Rapport-Frage setzt automatisch ein Projekt-Datum

Sie können eine Frage im Rapportformular so einrichten, dass beim Speichern des Rapports automatisch das heutige Datum in ein selbst angelegtes Datumsfeld des Projekts eingetragen wird. So sehen Sie am Projekt immer auf einen Blick, wann zuletzt eine bestimmte Tätigkeit ausgeführt wurde – zum Beispiel der letzte Wartungs- oder Service-Termin – ohne das Datum von Hand zu erfassen.

Wofür ist das gedacht?

Ein typisches Beispiel sind wiederkehrende Wartungen: Im Rapport gibt es die Frage „Service ausgeführt?". Beantwortet ein Mitarbeiter diese mit „Ja" und speichert den Rapport, trägt das System automatisch das heutige Datum in das Projektfeld „letzter Abo-Service" ein. Beim nächsten Öffnen des Projekts ist sofort ersichtlich, wann der letzte Service stattgefunden hat.

Die Funktion steht sowohl im Verwaltungssystem als auch in der App zur Verfügung.

Voraussetzung: ein Datumsfeld im Projekt

Damit ein Datum eingetragen werden kann, muss im Projekt zunächst ein eigenes Feld vom Typ „Datum" vorhanden sein (z. B. „letzter Abo-Service"). Eigene Projektfelder legen Sie im Verwaltungssystem an, indem Sie ein Projekt öffnen und über „eigene Felder" ein neues Feld vom Typ „Datum" hinzufügen.

Solange kein Projekt-Datumsfeld existiert, wird die Einstellung im Rapportformular nicht angezeigt.

Einrichtung im Rapportformular

Öffnen Sie im Verwaltungssystem den Rapport-Feld-Konfigurator (Einstellungen zum Rapportformular) und gehen Sie zum Formular-Baukasten. Dort haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Dropdown-Auswahl: Fügen Sie eine „Dropdown-Auswahl" mit den Optionen „Ja" und „Nein" hinzu (z. B. mit der Frage „Service ausgeführt?").
• Checkbox: Alternativ fügen Sie eine „Checkboxen"-Frage hinzu (z. B. „Wartung erledigt").

Klicken Sie anschließend auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) der Frage. In den Einstellungen erscheint die Option „Bei Auswahl ‚Ja': Projekt-Datumsfeld auf heute setzen" (bei einer Checkbox lautet sie „Wenn angehakt: Projekt-Datumsfeld auf heute setzen"). Wählen Sie dort das gewünschte Projekt-Datumsfeld aus – fertig.

Bei einer Dropdown-Auswahl muss eine Antwortmöglichkeit den Text „Ja" enthalten, da nur diese Antwort das Datum auslöst.

So funktioniert es im Alltag

• Ein Mitarbeiter füllt den Rapport aus und beantwortet die Frage mit „Ja" (bzw. setzt das Häkchen).
• Beim Speichern des Rapports trägt das System automatisch das heutige Datum in das ausgewählte Projektfeld ein.
• War das Feld bereits gefüllt, wird es mit dem aktuellen Datum überschrieben – es zeigt also immer den jüngsten Termin.
• Bei der Antwort „Nein" bzw. nicht gesetztem Häkchen bleibt das Projektfeld unverändert.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch, wenn der Rapport in der App erstellt wird?
Ja. Sowohl im Verwaltungssystem als auch in der App wird das Datum beim Speichern automatisch gesetzt. Die Einstellung wird einmalig im Verwaltungssystem vorgenommen.

Was passiert bei einem Entwurf?
Bei einem noch nicht abgeschlossenen Entwurf wird das Datum nicht gesetzt. Erst wenn der Rapport endgültig gespeichert wird, trägt das System das Datum ein.

Kann ich mehrere Fragen mit unterschiedlichen Datumsfeldern verbinden?
Ja. Sie können je Frage ein eigenes Ziel-Datumsfeld festlegen. So lassen sich z. B. mehrere Wartungsarten getrennt dokumentieren.

Wird ein bereits eingetragenes Datum überschrieben?
Ja. Bei jeder „Ja"-Antwort wird das Feld auf das heutige Datum gesetzt, damit immer der letzte Termin sichtbar ist.

Warum sehe ich die Einstellung im Rapportformular nicht?
Die Option erscheint nur, wenn im Projekt mindestens ein eigenes Feld vom Typ „Datum" angelegt wurde. Legen Sie zuerst ein solches Feld an.