Aufgaben in der App - Berechtigungen und Sichtbarkeit

Dieser Artikel erklärt, welche Aufgaben ein Mitarbeiter in der App sehen kann und wie die Berechtigungen funktionieren. Die Sichtbarkeit von Aufgaben hängt von der Rolle des Mitarbeiters und den zugewiesenen Rechten ab.

Grundprinzip der Aufgaben-Sichtbarkeit

In der App werden Aufgaben nach einem abgestuften Berechtigungssystem angezeigt. Je nach Rolle und Rechten sieht ein Mitarbeiter unterschiedliche Aufgaben:

Administratoren: Sehen alle Aufgaben des Unternehmens
Mitarbeiter mit erweitertem Aufgaben-Recht: Sehen Aufgaben basierend auf ihrer Rechtekonfiguration
Normale Mitarbeiter: Sehen nur ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben

Mitarbeitertypen und ihre Aufgaben-Sichtbarkeit

1. Administrator

Sieht alle Aufgaben des Unternehmens
Kann nach allen Mitarbeitern filtern
Sieht auch nicht zugewiesene Aufgaben
Hat Zugriff auf alle Filter-Kategorien (Kunden, Projekte, Orte, Subunternehmer)

2. Mitarbeiter mit Aufgaben-Recht "Alle"

Wurde in der Nutzerrolle das Verwaltungssystem-Recht "Aufgaben" und Mitarbeiter-Berechtigung "Alle Mitarbeiter" zugewiesen
Sieht alle Aufgaben wie ein Admin
Kann nicht zugewiesene Aufgaben einsehen und übernehmen

3. Mitarbeiter mit Aufgaben-Recht "Abteilungsleiter"

Wurde in der Nutzerrolle das Verwaltungssystem-Recht "Aufgaben" und Mitarbeiter-Berechtigung "Kann Mitarbeiter sehen, von welchen er/sie Abteilungsleiter ist" zugewiesen
Sieht eigene Aufgaben sowie Aufgaben von Kollegen der gleichen Abteilung
Kann im Filter nach Mitarbeitern der eigenen Abteilung filtern
Sieht nicht zugewiesene Aufgaben, wenn zusätzlich das Aufgaben-Grundrecht vorhanden ist

4. Mitarbeiter mit Aufgaben-Recht "Einzelne Mitarbeiter"

Wurde in der Nutzerrolle das Verwaltungssystem-Recht "Aufgaben" zugewiesen
Sieht eigene Aufgaben sowie Aufgaben der zugewiesenen Mitarbeiter
Die erlaubten Mitarbeiter werden in der Rechteverwaltung festgelegt
Kann im Filter nur nach den erlaubten Mitarbeitern filtern

5. Alle anderen Mitarbeiter

Sieht ausschließlich Aufgaben, die ihm selbst zugewiesen wurden
Kein Mitarbeiter-Filter verfügbar
Kann keine nicht zugewiesenen Aufgaben sehen

6. Subunternehmer-Mitarbeiter

Sieht nur Aufgaben aus Projekten, die dem Subunternehmen zugewiesen sind
Kein Zugriff auf Kunden-, Projekt- oder Orts-Filter
Eingeschränkte Filterfunktionen

Nicht zugewiesene Aufgaben

Eine Besonderheit betrifft Aufgaben, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden:

Sichtbar für: Admins und Mitarbeiter mit der Verwaltungssystem-Berechtigung "Aufgaben" in einer Nutzer-Rolle
Nicht sichtbar für: Normale Mitarbeiter ohne Verwaltungssystem-Berechtigung
Filter "Nicht zugewiesen": Erscheint nur, wenn die Berechtigung vorhanden ist

Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter ohne entsprechende Rechte Aufgaben sehen, die noch niemandem zugewiesen wurden.

Filter-Kategorien nach Berechtigung

Je nach Berechtigung stehen unterschiedliche Filter-Kategorien zur Verfügung:

Für alle Mitarbeiter:

Alle Aufgaben / Meine Aufgaben
Überfällig, Heute, Morgen, Diese Woche, Nächste Woche
In Bearbeitung, Erledigte Aufgaben

Nur für Admins oder Mitarbeiter mit erweitertem Recht:

Nicht zugewiesen
Mitarbeiter-Filter (mit Aufgaben-Anzahl pro Mitarbeiter)
Kunden-Filter
Projekt-Filter
Orts-Filter
Subunternehmer-Filter

Rechtekonfiguration im System

Die Aufgaben-Berechtigungen werden über die Mitarbeiterrollen im Verwaltungssystem gesteuert:

Navigieren Sie zu Admin > Nutzerrollen
Wählen Sie die entsprechende Rolle aus
Hier können Sie "Mitarbeiter-Berechtigung Verwaltungssystem" bestimmen und bei "Verwaltungssystem-Berechtigung" => "Aufgaben" auswählen

Das allgemeine Aufgaben-Recht bestimmt, ob ein Mitarbeiter nicht zugewiesene Aufgaben sehen kann.

Häufige Fragen

Warum sehe ich keine Aufgaben in der App?
Prüfen Sie, ob Ihnen Aufgaben zugewiesen wurden. Wenn Sie nur Ihre eigenen Aufgaben sehen können und keine zugewiesen sind, ist die Liste leer. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um die Rechtekonfiguration zu überprüfen.

Warum fehlt der Filter "Nicht zugewiesen"?
Dieser Filter erscheint nur für Admins oder Mitarbeiter mit dem Aufgaben-Grundrecht. Normale Mitarbeiter sehen diesen Filter nicht, da sie keine nicht zugewiesenen Aufgaben einsehen können.

Warum sehe ich keine Mitarbeiter-Filter?
Der Mitarbeiter-Filter erscheint nur, wenn Sie Aufgaben anderer Mitarbeiter sehen dürfen. Bei der Einstellung "Nur eigene Aufgaben" wird dieser Filter nicht angezeigt.

Kann ich Aufgaben übernehmen, die mir nicht zugewiesen sind?
Ja, wenn Sie die Berechtigung haben, nicht zugewiesene Aufgaben zu sehen. Sie können diese dann über die Funktion "Aufgabe übernehmen" sich selbst zuweisen.

Was passiert, wenn ich einem Subunternehmen angehöre?
Als Subunternehmer-Mitarbeiter sehen Sie nur Aufgaben aus Projekten, die Ihrem Subunternehmen zugewiesen wurden. Andere Filter-Kategorien wie Kunden oder alle Projekte sind nicht verfügbar.

Wie kann ich meine Berechtigungen ändern lassen?
Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Die Berechtigungen werden über die Mitarbeiterrollen im Verwaltungssystem gesteuert und können dort angepasst werden.