach der Unterschrift des Kunden.

Wie hängt die Einstellung mit „Rapporte sperren nach X Tagen“ zusammen?
Beide Sperren sind unabhängig voneinander und lassen sich kombinieren. Die Sperre nach X Tagen richtet sich nach dem Alter des Rapports, die Sperre nach Kundenunterschrift nach der Unterschrift.