Wie kann man für verschiedene Abteilungen verschiedene Briefpapiere hinterlegen?

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Abteilungen hat, können Sie für jede Abteilung ein eigenes Briefpapier hinterlegen. Das Briefpapier hängt dabei an der Projekt-Kategorie des Projekts: Legen Sie für jede Abteilung eine Projekt-Kategorie an (zum Beispiel "Abteilung Sanitär" oder "Zimmerei"), hinterlegen Sie dort das Briefpapier und ordnen Sie Ihre Projekte der passenden Kategorie zu.

Schritt 1: Projekt-Kategorie anlegen

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem im Menü "Admin" im Bereich "Standards" den Punkt "Projekt-Kategorien".
• Klicken Sie auf "Projekt-Kategorie hinzufügen" und geben Sie den Namen der Abteilung ein.

Schritt 2: Briefpapier für die Kategorie hochladen

• Öffnen Sie die Projekt-Kategorie.
• Laden Sie beim Feld "separates Briefpapier für diese Kategorie" Ihr Briefpapier als PDF im Format DIN A4 hoch. Der Upload wird automatisch gespeichert.

Schritt 3: Projekte der Kategorie zuordnen

Wählen Sie im Projekt im Feld "Projekt-Kategorie" die passende Abteilung aus.

Wo wird das Briefpapier verwendet?

Alle PDF-Dokumente zu Projekten dieser Kategorie erscheinen mit dem Briefpapier der Kategorie, zum Beispiel Rapporte, Bautagebücher, Abnahmen, Bestellungen und Aufgaben. Hat ein Projekt keine Kategorie oder hat die Kategorie kein eigenes Briefpapier, wird Ihr Standard-Briefpapier verwendet.

Nicht betroffen sind Angebote und Rechnungen. Dafür gilt das Briefpapier aus den Angebots- und Rechnungs-Einstellungen bzw. Ihr Standard-Briefpapier.

Standard-Briefpapier hinterlegen

Ihr Standard-Briefpapier laden Sie unter "Admin" → "Einstellungen" im Reiter "PDF-Exporte" im Abschnitt "Briefpapier" beim Feld "Briefpapier für PDFs" hoch. Mit "Briefpapier ab der 2. Seite ausblenden" erscheint das Briefpapier nur auf der ersten Seite, über "Briefpapier für PDFs (ab Seite 2)" hinterlegen Sie ein eigenes Briefpapier für die Folgeseiten.

Wichtig

Das Briefpapier wird nur verwendet, wenn Sie im Reiter "PDF-Exporte" bei "Wie möchten Sie Ihre PDFs gestalten?" die Variante "Eigenes Briefpapier-PDF" oder "Briefpapier + Logo" gewählt haben. Bei "Standard" und "Nur Firmenlogo" wird kein Briefpapier eingesetzt, auch nicht das der Kategorie.