Hapak Lagerbuchungs-Export - Materialeinträge an Hapak übertragen

Mit dem Hapak Lagerbuchungs-Export können Sie Materialeinträge aus dem System als XML-Datei exportieren und in Hapak Lager einlesen. So lassen sich Lagerbuchungen (Entnahmen und Einlagerungen) digital erfassen und an Hapak übertragen.

Voraussetzungen

Damit der Export funktioniert, müssen folgende Daten gepflegt sein:

Artikelnummer am Produkt (Pflicht): Die Artikelnummer muss dem Barcode bzw. der Materialnummer in Hapak entsprechen
Lieferant am Produkt: Der Lieferantenname sollte die dreistellige Hapak-Lieferantennummer sein (z.B. "001", "123")
Hapak-Projektnummer am Bauvorhaben (optional): Wird als Projektzuordnung in der XML verwendet
Personalnummer am Mitarbeiter (optional): Wird für die Mitarbeiterzuordnung verwendet

So funktioniert der Export

Mitarbeiter scannt Barcode und erfasst Material (z.B. im Rapport, Bautagebuch oder eigenem Formular)
Im Verwaltungsbereich klicken Sie auf den Button Hapak XML Export

Es erscheint eine Vorschau aller Materialeinträge mit Status (exportierbar / nicht exportierbar)
Klicken Sie auf XML herunterladen
Importieren Sie die XML-Datei in Hapak Lager

Was wird exportiert?

Die XML-Datei enthält pro Materialeintrag folgende Informationen:

Zeitstempel: Datum und Uhrzeit der Erfassung
Personalnummer: 5-stellige Mitarbeiternummer (falls vorhanden)
Projektnummer: Hapak-Projektnummer vom Bauvorhaben (falls vorhanden)
Lieferantennummer: 3-stellige Nummer aus dem Lieferantennamen
Artikelnummer: Entspricht dem Barcode
Artikelbezeichnung: Name des Produkts
Menge: Erfasste Menge (positiv = Entnahme, negativ = Einlagerung)

Wichtige Hinweise

Positive Mengen bedeuten eine Entnahme aus dem Lager
Negative Mengen bedeuten eine Einlagerung oder Rückbuchung
Die XML-Datei kann nach erfolgreichem Import in Hapak gelöscht werden
Mehrere Materialeinträge können gesammelt und gemeinsam exportiert werden

Häufige Fragen

Warum wird ein Materialeintrag als "nicht exportierbar" angezeigt?
Mögliche Gründe: Das Produkt hat keine Artikelnummer, oder der Materialeintrag ist mit keinem Produkt verknüpft. Prüfen Sie die Produktdaten und ergänzen Sie die fehlenden Informationen.

Warum ist die Lieferantennummer immer "000"?
Die Lieferantennummer wird aus dem Namen des Lieferanten ermittelt. Dieser muss exakt dreistellig und numerisch sein (z.B. "001", "123"). Prüfen Sie die Lieferantenbezeichnung in den Produktdaten.

Wo finde ich den Hapak XML Export?
Der Export ist überall verfügbar, wo Materialeinträge erfasst werden: im Rapport, Bautagebuch oder eigenen Formularen. Klicken Sie auf den entsprechenden Export-Button.

Kann ich mehrere Exporte zusammenführen?
Ja, Sie können mehrere XML-Dateien nacheinander in Hapak importieren. Die Dateien werden unabhängig voneinander verarbeitet.