Lieferscheine: gelieferte Mengen mit verbuchtem Material abgleichen

Im Reiter "Lieferscheine" eines Projekts sehen Sie je Material, wie viel geliefert wurde, wie viel Ihre Mitarbeiter davon bereits verbucht haben und was noch übrig ist. So erkennen Sie auf einen Blick, was noch auf der Baustelle liegt und ob nachbestellt werden muss.

Voraussetzung

• Die Funktion "Lieferscheine" ist eingeschaltet und die Lieferscheine bzw. Auftragsbestätigungen sind im Projekt hochgeladen. Wie das geht, beschreibt der Artikel "Lieferscheine im Projekt hochladen und automatisch auslesen lassen".
• Die Mitarbeiter buchen ihr Material wie gewohnt über Rapport, Bautagebuch, Zeiterfassung, eigene Formulare oder direkt im Projekt, und zwar mit einem Material aus dem Materialstamm.

Die Übersicht "Geliefert / Verbucht / Rest"

Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie in den Reiter "Lieferscheine". Unter der Liste der Belege steht der Bereich "Gelieferte Artikel gesamt".

• Geliefert: die Summe aller Lieferscheine des Projekts für dieses Material.
• Verbucht: das Material, das Ihre Mitarbeiter auf dieses Projekt gebucht haben.
• Rest: geliefert minus verbucht. Ein roter Wert bedeutet, dass mehr verbucht als geliefert wurde, zum Beispiel weil Material zusätzlich aus dem Lager kam.
• Belege: aus wie vielen Lieferscheinen bzw. Auftragsbestätigungen die gelieferte Menge stammt.

Beispiel: Geliefert wurden 4 Eimer Dispersionsfarbe à 12,5 l, verbucht wurden 10 l. Ist am Material unter "Inhalt je Verkaufseinheit" 12,5 hinterlegt, rechnet das System die Eimer in Liter um und zeigt einen Rest von 40 l an.

Positionen einem Material zuordnen

Damit gelieferte und verbuchte Mengen zusammenpassen, muss jede Position des Lieferscheins einem Material aus Ihrem Materialstamm zugeordnet sein. Klicken Sie dazu beim Beleg auf "bearbeiten". Unter jeder Position steht der Bereich "Material" mit einem von drei Zuständen:

• Grün "Im Materialstamm": Die Position ist zugeordnet. Das System erkennt das Material automatisch über die Artikel-Nr., die Lieferanten-Artikel-Nr. oder die EAN. Mit "ändern" wählen Sie ein anderes Material.
• "Bereits im Stamm": Das System hat ein passendes Material gefunden, aber nicht sicher zugeordnet. Mit "übernehmen" bestätigen Sie den Vorschlag, mit "anpassen" wählen Sie ein anderes. Bei mehreren Vorschlägen übernimmt der Button "alle … Vorschläge übernehmen" oben alle auf einmal.
• Grau "Nicht im Materialstamm": Mit "zuordnen" suchen Sie das passende Material aus dem Materialstamm. Gibt es das Material noch nicht, legen Sie es mit "als Material speichern" direkt an.

Klicken Sie zum Schluss auf "speichern". Positionen ohne Zuordnung erscheinen in der Übersicht unter "Ohne Zuordnung zum Materialstamm". Für sie lässt sich kein Rest berechnen.

Das System lernt mit

Ordnen Sie eine Position von Hand zu, merkt sich das System die Artikel-Nr. des Lieferanten am Material, sofern dort noch keine hinterlegt ist. Der nächste Lieferschein dieses Lieferanten wird dann automatisch zugeordnet. Ihre Zuordnung bleibt auch erhalten, wenn Sie den Beleg erneut auslesen lassen.

Auftragsbestätigungen

Auftragsbestätigungen zählen in der Übersicht als geliefert und sind mit "laut Auftragsbestätigung" gekennzeichnet. Sobald der Lieferschein zur selben Bestellung im Projekt liegt, zählt nur noch der Lieferschein. Die Menge wird also nicht doppelt gezählt.

Häufige Fragen

Beim Rest steht nur ein Strich.
Geliefert und verbucht wurde in unterschiedlichen Einheiten, zum Beispiel Rollen und m². Die abweichende Menge steht als "zusätzlich …" darunter. Hinterlegen Sie am Material "Inhalt je Verkaufseinheit", wenn sich die Einheiten umrechnen lassen, oder buchen Sie in derselben Einheit, in der geliefert wurde.

Ein verbuchtes Material taucht nicht auf.
Die Übersicht zeigt nur Material, das auch geliefert wurde. Buchungen ohne Material aus dem Materialstamm (nur Freitext) können nicht zugeordnet werden. Darauf weist ein Hinweis unter der Tabelle hin.

Eine Lieferung erscheint doppelt, einmal aus der Auftragsbestätigung und einmal aus dem Lieferschein.
Das System erkennt die Zusammengehörigkeit über den Lieferanten und die Bestell-Nr. Prüfen Sie in beiden Belegen über "bearbeiten", ob Lieferant und "Bestell-Nr. / Kommission" übereinstimmen. Gehören beide zusammen, steht in der Liste der Hinweis "Lieferschein vorhanden" bzw. "Auftragsbestätigung vorhanden".

Ich habe eine Position bewusst keinem Material zugeordnet. Wird sie später automatisch überschrieben?
Nein. Wählen Sie unter "zuordnen" den Button "Zuordnung entfernen", bleibt die Position ohne Material, auch nach dem nächsten Speichern oder Auslesen.