SharePoint-Schnittstelle - Dokumente automatisch synchronisieren

Mit der SharePoint-Schnittstelle verbinden Sie das Verwaltungssystem direkt mit Ihrem Microsoft 365 SharePoint. Ihre Projekt-Dokumente, Fotos und Berichte werden automatisch synchronisiert, sodass Sie alle Daten auch am PC griffbereit haben.

Hinweis: Die Einrichtung erfordert Administrator-Rechte im Verwaltungssystem.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist der Dokumentenspeicher von Microsoft 365. Viele Firmen nutzen SharePoint bereits, um Dateien zentral zu speichern und im Team zu teilen. Mit dieser Schnittstelle werden Ihre Projektdaten automatisch dorthin übertragen - ohne manuelles Kopieren oder Hochladen.

Voraussetzungen

Microsoft 365 Konto: Ihre Firma benötigt ein aktives Microsoft 365 Abonnement mit SharePoint
Administrator-Rechte: Die Einrichtung im Verwaltungssystem kann nur von Administratoren durchgeführt werden
SharePoint-Bereich (Site): Ein SharePoint-Bereich, in dem die Projekt-Ordner angelegt werden sollen

Einrichtung in 3 Schritten

Die Einrichtung der SharePoint-Verbindung erfolgt unter Admin > Schnittstellen > SharePoint-Einstellungen. Zuvor muss die Schnittstelle unter Admin > Schnittstellen aktivieren/deaktivieren aktiviert werden

Schritt 1: Mit Microsoft anmelden

Klicken Sie auf "Mit Microsoft anmelden"
Sie werden zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet
Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365 Konto an und erteilen Sie die Berechtigung
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zurück zum Verwaltungssystem geleitet

Schritt 2: SharePoint-Bereich und Dokumentbibliothek wählen

SharePoint-Bereich: Wählen Sie den passenden Bereich (Site) aus - z.B. "Teamwebsite" oder Ihren Firmennamen
Dokumentbibliothek: Wählen Sie die Bibliothek, in der die Dateien gespeichert werden sollen - meist "Dokumente" oder "Freigegebene Dokumente"
Zielordner (optional): Falls gewünscht, können Sie einen bestehenden Ordner auswählen, in dem die Projekt-Ordner angelegt werden sollen. Lassen Sie dieses Feld leer, werden die Ordner direkt im Hauptverzeichnis erstellt

Schritt 3: Verbindung einrichten

Klicken Sie auf "Verbindung einrichten"
Die Verbindung wird hergestellt und eine Standard-Ordnerstruktur wird automatisch angelegt
Ab jetzt werden Ihre Daten regelmäßig synchronisiert

Die 4 Tabs im Überblick

Nach der Einrichtung stehen Ihnen vier Bereiche zur Verfügung:

Tab 1 - Übersicht

Zeigt den aktuellen Verbindungsstatus
Statistiken der letzten 30 Tage (hochgeladene und heruntergeladene Dateien)
Zeitpunkt und Status der letzten Synchronisation
Button "Jetzt synchronisieren" für eine sofortige Synchronisation
Button "Verbindung testen" zur Überprüfung der Verbindung
Link "Verbindung trennen" zum Beenden der Synchronisation

Tab 2 - Was wird synchronisiert?

Einstellungen für die Synchronisation von Fuhrpark und Inventar (siehe Abschnitt unten)
Einstellung der Synchronisations-Häufigkeit

Tab 3 - Ordnerstruktur

Hier legen Sie fest, welche Unterordner pro Projekt auf SharePoint erstellt werden
Vorlagen (Templates) für schnelle Einrichtung
Eigene Ordner hinzufügen, entfernen und sortieren

Tab 4 - Protokoll

Verlauf der letzten Synchronisierungen
Status pro Sync (Erfolgreich, Fehler, Teilweise)
Anzahl hoch- und heruntergeladener Dateien

Was wird synchronisiert?

Die Schnittstelle synchronisiert verschiedene Datentypen aus Ihren Projekten. Was genau übertragen wird, steuern Sie über die Ordnerstruktur (Tab 3):

Projekt-Daten (immer verfügbar):

Datentyp	Beschreibung	Richtung (Standard)
Dokumente	Alle Projektdokumente (Rechnungen, Verträge, etc.) - die lokale Ordnerstruktur wird als Unterordner auf SharePoint beibehalten	In beide Richtungen
Fotos	Projektfotos, die über das System oder die App aufgenommen wurden	Zu SharePoint senden
Bautagebuch	Bautagebuch-Einträge als PDF	Zu SharePoint senden
Rapporte	Rapport-PDFs aus dem Rapportsystem	Zu SharePoint senden

Fuhrpark & Inventar (optional aktivierbar in Tab 2):

Ressource	Was wird synchronisiert?	Ordner auf SharePoint
Fahrzeuge	Dokumente und Fotos aus dem Fuhrpark	`Fahrzeuge / [Fahrzeugname]`
Maschinen	Dokumente und Fotos von Maschinen	`Maschinen / [Maschinenname]`
Werkzeuge	Dokumente und Fotos von Werkzeugen	`Werkzeuge / [Werkzeugname]`

Um die Synchronisation von Fahrzeugen, Maschinen oder Werkzeugen zu aktivieren, setzen Sie im Tab "Was wird synchronisiert?" einfach den entsprechenden Haken.

