Arbeitsmittelverwaltung - Firmeneigentum digital verwalten

Mit der Arbeitsmittelverwaltung können Sie Firmeneigentum wie Laptops, Tablets, Smartphones, Werkzeuge und Schlüssel zentral erfassen, Mitarbeitern zuordnen und den Überblick über den Verbleib aller Gegenstände behalten. Die Funktion steht Ihnen sowohl im Verwaltungssystem als auch in der mobilen App zur Verfügung.

Was sind Arbeitsmittel?

Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die Ihre Firma an Mitarbeiter ausgibt – zum Beispiel:

Laptops, Tablets und Smartphones
Monitore, Tastaturen und Zubehör
Fahrzeugschlüssel und Ausweise
Werkzeuge und Maschinen

Jedes Arbeitsmittel hat einen Status, der Ihnen auf einen Blick zeigt, ob es verfügbar, an jemanden vergeben, defekt oder ausgemustert ist.

Arbeitsmittel im Verwaltungssystem

Im Verwaltungssystem finden Sie die Arbeitsmittelverwaltung im Seitenmenü unter Arbeitsmittel.

Übersicht

Die Übersichtsseite zeigt Ihnen oben vier Statistik-Karten mit der Anzahl aller, verfügbaren, zugeordneten und defekten Arbeitsmittel. Darunter sehen Sie eine Tabelle mit allen erfassten Gegenständen.

In der Tabelle werden folgende Informationen angezeigt:

Bezeichnung: Name des Arbeitsmittels
Typ: Kategorie (z.B. Laptop, Handy, Werkzeug)
Seriennummer: Falls vorhanden
Inventarnummer: Ihre interne Kennung
Status: Verfügbar, Zugeordnet, Defekt oder Ausgesondert
Verantwortlich: Dauerhaft zuständige Person (z.B. IT-Verantwortlicher)
Aktuell bei: Mitarbeiter, der das Arbeitsmittel gerade hat

Über die Suchfunktion in der Tabelle können Sie nach Bezeichnung, Seriennummer oder Inventarnummer suchen.

Neues Arbeitsmittel anlegen

Klicken Sie auf Neues Arbeitsmittel, um einen neuen Gegenstand zu erfassen. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Bezeichnung (Pflichtfeld): Name des Gegenstands, z.B. "MacBook Pro 14 Zoll"
Typ (Pflichtfeld): Wählen Sie eine Kategorie aus
Seriennummer: Je nach Typ ein Pflichtfeld
Inventarnummer: Ihre eigene Kennzeichnung
Anschaffungsdatum: Kaufdatum
Verantwortlich: Dauerhaft zuständiger Mitarbeiter
Bemerkungen: Freitext für zusätzliche Informationen

Die Seriennummer muss pro Firma eindeutig sein – das System prüft dies automatisch und weist Sie auf Duplikate hin.

Arbeitsmittel einem Mitarbeiter zuordnen

Um ein verfügbares Arbeitsmittel einem Mitarbeiter zu übergeben:

Öffnen Sie das Arbeitsmittel
Klicken Sie auf Zuordnen
Wählen Sie den Mitarbeiter aus und geben Sie optional Bemerkungen ein
Der Status wechselt automatisch auf Zugeordnet

Wenn ein Mitarbeiter das Arbeitsmittel zurückgibt, klicken Sie auf Rückgabe. Der Status wechselt dann wieder auf Verfügbar.

Gut zu wissen: Wird ein Arbeitsmittel als Defekt oder Ausgesondert markiert, wird eine laufende Zuordnung automatisch beendet.

Verlauf und Historie

Auf der Detailseite eines Arbeitsmittels sehen Sie den kompletten Verlauf:

Zuordnungs-Historie: Welcher Mitarbeiter hatte den Gegenstand wann, und wer hat ihn übergeben/zurückgenommen
Änderungs-Protokoll: Alle Statusänderungen und Bearbeitungen mit Zeitstempel

Typen verwalten

Unter Arbeitsmittel → Typen verwalten können Sie eigene Kategorien anlegen und bearbeiten. Pro Typ können Sie festlegen, ob die Seriennummer ein Pflichtfeld sein soll. Standardmäßig sind folgende Typen vordefiniert: Laptop, Tablet, Handy/Smartphone, Monitor, Zubehör und Fahrzeugschlüssel.

Arbeitsmittel im Mitarbeiter-Profil

Im Profil eines Mitarbeiters finden Sie den Tab Arbeitsmittel. Dort sehen Sie auf einen Blick, welche Gegenstände dem Mitarbeiter aktuell zugeordnet sind und welche er in der Vergangenheit hatte.

Übergabeprotokoll mit digitaler Unterschrift

Für die rechtssichere Dokumentation von Übergaben können Sie ein Übergabeprotokoll erstellen. Dieses Protokoll listet alle Arbeitsmittel auf, die ein Mitarbeiter erhalten hat, und wird von beiden Seiten digital unterschrieben.

So funktioniert der Ablauf:

Schritt 1: Erstellen Sie ein neues Protokoll für einen Mitarbeiter. Alle aktuell zugeordneten Arbeitsmittel werden automatisch aufgelistet.
Schritt 2: Der Übergebende unterschreibt das Protokoll digital.
Schritt 3: Der Mitarbeiter (Empfänger) unterschreibt das Protokoll.
Schritt 4: Nach beiden Unterschriften wird ein PDF erstellt und automatisch als Dokument beim Mitarbeiter gespeichert.

