Rüstliste / Projekt-Ressourcen im eigenen Formular

Mit dem Baustein Rüstliste / Projekt-Ressourcen bauen Sie sich ein eigenes Formular, in dem die Mitarbeiter eine Liste aller Materialien, Maschinen, Fahrzeuge und Werkzeuge sehen, die einem Projekt zugeordnet sind, und diese am Morgen vor Arbeitsbeginn abhaken können. Die Liste füllt sich automatisch aus den Projekt-Stammdaten — Sie müssen für jeden Tag nichts neu anlegen.

Voraussetzung: In der App ist der Baustein ab Version 3.5.7 verfügbar. Mitarbeiter mit älteren App-Versionen sehen den Baustein nicht — bitte vor der Verwendung im Team auf den aktuellen App-Stand prüfen.

Was bewirkt der Baustein?

Wenn ein Mitarbeiter ein eigenes Formular mit diesem Baustein für ein Projekt öffnet, lädt das System die aktuell dem Projekt zugeordneten Ressourcen automatisch. Jeder Eintrag wird mit Bezeichnung, Artikel-Nummer, Menge und Einheit angezeigt. Je nach Einstellung kann der Mitarbeiter zusätzlich eine Notiz erfassen oder die bestätigte Menge eintragen. Auf Wunsch darf er auch eigene Punkte ergänzen, die nicht in den Stammdaten hinterlegt sind.

Das Ergebnis wird wie jedes andere ausgefüllte Formular gespeichert, ist im Verwaltungssystem als Datensatz einsehbar und kann als PDF ausgegeben werden.

Baustein in ein Formular einbauen

Sie legen ein neues Formular an oder bearbeiten ein bestehendes:

Im Verwaltungssystem oben rechts auf das Menü klicken und Einstellungen → Eigene Formulare öffnen
Ein bestehendes Formular bearbeiten oder über Formular hinzufügen ein neues anlegen
Bei den allgemeinen Formular-Einstellungen muss Kunde/Projekt zuordenbar aktiviert sein und bei Zuordnung zu der Wert Projekt gewählt sein — ohne Projekt-Bezug kann der Baustein keine Ressourcen laden
In der rechten Elemente-Spalte unter der Gruppe Ressourcen den Baustein Rüstliste / Projekt-Ressourcen in den Konfigurator ziehen
Auf das Bleistift-Symbol des neuen Bausteins klicken, um ihn zu konfigurieren
Das Formular speichern

Einstellungen des Bausteins

Welche Ressourcen anzeigen: Auswahl zwischen Material, Maschinen, Fahrzeugen, Werkzeugen oder beliebigen Kombinationen
Werkzeuge: nur eigene des Mitarbeiters: Wenn aktiv, sieht der Mitarbeiter nur die Werkzeuge, die ihm in der Werkzeugverwaltung als Besitzer zugeordnet sind. Material, Maschinen und Fahrzeuge sind davon nicht betroffen
Wie soll abgehakt werden: Vier Modi stehen zur Verfügung — nur Anzeige (kein Abhaken), Abhak-Feld, Abhak-Feld + freie Notiz und Abhak-Feld + Menge bestätigen
Mitarbeiter darf eigene Punkte ergänzen: Mit dieser Option kann der Mitarbeiter zusätzliche Einträge anlegen, z. B. ein Spezialwerkzeug, das nicht in den Projekt-Stammdaten hinterlegt ist
Spalten Artikelnummer / Menge / Einheit anzeigen: Schaltet einzelne Spalten der Liste ein oder aus

Werkzeuge einem Projekt zuordnen

Damit Werkzeuge in der Rüstliste auftauchen, müssen sie zuerst dem Projekt zugeordnet werden — analog zu Material, Maschinen und Fahrzeugen:

Im Verwaltungssystem das gewünschte Projekt öffnen
Auf den Reiter Werkzeuge klicken
Über den Button Werkzeug verknüpfen öffnet sich ein Auswahl-Fenster mit allen aktiven Werkzeugen aus der Werkzeugverwaltung
In der Zeile des gewünschten Werkzeugs auf zu Projekt hinzufügen klicken

Über das Papierkorb-Symbol in der Liste lässt sich ein Werkzeug wieder vom Projekt entfernen. Die Verknüpfung ist die gleiche, die auch in der bestehenden Rüstliste unter Lager → Rüstliste ausgewertet wird.

