Optimus-Schnittstelle - Kunden und Projekte importieren

p>Mit der Optimus-Schnittstelle können Sie Ihre Kunden- und Projektdaten aus der Software Optimus in das Verwaltungssystem übertragen. Der Import erfolgt über Excel-Dateien, die Sie aus Optimus exportieren.

Was kann die Optimus-Schnittstelle?

Kunden importieren: Übertragen Sie Ihre Adressdaten aus Optimus
Projekte importieren: Übertragen Sie Ihre Projektdaten aus Optimus
Automatische Zuordnung: Projekte werden automatisch den passenden Kunden zugeordnet
Aktualisierung: Bereits importierte Datensätze werden bei erneutem Import aktualisiert

Voraussetzungen

Damit Sie die Optimus-Schnittstelle nutzen können, gehen Sie auf "Admin" -> "Schnittstellen" und aktivieren Sie die "Optimus-Schnittstelle".

Wo finde ich die Optimus-Schnittstelle?

Sie finden die Import-Funktion im Verwaltungssystem unter:
Admin → Schnittstellen → Optimus-Import

Schritt-für-Schritt: Kunden importieren

Exportieren Sie in Optimus Ihre Adressen als Excel-Datei (.xls oder .xlsx)
Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Optimus-Import
Ziehen Sie die Excel-Datei in das Upload-Feld oder klicken Sie auf "Excel-Datei hochladen"
Das System erkennt automatisch, dass es sich um Kundendaten handelt
Nach erfolgreichem Import erscheint eine Bestätigungsmeldung

Folgende Kundendaten werden importiert:

Adress-ID (zur eindeutigen Zuordnung)
Suchbegriff oder Name
Anrede
Straße
Postleitzahl
Ort

Schritt-für-Schritt: Projekte importieren

Importieren Sie zuerst die Kunden (siehe oben)
Exportieren Sie in Optimus Ihre Projekte als Excel-Datei (.xls oder .xlsx)
Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Optimus-Import
Ziehen Sie die Excel-Datei in das Upload-Feld oder klicken Sie auf "Excel-Datei hochladen"
Das System erkennt automatisch, dass es sich um Projektdaten handelt
Die Projekte werden automatisch den passenden Kunden zugeordnet

Folgende Projektdaten werden importiert:

Projekt-ID (zur eindeutigen Zuordnung)
Projektname
Aktiv-Status
Kundenzuordnung

Wichtige Hinweise

Reihenfolge beachten: Importieren Sie immer zuerst die Kunden, dann die Projekte. Nur so kann die automatische Zuordnung funktionieren.
Doppelte Importe: Wenn Sie dieselbe Datei erneut importieren, werden bestehende Datensätze aktualisiert. Es entstehen keine Duplikate.
Excel-Format: Verwenden Sie Excel-Dateien im Format .xls oder .xlsx. Andere Formate werden nicht unterstützt.

Häufige Fragen

Kann ich die Daten auch wieder zurück nach Optimus übertragen?
Nein, die Schnittstelle funktioniert nur in eine Richtung. Es können Daten aus Optimus importiert werden, aber nicht zurück exportiert.

Was passiert, wenn ein Kunde nicht zugeordnet werden kann?
Projekte können nur importiert werden, wenn der zugehörige Kunde bereits im System vorhanden ist. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die Kundendaten importieren.

Wie oft kann ich den Import durchführen?
Sie können den Import beliebig oft durchführen. Bestehende Datensätze werden dabei aktualisiert.

Werden meine manuell angelegten Kunden und Projekte überschrieben?
Nein, nur Datensätze mit einer Optimus-ID werden beim Import aktualisiert. Manuell angelegte Einträge bleiben unverändert.