Mitarbeiter alle Aufgaben sehen lassen

Standardmässig sehen Mitarbeiter nur die Aufgaben, die ihnen zugewiesen sind. Über die Nutzer-Rollen können Sie einzelnen Mitarbeitern das Recht geben, auch nicht zugewiesene Aufgaben einzusehen, also alle Aufgaben des Betriebs.

Die Einstellung wirkt sowohl im Verwaltungssystem als auch in der mobilen Anwendung in der Aufgaben-Übersicht.

Wo stelle ich das ein?

Die Berechtigung wird über die Nutzer-Rolle gesteuert:

• Öffnen Sie Admin und klicken Sie im Bereich Standards auf Nutzer-Rollen
• Wählen Sie die Rolle, die der Mitarbeiter hat (oder legen Sie über Nutzer-Rolle hinzufügen eine neue an)
• Stellen Sie sicher, dass die Checkbox Kann auf das Verwaltungssystem zugreifen aktiviert ist
• Wählen Sie im Feld Mitarbeiter-Berechtigungen Verwaltungssystem die Option alle Mitarbeiter
• Aktivieren Sie unter Verwaltungssystem-Berechtigungen die Checkbox Aufgaben

Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Was sieht der Mitarbeiter nach der Änderung?

Nach dem nächsten Öffnen der Aufgaben-Übersicht zeigt das System zusätzlich auch jene Aufgaben, die anderen Mitarbeitern zugewiesen sind oder noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden. Filter, Sortierung und Suche funktionieren unverändert, enthalten aber nun den erweiterten Datenbestand.

In der mobilen Anwendung muss sich der Mitarbeiter nach einer Rollenänderung einmal neu anmelden, damit die neuen Rechte geladen werden.

Einschränkungen

• Die Einstellung wirkt immer auf alle Mitarbeiter des Betriebs. Wenn Sie das nur auf die eigene Abteilung begrenzen möchten, wählen Sie statt alle Mitarbeiter die Option kann nur Mitarbeiter einsehen, von welchen er/sie Abteilungsleiter ist.
• Auf dem Startbildschirm der mobilen Anwendung werden im Bereich Heutige Aufgaben und im Home-Widget weiterhin nur die eigenen Aufgaben angezeigt. Die vollständige Liste erscheint im regulären Aufgaben-Bereich.
• Die Berechtigung betrifft die Sichtbarkeit. Welche Aktionen der Mitarbeiter auf fremden Aufgaben ausführen darf, hängt von den weiteren Einstellungen der Rolle ab.

Häufige Fragen

Warum sieht mein Mitarbeiter trotz der Umstellung keine fremden Aufgaben?
Prüfen Sie drei Punkte: Ist dem Mitarbeiter tatsächlich die bearbeitete Rolle zugewiesen? Ist in der Rolle die Checkbox Aufgaben unter Verwaltungssystem-Berechtigungen aktiv? Hat sich der Mitarbeiter in der mobilen Anwendung nach der Rollenänderung einmal neu angemeldet?

Kann ich die Einstellung auf einzelne Abteilungen beschränken?
Ja. Statt alle Mitarbeiter wählen Sie die Option kann nur Mitarbeiter einsehen, von welchen er/sie Abteilungsleiter ist. Dann sieht der Mitarbeiter nur Aufgaben der Mitarbeiter seiner eigenen Abteilung.

Gilt die Einstellung auch für abgeschlossene Aufgaben?
Ja. Der Mitarbeiter sieht dann auch die erledigten Aufgaben der übrigen Mitarbeiter, sofern diese im jeweiligen Filter aufgerufen werden.

Was passiert mit Aufgaben, die keinem Mitarbeiter zugewiesen sind?
Diese werden nach der Umstellung ebenfalls angezeigt und können dort einem Mitarbeiter zugewiesen oder übernommen werden.

Gilt die Einstellung nur im Verwaltungssystem, weil sie „Mitarbeiter-Berechtigungen Verwaltungssystem" heisst?
Nein. Trotz des Namens wirkt die Einstellung auch in der mobilen Anwendung in der Aufgaben-Übersicht.