Mahnwesen - Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Mit dem Mahnwesen können Sie überfällige Rechnungen systematisch nachverfolgen: von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung. Das System berechnet Verzugszinsen automatisch und stellt fertige Mahntexte bereit.

Mahnwesen aktivieren

Das Mahnwesen muss zunächst in den Rechnungseinstellungen aktiviert werden:

Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen (Zahnrad-Symbol in der Rechnungsübersicht).
Wechseln Sie zum Tab Erweitert.
Aktivieren Sie Mahnwesen aktivieren.
Passen Sie bei Bedarf die Fristen, Mahngebühren und Standard-Mahntexte an.

Nach der Aktivierung erscheint in der Rechnungsübersicht der Button Mahnwesen.

Die Mahnwesen-Übersicht

Die Mahnwesen-Übersicht zeigt alle überfälligen Rechnungen auf einen Blick:

Rechnungsnummer und Kunde/Projekt
Offener Betrag
Tage überfällig — ab 30 Tagen wird die Zahl rot hervorgehoben
Aktuelle Mahnstufe — von "Noch nicht gemahnt" bis "3. Mahnung"
Versandstatus — ob die letzte Mahnung per E-Mail versendet wurde

Wichtig: Mahnungen werden nicht automatisch versendet. Sie erstellen und versenden jede Mahnung manuell, damit Sie die volle Kontrolle behalten.

Die vier Mahnstufen

Das System kennt vier aufeinanderfolgende Mahnstufen:

Zahlungserinnerung: Freundliche Erinnerung ohne Mahngebühr. Standard: 5 Tage nach Fälligkeit.
1. Mahnung: Erste formelle Mahnung mit Mahngebühr. Standard: 14 Tage nach der Erinnerung.
2. Mahnung: Dringendere Aufforderung mit Mahngebühr. Standard: 14 Tage nach der 1. Mahnung.
3. Mahnung (Letzte Mahnung): Letzte Aufforderung mit Hinweis auf Inkasso bzw. gerichtliche Schritte. Standard: 14 Tage nach der 2. Mahnung.

Die Mahnstufen müssen der Reihe nach durchlaufen werden — Sie können keine Stufe überspringen.

Mahnung erstellen

Klicken Sie in der Mahnwesen-Übersicht auf den Button der nächsten Mahnstufe (z.B. "Erinnerung" oder "1. Mahnung").
Im Dialog können Sie folgende Werte anpassen:
- Mahngebühr: Wird automatisch vorgeschlagen — bei der Erinnerung standardmäßig 0, bei Mahnungen je nach Kundentyp (Privatkunde oder Geschäftskunde).
- Neue Zahlungsfrist: Anzahl Tage, die der Kunde noch Zeit hat.
- Anmerkung: Optionaler Zusatztext für die Mahnung.
Bestätigen Sie die Erstellung.

Mahnung versenden

Klicken Sie neben der erstellten Mahnung auf Versenden.
Es öffnet sich ein E-Mail-Dialog mit vorausgefülltem Empfänger, Betreff und Mahntext.
Sie können den Text bei Bedarf anpassen.
Die Mahnung wird als PDF-Anhang mitgesendet.
Klicken Sie auf Mahnung versenden.

Alternativ können Sie das Mahnungs-PDF herunterladen und auf anderem Weg versenden.

Mahngebühren

Die Standard-Mahngebühren können in den Einstellungen konfiguriert werden:

Zahlungserinnerung: Keine Gebühr
Privatkunden: Standardmäßig 2,50 pro Mahnung
Geschäftskunden: Standardmäßig 40,00 pro Mahnung

Das System erkennt automatisch, ob es sich um einen Privat- oder Geschäftskunden handelt (anhand des hinterlegten Firmennamens beim Kunden).

Verzugszinsen

Ab der 1. Mahnung können Verzugszinsen berechnet werden. Die Berechnung erfolgt automatisch nach den gesetzlichen Vorgaben Ihres Landes:

Deutschland: Basiszinssatz + 5% (Privatkunden) bzw. + 9% (Geschäftskunden)
Österreich: 4% fest (Privatkunden) bzw. Basiszinssatz + 9,2% (Geschäftskunden)
Schweiz: 5% fest

Den Basiszinssatz können Sie in den Einstellungen aktualisieren (wird halbjährlich von der Bundesbank veröffentlicht). Alternativ können Sie einen eigenen Verzugszinssatz festlegen.

Mahntexte anpassen

Für jede Mahnstufe gibt es einen Standard-Mahntext, der in den Rechnungseinstellungen (Tab "Erweitert") bearbeitet werden kann. Folgende Platzhalter werden automatisch ersetzt:

{RECHNUNGSNUMMER} — z.B. "RE-2026-00001"
{RECHNUNGSDATUM} — z.B. "15.01.2026"
{FAELLIGKEITSDATUM} — z.B. "29.01.2026"
{BETRAG} — z.B. "1.234,56"

Häufige Fragen

Werden Mahnungen automatisch versendet?
Nein, Sie behalten die volle Kontrolle. Mahnungen müssen manuell erstellt und versendet werden.

Kann ich eine Mahnstufe überspringen?
Nein, die Stufen müssen der Reihe nach durchlaufen werden: Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung.

Was passiert nach der 3. Mahnung?
Das System bietet keine weiteren automatischen Schritte an. Nach der 3. Mahnung müssen Sie selbst entscheiden, ob Sie ein Inkassounternehmen einschalten oder gerichtliche Schritte einleiten.

Kann ich die Mahngebühren auf 0 setzen?
Ja, beim Erstellen jeder Mahnung können Sie die Mahngebühr individuell anpassen, auch auf 0.

Wo sehe ich die Mahnhistorie einer Rechnung?
Öffnen Sie die betreffende Rechnung. In der rechten Seitenleiste finden Sie den Abschnitt "Mahnverlauf" mit allen erstellten Mahnungen, deren Status und Versanddatum.