BPS-Schnittstelle - Kunden und Projekte aus bps Bau übernehmen

Mit der BPS-Schnittstelle übernehmen Sie Ihre Kunden- und Projektdaten aus Ihrer bps-Bau-Software in das Verwaltungssystem. So pflegen Sie Stammdaten nur an einer Stelle und arbeiten im Verwaltungssystem mit denselben Kunden und Projekten weiter. Es stehen zwei Wege zur Verfügung: die automatische REST-Schnittstelle (bpsAPI) und der manuelle Import über CSV-Dateien.

Wo finde ich die BPS-Schnittstelle?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem das Menü "Admin" und wählen Sie im Bereich Schnittstellen den Punkt "BPS-Schnittstelle". Sehen Sie diesen Punkt nicht, ist die Schnittstelle für Ihren Zugang noch nicht freigeschaltet - wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.

Automatische Übernahme über die REST-Schnittstelle (bpsAPI)

Die REST-Schnittstelle verbindet sich direkt mit Ihrem bps-Bau-Server und übernimmt Kunden und Projekte automatisch. Voraussetzung ist, dass Ihre bps-Bau-Software über die offene Schnittstelle "bpsAPI" von Ihrem Anbieter erreichbar gemacht wurde und Ihnen eine Server-Adresse sowie ein Zugangs-Token vorliegen.

So richten Sie die Verbindung ein:

Tragen Sie im Feld "bps-Server-Adresse (URL)" die Adresse Ihres bps-Bau-Servers ein.
Tragen Sie im Feld "bpsAPI-Token" Ihren persönlichen Zugangs-Token ein.
Klicken Sie auf "speichern".
Prüfen Sie anschließend mit "Verbindung testen", ob die Daten korrekt sind. Bei Erfolg erscheint eine Bestätigung.

Nach dem Speichern werden Ihre Kunden und Projekte automatisch in regelmäßigen Abständen übernommen. Möchten Sie die Übernahme sofort anstoßen, klicken Sie auf "Synchronisation starten". Im Anschluss sehen Sie, wie viele Kunden und Projekte neu angelegt oder aktualisiert wurden.

Welche Daten werden übernommen?

Kunden: Kundennummer, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon und E-Mail-Adresse.
Projekte: Projektnummer, Bezeichnung, zugeordneter Kunde, Kostenstelle und kalkulierte Stunden.

Die Übernahme läuft in eine Richtung: von bps Bau in das Verwaltungssystem. Bestehende Datensätze werden anhand der Kunden- beziehungsweise Projektnummer wiedererkannt und aktualisiert, sodass keine Dubletten entstehen. Projekte, denen kein bekannter Kunde zugeordnet ist, werden übersprungen - importieren Sie daher immer zuerst die Kunden.

Manuelle Übernahme über CSV-Dateien

Alternativ können Sie Kunden und Projekte als CSV-Datei aus bps Bau exportieren und im Verwaltungssystem hochladen. Nutzen Sie dazu auf derselben Seite die Karten "Kunden-Import" und "Projekt-Import":

Laden Sie zuerst über "Kunden-CSV hochladen" Ihre Kundenliste hoch.
Laden Sie danach über "Projekt-CSV hochladen" Ihre Projektliste hoch.

Die Reihenfolge der Spalten in der CSV-Datei ist beliebig - entscheidend sind die Spaltennamen in der ersten Zeile. Für die Kundenliste wird mindestens die Spalte "KUNDENNR" benötigt, für die Projektliste die Spalte "PROJEKTNR".

Erfasste Zeiten an bps Bau zurückgeben

Die im Verwaltungssystem erfassten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter können Sie als CSV-Datei exportieren und in die Nachkalkulation von bps Bau einlesen. Welche Lohnart dabei verwendet wird, legen Sie im Menü "Admin" unter "Lohnarten-Zuordnung" fest.

Häufige Fragen

Muss ich zwischen REST-Schnittstelle und CSV-Import wählen?
Nein. Sie können die automatische REST-Schnittstelle für die Stammdaten nutzen und die Zeiterfassung weiterhin als CSV an bps Bau zurückgeben. Beide Wege lassen sich kombinieren.

Wie oft werden die Daten automatisch übernommen?
Die Übernahme läuft mehrmals täglich automatisch. Über die Schaltfläche "Synchronisation starten" können Sie sie jederzeit zusätzlich manuell auslösen.

Werden bestehende Kunden oder Projekte doppelt angelegt?
Nein. Datensätze werden anhand der Kunden- und Projektnummer wiedererkannt und bei einer erneuten Übernahme aktualisiert statt neu angelegt.

Ein Projekt wurde nicht übernommen - woran liegt das?
Projekte werden übersprungen, wenn ihnen kein im Verwaltungssystem bekannter Kunde zugeordnet ist. Übernehmen Sie zuerst die Kunden und starten Sie die Synchronisation anschließend erneut.

Die Verbindung lässt sich nicht herstellen.
Prüfen Sie über "Verbindung testen", ob Server-Adresse und Token korrekt eingetragen sind. Beide Angaben erhalten Sie von Ihrem bps-Bau-Anbieter. Bleibt das Problem bestehen, wenden Sie sich an den Support.

Werden meine Mitarbeiterstunden über die REST-Schnittstelle übertragen?
Nein. Die REST-Schnittstelle übernimmt ausschließlich Kunden und Projekte aus bps Bau. Für die Rückgabe der erfassten Arbeitszeiten an bps Bau verwenden Sie den CSV-Export.