Lieferscheine im Projekt hochladen und automatisch auslesen lassen

Lieferscheine können als PDF oder Foto direkt im Projekt abgelegt werden. Das System liest Lieferant, Lieferschein-Nummer, Datum, Bauvorhaben und alle gelieferten Artikel automatisch aus. Die Daten stehen anschließend im Projekt übersichtlich zur Verfügung und lassen sich prüfen und korrigieren.

Funktion einschalten

Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. So aktivieren Sie sie:

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Bereich "Admin" und dort "App-Funktionen".
• Wählen Sie in der Zeile "Lieferscheine" beim Status "nur im Verwaltungssystem anzeigen" aus. Die Funktion steht nur im Verwaltungssystem zur Verfügung.
• Alternativ können Sie einzelnen Mitarbeitern unter "Admin" → "Nutzer-Rollen" das Recht "Lieferscheine" geben.

Lieferschein hochladen

• Öffnen Sie das gewünschte Projekt und wechseln Sie in den Reiter "Lieferscheine".
• Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien auf die Fläche "Lieferschein hierhin ziehen" oder klicken Sie auf die Fläche und wählen Sie die Dateien aus. Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und WEBP bis 20 MB je Datei.
• Die Zeile erscheint zunächst mit dem Status "wird ausgelesen". Nach etwa 20 bis 40 Sekunden wechselt sie von selbst auf "ausgelesen" oder "bitte prüfen".

In der Liste sehen Sie Lieferdatum, Lieferant, Lieferschein-Nr., Bauvorhaben und die Anzahl der Artikel. Die Datei liegt zusätzlich im Reiter "Dokumente" im Ordner "Lieferscheine".

Angaben prüfen und bearbeiten

Klicken Sie in der Zeile auf "bearbeiten". Links sehen Sie den Lieferschein, rechts die erkannten Angaben mit allen Positionen.

• Felder wie Lieferant, Lieferschein-Nr., Lieferdatum, Bestell-Nr. / Kommission und Bauvorhaben können Sie direkt ändern.
• Mit "Position hinzufügen" ergänzen Sie fehlende Artikel, über das rote Kreuz entfernen Sie eine Zeile.
• Mit "speichern" übernehmen Sie Ihre Änderungen.
• Mit "erneut auslesen" werden die Positionen neu erkannt. Von Hand geänderte Kopfdaten bleiben dabei erhalten.

Bei der Menge sind nur Zahlen möglich. Ein Wert wie "zwei" wird nicht gespeichert, stattdessen erscheint ein Hinweis, dass die Menge keine gültige Zahl ist.

Doppelt erfasste Lieferscheine

• Gleiche Datei: Laden Sie genau dieselbe Datei noch einmal hoch, wird sie nicht erneut angelegt. Eine Meldung nennt, wann und in welchem Projekt der Lieferschein bereits erfasst ist.
• Andere Datei, gleicher Lieferschein: Stimmen Lieferschein-Nr. und Lieferant überein, zum Beispiel bei einem Foto und einem PDF desselben Lieferscheins, markiert die Liste die Zeile mit dem roten Feld "möglicherweise doppelt".

Unter "Gelieferte Artikel gesamt" fasst das System die Mengen je Artikel für das ganze Projekt zusammen. Steht ein möglicher Doppel im selben Projekt, erscheint dort ein Hinweis, dass die Mengen eventuell mehrfach gezählt sind.

Lieferschein löschen

Im Fenster "bearbeiten" entfernt der Button "Lieferschein löschen" den Lieferschein samt zugehöriger Datei aus den Projekt-Dokumenten. Das dürfen Vorgesetzte oder der Mitarbeiter, der den Lieferschein hochgeladen hat.

Häufige Fragen

Ich sehe den Reiter "Lieferscheine" nicht.
Prüfen Sie unter "Admin" → "App-Funktionen", ob die Zeile "Lieferscheine" auf "nur im Verwaltungssystem anzeigen" steht, oder ob der Mitarbeiter über "Nutzer-Rollen" das Recht "Lieferscheine" hat.

Eine Datei enthält mehrere Lieferscheine. Was passiert?
Ausgelesen wird nur der erste. Das System weist darauf hin, dass die Datei vermutlich mehrere Lieferscheine enthält. Laden Sie die übrigen bitte einzeln hoch.

Es steht "bitte prüfen" statt "ausgelesen".
Das System war sich bei einzelnen Angaben unsicher, zum Beispiel weil das Dokument nicht wie ein Lieferschein aussieht oder keine Artikel erkannt wurden. Öffnen Sie die Zeile über "bearbeiten", lesen Sie den Hinweis und korrigieren Sie die Angaben.

Wird der Lieferschein dem Projekt automatisch zugeordnet?
Der Lieferschein liegt in dem Projekt, in dem Sie ihn hochgeladen haben. Das ausgelesene Bauvorhaben wird als Angabe vom Lieferschein zusätzlich angezeigt.