Ablauf für den Mitarbeiter

Der Baustein wird mit dem Formular zusammen verwendet. Ein typischer Tagesablauf sieht so aus:

Das Büro legt das Formular einmalig als Anweisung am Termin in der Plantafel an (Reiter Anweisungen beim Termin) — bei Serien-Terminen gilt die Anweisung automatisch für alle Folgetermine
Der Mitarbeiter sieht in der App beim Öffnen seines Tagestermins die Anweisung „Rüstliste — noch nicht erledigt"
Beim Öffnen des Formulars wird die Liste automatisch mit den dem Projekt zugeordneten Ressourcen befüllt
Der Mitarbeiter hakt die Punkte ab, ergänzt — falls erlaubt — eigene Einträge und speichert das Formular
Im Verwaltungssystem ist der ausgefüllte Datensatz unter dem Formular-Reiter im Projekt einsehbar und als PDF abrufbar

Datensatz im Verwaltungssystem nachpflegen

Der bereits gespeicherte Datensatz kann auch im Verwaltungssystem direkt nachgepflegt werden, ohne dass der Mitarbeiter die App öffnen muss. Beim Bearbeiten des Datensatzes erscheint die Liste als ausfüllbare Tabelle — abhaken, Notiz oder bestätigte Menge eintragen und über speichern übernehmen.

Snapshot-Funktion

Beim erstmaligen Ausfüllen merkt sich das System für jeden Eintrag den damaligen Stand (Bezeichnung, Artikel-Nummer, Menge, Einheit). Wird eine Ressource später aus dem Projekt entfernt oder umbenannt, bleibt der gespeicherte Datensatz nachvollziehbar — Sie sehen weiterhin, was der Mitarbeiter an diesem Tag tatsächlich abgehakt hat.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zur bestehenden Rüstliste unter „Lager → Rüstliste"?
Die bestehende Rüstliste ist eine reine Übersichtsliste im Verwaltungssystem über alle anstehenden Projekte und ihre Ressourcen. Der neue Baustein bringt diese Liste in ein eigenes Formular und macht sie pro Termin und pro Mitarbeiter zum Abhaken nutzbar.

Was passiert, wenn dem Projekt noch keine Ressourcen zugeordnet sind?
Der Mitarbeiter sieht eine leere Tabelle. Ist im Baustein die Option Mitarbeiter darf eigene Punkte ergänzen aktiv, kann er trotzdem manuell Einträge anlegen.

Können wir Werkzeuge pro Mitarbeiter ausspielen?
Ja. Aktivieren Sie im Baustein die Option Werkzeuge: nur eigene des Mitarbeiters. In der Werkzeugverwaltung muss dann pro Werkzeug bei Besitzer der zuständige Mitarbeiter hinterlegt sein. Material, Maschinen und Fahrzeuge bleiben für alle gleich sichtbar.

Was passiert, wenn ich eine Ressource später aus dem Projekt entferne?
Bereits gespeicherte Datensätze bleiben unverändert erhalten. Im neuen Formular wird die Ressource nicht mehr angeboten — alte Einträge zeigen weiterhin den Stand zum Zeitpunkt des Ausfüllens.

Welche App-Version brauchen meine Mitarbeiter?
Mindestens Version 3.5.7. Bei älteren Versionen wird der Baustein im Formular nicht angezeigt. Die App-Version sehen Ihre Mitarbeiter im Menü unter Einstellungen.

Funktioniert der Baustein auch in Formularen ohne Projekt-Zuordnung?
Nein. Das Formular muss bei Kunde/Projekt zuordenbar aktiviert und auf Projekt eingestellt sein. Ohne Projekt-Bezug weiß das System nicht, welche Ressourcen es laden soll.

Wird die Liste im PDF mit ausgegeben?
Ja. Im PDF-Export erscheint die abgehakte Liste als Tabelle. Abgehakte Punkte werden schwarz, nicht abgehakte ausgegraut dargestellt. Im Modus nur Anzeige werden alle Einträge gleichwertig dargestellt.