Eigene Formulare nach Unterschrift sperren

Mit dieser Funktion verhindern Sie, dass ein Eintrag eines eigenen Formulars (z. B. Bautagesbericht oder Abnahmeprotokoll) nach Vorliegen aller relevanten Unterschriften weiter verändert werden kann. Damit erhalten Sie einen revisionssicheren Stand zum Zeitpunkt der Unterzeichnung. Sind nachträglich Korrekturen nötig, können berechtigte Nutzer den Eintrag mit einer Pflicht-Begründung gezielt entsperren — der Vorgang wird mit Datum und Bearbeiter protokolliert.

Wichtig: Die Sperre gilt sowohl im Verwaltungssystem als auch in der App. Gesperrte Einträge können auf keinem Gerät mehr geändert werden, bis sie wieder entsperrt werden.

Was bewirkt die Funktion?

Sobald alle festgelegten Unterschriften in einem Eintrag vorliegen, wird der Eintrag automatisch gesperrt. Im gesperrten Zustand sind alle Felder, Bilder, Dokumente und Materialeinträge schreibgeschützt — sowohl beim Bearbeiten im Verwaltungssystem als auch in der App. In der Listenansicht erscheint ein Schloss-Symbol mit Datum und Bearbeiter der Sperre. Im Eintrag selbst wird ein orangener Banner mit Sperr-Datum und Begründung angezeigt.

Funktion pro Formular aktivieren

Die Sperre wird pro Formular einzeln aktiviert. So können Sie z. B. Abnahmeprotokolle absichern, ein einfaches Notiz-Formular aber weiterhin frei bearbeitbar lassen.

Im Verwaltungssystem links im Menü auf Admin → Eigene Formulare klicken
Das gewünschte Formular öffnen
Im Bereich Einstellungen den Schalter Eintrag nach Unterschrift sperren aktivieren
Im Multiselect Diese Unterschriften müssen alle vorhanden sein auswählen, welche Unterschriften-Felder vorliegen müssen, damit gesperrt wird
Im Auswahlfeld Sperren und Entsperren erlauben für festlegen, wer Einträge sperren und entsperren darf

Welche Unterschriften-Felder werden unterstützt?

Die automatische Sperre arbeitet ausschließlich mit dem modernen Feld-Typ Unterschrift (frei benennbar, z. B. „Unterschrift Bauleiter" oder „Unterschrift Kunde"). Die älteren Feld-Typen Unterschrift Kunde und Unterschrift Mitarbeiter werden für die Sperre nicht berücksichtigt.

Falls Ihr Formular noch eine der alten Unterschriften-Varianten verwendet, ergänzen Sie im Formular-Konfigurator ein neues Feld vom Typ Unterschrift. Erst dann erscheinen auswählbare Einträge im Multiselect.

Wer darf sperren und entsperren?

Über das Auswahlfeld Sperren und Entsperren erlauben für legen Sie pro Formular fest, welche Rolle Einträge manuell sperren und entsperren darf:

nur Admins/Führungskräfte (Standard)
Admins/Führungskräfte & Vorarbeiter

Bestehende Einträge nachträglich sperren

Existieren beim Aktivieren der Sperre bereits unterschriebene Einträge, fragt das System nach dem Speichern, ob diese rückwirkend gesperrt werden sollen:

Ja, nachträglich sperren: Alle bereits unterschriebenen Einträge werden im Hintergrund gesperrt — der Vorgang läuft als Hintergrund-Job und kann je nach Anzahl der Einträge mehrere Minuten dauern
Abbrechen: Nur neu unterschriebene Einträge werden ab sofort gesperrt, Bestand bleibt unverändert

Beim späteren Deaktivieren der Funktion erscheint analog die Frage, ob bestehende gesperrte Einträge wieder entsperrt werden sollen.

Einen einzelnen Eintrag manuell sperren

Auch ohne vollständig vorliegende Unterschriften können berechtigte Nutzer einen Eintrag von Hand sperren — etwa wenn der Vorgang abgeschlossen ist und keine weiteren Änderungen mehr erlaubt sein sollen:

Den gewünschten Eintrag im Verwaltungssystem öffnen
Oben auf den Button Eintrag manuell sperren klicken
Eine Begründung von mindestens 10 Zeichen eingeben
Mit Eintrag jetzt sperren bestätigen

Die Begründung wird im Verlauf des Eintrags mitprotokolliert.

