Kann ich den Standort (GPS) meines Mitarbeiters bei der Zeiterfassung tracken?

Standardmäßig ist das GPS-Tracking deaktiviert. 

Im Adminbereich unter »Admin --> Einstellungen/Zeiterfassung« können Sie »GPS-Tracking bei Stoppuhr« aktivieren.

Sobald der Mitarbeiter in der Stoppuhr auf "Start" oder "Stopp" klickt, wird der Standort des Mitarbeiters erfasst.

Die Mitarbeiter müssen die »Standort-Freigabe« in der App akzeptieren, sonst funktioniert die Erfassung nicht. 

Fotos links sind iOS, Fotos rechts sind von Android.

Nachträglich kann die »Standort-Freigabe« über »Einstellungen« -> »MeinHandwerker« jederzeit geändert werden.

iOS                                                                                        Android

Wo kann ich mir als Admin den Standort anzeigen lassen?

Im Verwaltungssystem unter »Zeiterfassung« können Sie den aufgezeichneten Standort einsehen.

Der Pin verrät, dass in diesem Zeiteintrag, der Standort mit erfasst wurde.

Durch einen Klick auf den Zeiteintrag, öffnet sich die Detailansicht und unten befindet sich der Start und der Endstandort.

Kann ich das GPS-Tracking zur Pflicht machen?

Sie können das GPS-Tracking für einzelne oder alle Mitarbeiter zur Pflicht machen. Gehen Sie hierfür auf "Mitarbeiter", wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus, scrollen Sie unter "Stammdaten" nach unten zum Punkt "Zeiterfassung". Setzen Sie hier den Haken bei "GPS-Tracking bei Stoppuhr".

Der Mitarbeiter muss nun, wenn er die Stoppuhr nutzen möchte, das GPS-Tracking erlauben 

Wie kann ich mich rechtlich absichern?

In Deutschland muss beim Einsatz von Zeiterfassungssystemen, die den Standort von Mitarbeitern mittels GPS tracken, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachtet werden. 

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter klar, verständlich und leicht zugänglich darüber informieren, welche Daten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.

Das Tracking ist nur rechtmäßig, wenn eine rechtliche Grundlage dafür besteht, z. B. die 

Einwilligung des Mitarbeiters (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Es dürfen nur Daten erfasst werden, die tatsächlich benötigt werden, hier z.B. der Nachweis gegenüber Kunden.

Gibt es einen Betriebsrat, so hat dieser im Falle der Arbeitnehmer-Überwachung ein Mitbestimmungsrecht  (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Dies gilt auch für GPS-basierte Zeiterfassungssysteme.

Die Mitarbeiter haben ein Recht auf Auskunft über die Daten, die zu ihrer Person gespeichert sind, zu erhalten. Ebenso auf Berichtigung falscher Daten und unter bestimmten Umständen auch auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten.

Zur Absicherung empfiehlt sich der Einsatz eines Einverständnisformulars für die Nutzung von GPS-basierten Zeiterfassungssystemen.

Ein entsprechendes Formular finden Sie hier zum Download.