Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen

Bei größeren Projekten ist es üblich, nicht erst am Ende eine Gesamtrechnung zu stellen, sondern während des Projekts Teilbeträge in Rechnung zu stellen. Dafür gibt es Abschlagsrechnungen und die abschließende Schlussrechnung.

Was sind Abschlagsrechnungen?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Leistungen innerhalb eines laufenden Projekts. Sie können beliebig viele Abschlagsrechnungen für ein Projekt erstellen. Jede Abschlagsrechnung erhält eine eigene fortlaufende Nummer (z.B. "Abschlag 1", "Abschlag 2").

Was ist eine Schlussrechnung?

Die Schlussrechnung ist die Endabrechnung nach Abschluss des Projekts. Sie enthält den Gesamtbetrag aller erbrachten Leistungen und verrechnet die bereits gestellten Abschlagsrechnungen. Der Kunde zahlt nur noch den Restbetrag.

Abschlagsrechnung erstellen

Erstellen Sie eine neue Rechnung für das gewünschte Projekt.
Wählen Sie als Rechnungstyp Abschlagsrechnung.
Wählen Sie die Positionen aus, die Sie mit diesem Abschlag abrechnen möchten.
Erstellen Sie den Entwurf, bearbeiten Sie ihn bei Bedarf und finalisieren Sie die Rechnung.

Die Abschlagsrechnung erhält neben der regulären Rechnungsnummer eine zusätzliche Abschlags-Nummer (z.B. "Abschlag 1"). In der Rechnungsübersicht ist sie mit einem blauen Badge Abschlag gekennzeichnet.

Schlussrechnung erstellen

Erstellen Sie eine neue Rechnung für das Projekt.
Wählen Sie als Rechnungstyp Schlussrechnung. Dieser Typ ist nur verfügbar, wenn bereits mindestens eine Abschlagsrechnung für das Projekt existiert.
Wählen Sie alle noch abzurechnenden Positionen aus.
Das System zeigt Ihnen eine Übersicht der vorhandenen Abschlagsrechnungen mit Beträgen und Zahlungsstatus an.
Erstellen und finalisieren Sie die Rechnung.

Auf der Schlussrechnung werden die bereits gestellten Abschlagsrechnungen mit ihren Steuerbeträgen aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen. Der Kunde sieht genau, welche Abschläge verrechnet wurden und welcher Restbetrag zu zahlen ist.

Abschlagsrechnung in der Rechnungsansicht

Wenn Sie eine Schlussrechnung öffnen, sehen Sie in der rechten Seitenleiste den Abschnitt Abschlagsrechnungen mit:

Links zu allen verknüpften Abschlagsrechnungen
Deren Beträge und Zahlungsstatus
Die Summe aller Abschläge
Den verbleibenden Restbetrag

Typischer Ablauf

Projektbeginn: Erste Arbeiten erledigt → Abschlagsrechnung 1 erstellen
Projektverlauf: Weitere Leistungen erbracht → Abschlagsrechnung 2, 3, ... erstellen
Projektende: Alle Restleistungen → Schlussrechnung erstellen (verrechnet alle Abschläge automatisch)

Häufige Fragen

Kann ich eine Abschlagsrechnung stornieren, die bereits in einer Schlussrechnung verrechnet wurde?
Nein, in diesem Fall müssen Sie zuerst die Schlussrechnung stornieren und dann die Abschlagsrechnung.

Muss ich Abschlagsrechnungen verwenden?
Nein, für die meisten Projekte reicht eine Standardrechnung. Abschlagsrechnungen sind vor allem bei größeren, längerlaufenden Projekten sinnvoll.

Kann ich eine Schlussrechnung ohne Abschlagsrechnungen erstellen?
Nein, der Typ "Schlussrechnung" steht nur zur Verfügung, wenn mindestens eine Abschlagsrechnung für das Projekt existiert. Ohne Abschlagsrechnungen verwenden Sie einfach eine Standardrechnung.

Wie werden die Steuerbeträge der Abschläge verrechnet?
Die Schlussrechnung listet die Netto- und Steuerbeträge jeder Abschlagsrechnung einzeln auf. So ist die steuerlich korrekte Verrechnung für Ihren Steuerberater nachvollziehbar.