Aufgaben-Erinnerungen und Benachrichtigungen einrichten

Das System kann Sie und Ihre Mitarbeiter automatisch an anstehende Aufgaben erinnern und tägliche Aufgaben-Übersichten per E-Mail verschicken. So geht keine Aufgabe unter und jeder weiß, was zu tun ist. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Benachrichtigungen es gibt und wie Sie diese einstellen.

Wo finde ich die Einstellungen?

Öffnen Sie im Verwaltungssystem die Einstellungen und wechseln Sie auf den Reiter "Benachrichtigungen". Scrollen Sie dort zum Abschnitt "Aufgaben". Hier finden Sie alle nachfolgend beschriebenen Optionen.

Hinweis: Der Abschnitt "Aufgaben" wird nur angezeigt, wenn die Aufgaben-Funktion für Ihr Unternehmen aktiviert ist.

Standard-Erinnerung für neue Aufgaben

Mit dieser Funktion erhält jede neu angelegte Aufgabe automatisch eine Erinnerung – ohne dass Sie diese bei jeder Aufgabe einzeln setzen müssen.

Einstellungen

• Standard-Erinnerung für neue Aufgaben automatisch setzen: Aktiviert die automatische Erinnerung.
• Standard-Erinnerungszeit: Die Uhrzeit, zu der die Erinnerung verschickt wird (z.B. 08:00 Uhr).
• Standard-Erinnerung Tage vorher: Wie viele Tage vor dem Aufgaben-Datum erinnert werden soll. Zur Auswahl stehen: am selben Tag, 1 Tag vorher, 2 Tage vorher, 3 Tage vorher oder 1 Woche vorher.

So funktioniert es

Sobald Sie eine neue Aufgabe mit einem Datum anlegen, berechnet das System den Erinnerungszeitpunkt aus dem Aufgaben-Datum, der eingestellten Zeit und dem gewählten Vorlauf. Zum berechneten Zeitpunkt erhalten alle der Aufgabe zugewiesenen Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung in der App mit dem Hinweis "Erinnerung Aufgabe: …".

Beispiel: Aufgaben-Datum 15.06., Erinnerungszeit 08:00 Uhr, Vorlauf "2 Tage vorher" – die Erinnerung wird am 13.06. um 08:00 Uhr verschickt.

Die automatisch gesetzte Erinnerung ist nur eine Vorbelegung: Bei jeder einzelnen Aufgabe können Sie den Erinnerungszeitpunkt weiterhin individuell ändern oder ganz entfernen.

Tägliche Aufgaben-Übersicht per E-Mail

Zusätzlich zu den Erinnerungen kann das System jeden Morgen (Montag bis Freitag) eine E-Mail mit einer Aufgaben-Übersicht verschicken. Jede Übersicht enthält zwei Bereiche: überfällige Aufgaben und offene Aufgaben.

Über das Feld "Versandzeit der täglichen Aufgaben-Übersicht" legen Sie fest, zu welcher Uhrzeit die Mail verschickt wird. Ist keine Zeit hinterlegt, erfolgt der Versand standardmäßig um 07:00 Uhr.

An feste E-Mail-Adressen

Tragen Sie im Feld "Tägliche Aufgaben-Übersicht per E-Mail an diese Adressen" eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein (mehrere durch Komma getrennt). Diese Empfänger erhalten eine Übersicht über alle offenen und überfälligen Aufgaben des Unternehmens. Das eignet sich z.B. für die Geschäftsführung oder das Büro.

An jeden Mitarbeiter einzeln

Aktivieren Sie den Schalter "Tägliche Aufgaben-Übersicht an jeden Mitarbeiter senden (nur eigene Aufgaben)", damit jeder Mitarbeiter morgens eine persönliche E-Mail erhält – mit ausschließlich den Aufgaben, die ihm selbst zugewiesen sind.

E-Mail bei erledigter Aufgabe

Mit dem Schalter "Aufgabe erledigt: E-Mail an Aufgabenersteller" wird der Ersteller einer Aufgabe automatisch per E-Mail informiert, sobald die Aufgabe als erledigt markiert wurde. So sehen Sie auf einen Blick, dass eine von Ihnen vergebene Aufgabe abgeschlossen ist. Voraussetzung ist eine gültige E-Mail-Adresse beim Ersteller.

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich die Erinnerung und die Benachrichtigung "Aufgabe heute fällig"?
Unabhängig von der Standard-Erinnerung erhalten zugewiesene Mitarbeiter am Fälligkeitstag einer Aufgabe ohnehin eine Push-Benachrichtigung "Aufgabe heute fällig". Die Standard-Erinnerung können Sie zusätzlich nutzen, um schon vorab (z.B. eine Woche vorher) zu erinnern.

An wen geht die Erinnerung?
An alle Mitarbeiter, die der jeweiligen Aufgabe zugewiesen sind – als Push-Benachrichtigung in der App.

Werden auch Aufgaben ohne Datum berücksichtigt?
In der täglichen E-Mail-Übersicht werden auch offene Aufgaben ohne Datum aufgeführt. Eine zeitgesteuerte Erinnerung kann es jedoch nur für Aufgaben mit Datum geben.

An welchen Tagen wird die tägliche Übersicht verschickt?
Die tägliche Aufgaben-Übersicht wird von Montag bis Freitag versendet, am Wochenende nicht.

Ich habe die Standard-Erinnerung aktiviert, aber meine bestehenden Aufgaben haben keine Erinnerung.
Die automatische Standard-Erinnerung greift bei neu angelegten Aufgaben. Bei bereits bestehenden Aufgaben können Sie den Erinnerungszeitpunkt jederzeit nachträglich in der Aufgabe selbst setzen.