Offene Protokolle, bei denen noch eine Unterschrift fehlt, finden Sie im Seitenmenü unter Offene Protokolle – dort sehen Sie auch, wer noch unterschreiben muss.

Arbeitsmittel in der mobilen App

Ihre Mitarbeiter können ihre Arbeitsmittel auch über die mobile App einsehen und verwalten. Die Funktion ist über das Dashboard erreichbar.

Arbeitsmittel ansehen

In der App sieht jeder Mitarbeiter standardmäßig seine eigenen zugeordneten Arbeitsmittel. Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können über den Schalter "Meine" / "Alle" auch alle Arbeitsmittel der Firma einsehen.

Jedes Arbeitsmittel zeigt in der Liste:

Name und Typ (mit passendem Symbol)
Seriennummer
Aktueller Besitzer
Status (farblich hervorgehoben)

Über die Detailansicht stehen fünf Bereiche zur Verfügung: Status, Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Notizen.

Filtern und Suchen

In der App können Sie Arbeitsmittel filtern:

Typ-Filter: Zeigt nur Arbeitsmittel einer bestimmten Kategorie an
Suchfeld: Durchsucht Bezeichnung, Seriennummer, Inventarnummer, Besitzer und Typ

QR-Code / Barcode-Scanner

Über das Scanner-Symbol in der App können Sie Arbeitsmittel schnell per QR-Code oder Barcode finden. Scannen Sie einfach den Code auf dem Gegenstand, und das System zeigt Ihnen sofort die zugehörigen Details an.

Zuordnung über die App

Berechtigte Mitarbeiter können in der App:

Sich selbst ein Arbeitsmittel zuweisen: Bei verfügbaren Gegenständen erscheint die Option "Selbst übernehmen"
Einem anderen Mitarbeiter zuweisen: Mitarbeiter auswählen und optional ein Übergabeprotokoll erstellen
Rückgabe dokumentieren: Zugeordnete Arbeitsmittel als zurückgegeben markieren

Übergabeprotokoll in der App

Auch die Erstellung und Unterschrift von Übergabeprotokollen funktioniert direkt in der App:

Wählen Sie den Mitarbeiter aus
Setzen Sie Haken bei den zu übergebenden Arbeitsmitteln
Unterschreiben Sie als Übergebender auf dem Bildschirm
Der Empfänger findet das Protokoll unter "Offene Übergabeprotokolle" und kann dort seine Unterschrift hinzufügen

So können Übergaben direkt vor Ort auf der Baustelle oder im Lager dokumentiert werden – ganz ohne Papier.

Berechtigungen

Folgende Berechtigungen steuern den Zugriff auf die Arbeitsmittelverwaltung:

Arbeitsmittel anzeigen: Arbeitsmittel in der Übersicht sehen
Arbeitsmittel bearbeiten: Neue Arbeitsmittel anlegen und bestehende ändern oder löschen
Arbeitsmittel zuordnen: Gegenstände an Mitarbeiter vergeben, Rückgaben dokumentieren und Übergabeprotokolle erstellen
Arbeitsmittel-Typen verwalten: Kategorien anlegen und bearbeiten

Die Berechtigungen werden über die Rollenverwaltung vergeben. Administratoren haben standardmäßig Zugriff auf alle Funktionen.

Häufige Fragen

Kann ich eigene Kategorien/Typen anlegen?
Ja, unter "Arbeitsmittel → Typen verwalten" können Sie beliebig viele eigene Kategorien erstellen, z.B. "Messgeräte" oder "Sicherheitsausrüstung". Pro Typ können Sie festlegen, ob eine Seriennummer erforderlich ist.

Was passiert, wenn ein Arbeitsmittel defekt ist?
Wenn Sie den Status auf "Defekt" ändern und das Arbeitsmittel gerade einem Mitarbeiter zugeordnet ist, wird die Zuordnung automatisch beendet. Dies wird im Verlauf dokumentiert.

Können Mitarbeiter ohne Berechtigung ihre eigenen Arbeitsmittel sehen?
Ja, in der App sieht jeder Mitarbeiter seine eigenen zugeordneten Arbeitsmittel. Für die Einsicht aller Arbeitsmittel der Firma oder die Zuordnungsfunktion sind zusätzliche Berechtigungen nötig.

Wofür dient der "Verantwortliche"?
Der Verantwortliche ist die dauerhaft zuständige Person für ein Arbeitsmittel (z.B. der IT-Verantwortliche für Laptops). Dies ist unabhängig davon, wem das Arbeitsmittel aktuell zugeordnet ist.

Kann ich Arbeitsmittel per QR-Code erfassen?
Ja, in der mobilen App gibt es einen QR-Code-/Barcode-Scanner. Wenn Sie Ihre Arbeitsmittel mit QR-Codes versehen (z.B. mit der Inventarnummer), können Mitarbeiter den Code scannen und gelangen direkt zum passenden Eintrag.

Wo finde ich das unterschriebene Übergabeprotokoll?
Nach Abschluss beider Unterschriften wird automatisch ein PDF erstellt. Sie finden es in den Dokumenten des jeweiligen Arbeitsmittels sowie über die Protokoll-Übersicht.

Kann ich ein Arbeitsmittel endgültig löschen?
Arbeitsmittel werden nicht endgültig gelöscht, sondern als inaktiv markiert. So bleibt die lückenlose Historie erhalten.