Ordnerstruktur konfigurieren

Im Tab "Ordnerstruktur" legen Sie fest, wie die Projekt-Ordner auf SharePoint aufgebaut sind. Für jedes aktive Projekt wird automatisch ein Hauptordner erstellt. Die hier festgelegten Unterordner werden darin angelegt.

Vorlagen für den schnellen Start:

Vorlage	Enthaltene Ordner	Empfohlen für
Minimal	Dokumente, Fotos	Firmen, die nur Basis-Daten synchronisieren möchten
Standard	Dokumente, Fotos, Bautagebuch	Die meisten Firmen - deckt die wichtigsten Bereiche ab
Erweitert	Dokumente, Fotos, Bautagebuch, Rapporte	Firmen, die alle verfügbaren Daten synchronisieren möchten

Sie können eine Vorlage als Ausgangspunkt verwenden und danach beliebig anpassen.

Eigene Ordner konfigurieren:

Für jeden Ordner stellen Sie drei Dinge ein:

Ordnername: Der Name des Unterordners auf SharePoint (z.B. "Fotos", "Bautagebuch")
Richtung: In welche Richtung Dateien übertragen werden:
- Von SharePoint holen - Nur Dateien herunterladen, die auf SharePoint liegen
- Zu SharePoint senden - Nur lokale Dateien zu SharePoint hochladen
- In beide Richtungen - Dateien werden in beide Richtungen synchronisiert
Datentyp: Welche Daten in diesen Ordner synchronisiert werden sollen:
- Dokumente - Allgemeine Projektdokumente
- Fotos - Projektfotos
- Bautagebuch - Bautagebuch-PDFs
- Rapporte - Rapport-PDFs
- Keiner - Der Ordner wird angelegt, aber es werden keine Daten automatisch zugeordnet (z.B. für Ordner, die Sie nur von SharePoint herunterladen möchten)

Die Reihenfolge der Ordner können Sie per Drag-and-Drop ändern (am Symbol links greifen und ziehen). Über den "+"-Button fügen Sie neue Ordner hinzu.

Wichtig: Änderungen an der Ordnerstruktur müssen mit "Änderungen speichern" bestätigt werden und werden erst bei der nächsten Synchronisation wirksam.

Ordnerstruktur auf SharePoint

So sieht die Struktur auf Ihrem SharePoint aus, wenn Sie die Vorlage "Standard" verwenden:

Ihr gewählter Zielordner/
├── Müller GmbH - Neubau Einfamilienhaus/
│   ├── Dokumente/
│   │   ├── Rechnungen/
│   │   ├── Verträge/
│   │   └── ...
│   ├── Fotos/
│   └── Bautagebuch/
├── Schmidt AG - Dachsanierung/
│   ├── Dokumente/
│   ├── Fotos/
│   └── Bautagebuch/
└── ...

Die Projektordner werden nach dem Muster "Kundenname - Projektname" benannt und automatisch für jedes aktive Projekt erstellt.

Automatische und manuelle Synchronisation

Automatische Synchronisation:

Standardmäßig auf "Automatisch (alle 3 Stunden)" eingestellt
Die Synchronisation läuft vollständig im Hintergrund
Sie müssen nichts tun - neue Dateien werden automatisch übertragen
Die Einstellung finden Sie im Tab "Was wird synchronisiert?"

Manuelle Synchronisation:

Klicken Sie im Tab "Übersicht" auf "Jetzt synchronisieren"
Nützlich, wenn Sie sofort sehen möchten, ob neue Dateien übertragen wurden
Nach Abschluss wird Ihnen angezeigt, wie viele Dateien hoch- und heruntergeladen wurden

Sie können die automatische Synchronisation auch auf "Nur manuell" umstellen, wenn Sie die Synchronisation lieber selbst anstoßen möchten.

Manuelle Ordner-Zuordnung pro Projekt

Standardmäßig wird für jedes Projekt automatisch ein Ordner auf SharePoint erstellt. In manchen Fällen möchten Sie ein Projekt aber einem bestehenden SharePoint-Ordner zuordnen - zum Beispiel, wenn Sie Ordner bereits manuell angelegt haben.

So ordnen Sie einen Ordner manuell zu:

Öffnen Sie das gewünschte Projekt
Wechseln Sie zum Dokumente-Tab
Im Bereich "SharePoint-Synchronisation" klicken Sie auf "Anderen Ordner auswählen"
Es öffnet sich ein Browser, in dem Sie durch Ihre SharePoint-Ordner navigieren können
Klicken Sie bei dem gewünschten Ordner auf "Auswählen"

Ein manuell zugeordneter Ordner wird mit dem Badge "Manuell zugeordnet" gekennzeichnet. Beachten Sie: Bei manueller Zuordnung wird der Ordnername nicht automatisch angepasst, wenn sich der Projektname ändert.