Einen gesperrten Eintrag entsperren

Ist eine nachträgliche Korrektur nötig, kann ein berechtigter Nutzer den Eintrag wieder freischalten:

Den gesperrten Eintrag öffnen
Auf den Button Eintrag entsperren klicken
Eine Begründung von mindestens 10 Zeichen eingeben (z. B. „Korrektur der Mengenangabe nach Rücksprache")
Mit Eintrag jetzt entsperren bestätigen

Nach der Entsperrung ist der Eintrag wieder voll bearbeitbar. Im Eintrag erscheint ein gelber Hinweis-Banner mit Datum, Bearbeiter und Begründung der Entsperrung. Wird der Eintrag erneut vollständig unterzeichnet, sperrt das System ihn automatisch wieder.

Was passiert bei einem gesperrten Eintrag?

Eingabefelder: alle Felder sind schreibgeschützt
Bilder: keine neuen Bilder hochladbar, vorhandene nicht löschbar oder neu sortierbar
Dokumente: keine Dokumente hochladbar oder löschbar
Materialeinträge: keine Materialien hinzufügbar, änderbar oder löschbar
Unterschriften: keine weitere Unterschrift möglich
PDF-Export: weiterhin möglich — gesperrte Einträge bleiben jederzeit als PDF abrufbar
Eintrag löschen: erst nach Entsperrung möglich

Sperre im Formular wieder deaktivieren

Sie können die Sperre jederzeit pro Formular wieder ausschalten, indem Sie den Schalter Eintrag nach Unterschrift sperren entfernen. Bereits gesperrte Einträge bleiben dabei standardmäßig gesperrt. Beim Deaktivieren erscheint ein Dialog mit der Frage, ob bestehende gesperrte Einträge in einem Hintergrund-Job entsperrt werden sollen.

Auch wenn die Funktion auf Formular-Ebene deaktiviert ist, können berechtigte Nutzer einzelne gesperrte Einträge weiterhin manuell entsperren.

Häufige Fragen

Gilt die Sperre auch in der App?
Ja. Gesperrte Einträge können weder im Verwaltungssystem noch in der App geändert werden. In der App erscheint beim Versuch, einen gesperrten Eintrag zu ändern, eine Hinweismeldung.

Was passiert, wenn ich ein Pflicht-Unterschriften-Feld nachträglich aus dem Formular entferne?
Das System erkennt diesen Fall automatisch: Die Sperre nach Unterschrift wird beim nächsten Speichern deaktiviert und Sie erhalten einen Hinweis. Bestehende gesperrte Einträge bleiben gesperrt — können aber weiterhin manuell entsperrt werden. Wenn Sie die Sperre erneut nutzen möchten, fügen Sie ein neues Unterschrift-Feld hinzu und wählen es als Pflicht-Unterschrift aus.

Werden Entsperrungen nachvollziehbar protokolliert?
Ja. Jede Sperre und jede Entsperrung wird mit Datum, Bearbeiter und Begründung im Verlauf des Eintrags gespeichert. Solange ein Eintrag entsperrt und noch nicht wieder gesperrt wurde, erscheint im Eintrag ein gelber Hinweis-Banner mit den Daten der letzten Entsperrung.

Wird der Eintrag nach einer Entsperrung wieder automatisch gesperrt?
Ja, sobald wieder alle Pflicht-Unterschriften vorliegen. Sie können den Eintrag alternativ über Eintrag manuell sperren sofort wieder schließen.

Kann ein Eintrag mit Pflicht-Begründung beliebig oft entsperrt werden?
Ja. Jede Entsperrung wird einzeln protokolliert. Der Verlauf zeigt jede Begründung und den jeweiligen Bearbeiter.

Was sehen Mitarbeiter ohne Sperr-Berechtigung?
Sie sehen den Lock-Banner und den Hinweis, dass der Eintrag gesperrt ist. Der Button Eintrag entsperren erscheint bei ihnen nicht. Der PDF-Export ist weiterhin möglich.

Kann ich die Sperre nur für bestimmte Mitarbeiter aktivieren?
Nein. Die Sperre wirkt pro Formular und gilt einheitlich für alle Mitarbeiter. Über die Auswahl Sperren und Entsperren erlauben für bestimmen Sie aber, welche Rolle den Lock-Status anschließend wieder ändern darf.