Sicherheitseinbehalt und Garantieeinbehalt bei Rechnungen

Bei Bauleistungen behalten Auftraggeber häufig einen Teil der Rechnungssumme als Sicherheit ein, zum Beispiel 5 oder 10 Prozent bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist. Das Verwaltungssystem bildet diesen Sicherheits- beziehungsweise Garantieeinbehalt jetzt direkt auf der Rechnung ab. Sie weisen den Einbehalt aus, der Kunde zahlt zunächst nur den reduzierten Betrag, und Sie geben den Einbehalt später gezielt zur Zahlung frei.

Was ist ein Sicherheitseinbehalt?

Ein Sicherheitseinbehalt (auch Gewährleistungs- oder Garantieeinbehalt genannt) ist ein vereinbarter Prozentsatz der Rechnung, den der Auftraggeber vorläufig einbehält. Erst nach Ablauf einer vereinbarten Frist wird dieser Betrag fällig.

Wichtig: Der Einbehalt ist kein Nachlass und keine Rabattierung. Rechnungssumme (Netto), Mehrwertsteuer und Bruttobetrag bleiben unverändert. Der Einbehalt reduziert ausschließlich den sofort zu zahlenden Betrag. Die vollständige Forderung bleibt bestehen, ein Teil davon ist lediglich gestundet.

Einbehalt für eine einzelne Rechnung festlegen

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die gewünschte Rechnung im Rechnungs-Editor. Unter der Bruttosumme finden Sie das Feld "Sicherheitseinbehalt". Tragen Sie dort den vereinbarten Prozentsatz ein (zum Beispiel 10). Das System berechnet den Einbehalt automatisch und zeigt darunter den "Zahlbetrag" an, also den Bruttobetrag abzüglich des Einbehalts.

Ein Beispiel: Bei einer Rechnung über 2.000 Euro netto (2.380 Euro brutto) und einem Einbehalt von 10 Prozent werden 200 Euro einbehalten. Netto, Mehrwertsteuer und Brutto bleiben unverändert, der Zahlbetrag beträgt 2.180 Euro.

Der Sicherheitseinbehalt ist nur bei Vollrechnungen (normale Rechnungen und Schlussrechnungen) verfügbar, nicht bei Abschlagsrechnungen.

Standardwert für den gesamten Betrieb hinterlegen

Wenn Sie den Einbehalt regelmäßig mit demselben Prozentsatz verwenden, können Sie einen betriebsweiten Standardwert hinterlegen. Öffnen Sie dazu im Verwaltungssystem den Bereich Rechnungen und klicken Sie auf den Button "Einstellungen". Tragen Sie im Feld "Standard-Sicherheitseinbehalt (%)" den gewünschten Prozentsatz ein.

Dieser Wert wird bei neuen Vollrechnungen automatisch vorgeschlagen. Sie können ihn pro Rechnung jederzeit anpassen oder auf 0 setzen.

Der Einbehalt auf dem Rechnungs-PDF

Auf dem Rechnungs-PDF erscheint der Einbehalt als eigene Zeile "abzgl. Sicherheitseinbehalt" unter der Bruttosumme, gefolgt vom finalen "Zahlbetrag". So sieht der Kunde klar, welchen Betrag er jetzt begleichen soll. Ein eventuell vorhandener Zahlungs-QR-Code auf dem PDF enthält ebenfalls den reduzierten Zahlbetrag, sodass beim Einscannen automatisch der richtige Betrag übernommen wird.

Offene Einbehalte im Blick behalten

In der Rechnungsübersicht zeigt eine eigene Kachel "Einbehalte (offen)" die Summe aller noch nicht freigegebenen Einbehalte. Solange ein Einbehalt nicht freigegeben ist, zählt er nicht zum offenen Betrag der Rechnung und wird auch nicht angemahnt.

Einbehalt freigeben

Ist die Gewährleistungsfrist abgelaufen und der Einbehalt fällig, geben Sie ihn gezielt frei. Öffnen Sie die Rechnung in der Detailansicht. Im Bereich "Sicherheitseinbehalt" finden Sie den Button "freigeben". Beim Freigeben geben Sie ein Fälligkeitsdatum für den Einbehalt an (voreingestellt sind 14 Tage).

Nach der Freigabe wird der einbehaltene Betrag zur offenen Forderung. Er kann als Zahlung erfasst und nach seiner Fälligkeit regulär angemahnt werden.

Wurde ein Einbehalt versehentlich freigegeben, lässt sich dies über den Button "Freigabe zurücknehmen" rückgängig machen, solange auf den Einbehalt noch keine Zahlung eingegangen ist.

Häufige Fragen

Verringert der Einbehalt meine Mehrwertsteuer?
Nein. Netto, Mehrwertsteuer und Brutto bleiben unverändert. Der Einbehalt mindert nur den sofort zu zahlenden Betrag, nicht die Steuer und nicht die Rechnungssumme.

Kann ich den Einbehalt bei einer Abschlagsrechnung nutzen?
Nein. Der Sicherheitseinbehalt steht nur bei Vollrechnungen zur Verfügung, also bei normalen Rechnungen und Schlussrechnungen.

Wird eine Rechnung mit Einbehalt als bezahlt markiert, obwohl der Einbehalt noch offen ist?
Ja. Sobald der reduzierte Zahlbetrag beglichen ist, gilt die Rechnung als bezahlt. Der gestundete Einbehalt bleibt gesondert erfasst und wird erst nach seiner Freigabe wieder zur offenen Forderung.

Wird ein nicht freigegebener Einbehalt angemahnt?
Nein. Solange der Einbehalt nicht freigegeben ist, gilt er als gestundet und wird weder als offener Betrag geführt noch angemahnt. Erst nach der Freigabe und dem Erreichen des Fälligkeitsdatums kann er angemahnt werden.

Kann ich den Prozentsatz pro Rechnung unterschiedlich wählen?
Ja. Der betriebsweite Standardwert ist nur ein Vorschlag. In jeder einzelnen Rechnung können Sie den Einbehalt anpassen oder ganz entfernen.