Um zur automatischen Zuordnung zurückzukehren, klicken Sie auf "Zurück zu automatisch". Beim nächsten Sync wird dann ein neuer Ordner nach dem Standard-Namensmuster erstellt.

Synchronisations-Richtungen im Detail

Richtung	Symbol	Bedeutung	Typisches Beispiel
Zu SharePoint senden	→	Dateien werden nur vom System zu SharePoint hochgeladen. Dateien, die direkt auf SharePoint abgelegt werden, werden nicht ins System übernommen.	Fotos, Bautagebuch, Rapporte
Von SharePoint holen	←	Dateien werden nur von SharePoint ins System heruntergeladen. Lokale Dateien werden nicht zu SharePoint hochgeladen.	Externe Dokumente, die am PC bereitgestellt werden
In beide Richtungen	↔	Dateien werden in beide Richtungen synchronisiert. Egal ob im System oder auf SharePoint - neue Dateien erscheinen auf beiden Seiten.	Allgemeine Projektdokumente

Protokoll und Fehlerbehebung

Im Tab "Protokoll" sehen Sie die letzten Synchronisierungen mit folgenden Informationen:

Zeitpunkt: Wann die Synchronisation stattgefunden hat
Status:
- Erfolgreich - Alles wurde korrekt synchronisiert
- Teilweise - Die meisten Dateien wurden synchronisiert, aber einzelne konnten nicht übertragen werden
- Fehler - Die Synchronisation konnte nicht durchgeführt werden
Hochgeladen: Anzahl der Dateien, die zu SharePoint gesendet wurden
Heruntergeladen: Anzahl der Dateien, die von SharePoint geholt wurden

Verbindung trennen

Wenn Sie die SharePoint-Synchronisation beenden möchten:

Gehen Sie zum Tab "Übersicht"
Klicken Sie unten auf "Verbindung trennen"
Bestätigen Sie den Vorgang

Wichtig: Beim Trennen der Verbindung werden keine Dateien gelöscht. Alle bereits synchronisierten Dateien bleiben sowohl im System als auch auf SharePoint erhalten. Es wird lediglich die automatische Synchronisation gestoppt.

Häufige Fragen

Werden meine bestehenden Dateien auf SharePoint gelöscht, wenn ich die Verbindung trenne?
Nein. Beim Trennen der Verbindung bleiben alle Dateien erhalten - sowohl im System als auch auf SharePoint. Es wird nur die automatische Synchronisation beendet.

Wie oft werden meine Daten synchronisiert?
In der Standardeinstellung alle 3 Stunden automatisch. Sie können die Häufigkeit im Tab "Was wird synchronisiert?" anpassen oder jederzeit manuell eine Synchronisation starten.

Kann ich bestimmte Projekte von der Synchronisation ausschließen?
Die Synchronisation gilt grundsätzlich für alle aktiven Projekte. Über die manuelle Ordner-Zuordnung können Sie aber steuern, in welchen Ordner die Daten eines bestimmten Projekts gespeichert werden.

Was passiert, wenn ich eine Datei auf SharePoint lösche?
Die Datei bleibt im Verwaltungssystem erhalten. Bei der Synchronisation "Von SharePoint holen" wird die Löschung erkannt, aber die lokale Kopie wird nicht automatisch entfernt.

Kann ich die Ordnerstruktur nachträglich ändern?
Ja. Änderungen an der Ordnerstruktur werden bei der nächsten Synchronisation berücksichtigt. Neue Ordner werden angelegt, entfernte Ordner bleiben auf SharePoint bestehen (es wird nichts gelöscht).

Was passiert, wenn die Microsoft-Anmeldung abläuft?
Das System erneuert die Anmeldung automatisch im Hintergrund. Sollte dies einmal fehlschlagen, sehen Sie im Tab "Übersicht" einen entsprechenden Hinweis und können die Verbindung über "Mit Microsoft anmelden" neu einrichten.

Gibt es eine maximale Dateigröße?
Ja, Dateien bis maximal 100 MB können synchronisiert werden. Größere Dateien werden übersprungen.

Welche Dateiformate werden unterstützt?
Alle gängigen Formate werden unterstützt, darunter PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), Bilder (JPG, PNG) und viele weitere.

Muss ich SharePoint selbst einrichten?
Wenn Ihre Firma bereits Microsoft 365 nutzt, ist SharePoint in der Regel schon vorhanden. Fragen Sie bei Bedarf Ihren IT-Administrator, welchen SharePoint-Bereich und welche Dokumentbibliothek Sie verwenden sollen.

Wer kann die SharePoint-Einstellungen ändern?
Nur Administratoren im Verwaltungssystem können die SharePoint-Verbindung einrichten und die Einstellungen ändern.

Ich sehe den Menüpunkt "SharePoint" nicht - warum?
Die SharePoint-Schnittstelle muss erst über Admin => Schnittstellen aktiviert werden.