Abo-Rechnung an ein Projekt-Datumsfeld koppeln - erst abrechnen, wenn die Leistung erbracht wurde

Bei Wartungsverträgen soll die nächste Rechnung oft erst dann entstehen, wenn die zugesagte Leistung - zum Beispiel die jährliche Wartung einer Heizung - auch tatsächlich durchgeführt wurde. Genau das können Sie einstellen: Sie koppeln eine Abo-Rechnung an ein Projekt-Datumsfeld. Das System erzeugt die nächste Rechnung dann erst, wenn dieses Feld seit der letzten Rechnung aktualisiert wurde.

Wofür ist die Kopplung gedacht?

Ohne Kopplung erstellt eine Abo-Rechnung stur nach Zeitplan - zum Beispiel jedes Jahr am 1. März. Bei Wartungsverträgen ist das nicht immer gewünscht: Wird die Leistung einmal später durchgeführt, sollte auch erst dann die Rechnung entstehen. Mit der Kopplung stellen Sie sicher, dass abgerechnet wird, nachdem die Leistung erbracht wurde - und nicht schon vorher.

Das System vergleicht dazu ein von Ihnen gewähltes Projekt-Datumsfeld (zum Beispiel "letzte Wartung") mit dem Datum der letzten aus diesem Abo erstellten Rechnung. Trägt das Feld ein neueres Datum als die letzte Rechnung, gilt die Leistung als durchgeführt und die nächste Rechnung wird erstellt.

Voraussetzungen

• Eine eingerichtete Abo-Rechnung. Wie Sie ein Abo anlegen, lesen Sie im Artikel "Abo-Rechnungen - wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen".
• Ein eigenes Projekt-Datumsfeld. Legen Sie in den Einstellungen der Projekt-Formularfelder ein Feld vom Typ Datum an, etwa "letzte Wartung" oder "letzte Prüfung". Dieses Feld erscheint danach am Projekt.

Damit das Feld im Alltag ohne Zusatzaufwand aktuell bleibt, können Sie es automatisch setzen lassen: Eine Ja/Nein-Frage im Rapportformular kann so eingerichtet werden, dass sie das Projekt-Datumsfeld beim Abschluss automatisch auf das heutige Datum setzt. Ihr Team bestätigt die durchgeführte Arbeit also einfach im Rapport, und das Datum wird ohne weiteres Zutun eingetragen.

Die Kopplung aktivieren

Die Kopplung stellen Sie am bestehenden Abo ein:

• Öffnen Sie im Verwaltungssystem unter "Rechnungen" die Rechnungsübersicht und klicken Sie oben auf den Button "Abo-Rechnungen".
• Klicken Sie beim gewünschten Abo auf das Stift-Symbol ("Abo bearbeiten").
• Wählen Sie im Feld "Erst erstellen, wenn Projektfeld aktualisiert wurde" Ihr Datumsfeld aus (zum Beispiel "letzte Wartung").
• Speichern Sie mit "speichern".

Möchten Sie die Kopplung wieder entfernen, wählen Sie im selben Feld den Eintrag "— keine Sperre (immer erstellen) —". Das Abo läuft dann wieder rein nach Zeitplan.

So erkennen Sie den Status in der Übersicht

In der Abo-Übersicht sehen Sie am Modus jedes gekoppelten Abos eine zusätzliche Markierung:

• "an Datumsfeld gekoppelt" (gelb): Das Abo ist an ein Projekt-Datumsfeld gebunden. Die nächste Rechnung entsteht erst, wenn das Feld seit der letzten Rechnung aktualisiert wurde.
• "wartet auf Datumsfeld" (rot): Der Rechnungstermin ist bereits erreicht, aber das Datumsfeld wurde noch nicht aktualisiert. Das Abo wartet also genau auf die noch ausstehende Aktualisierung. Sobald das Datum eingetragen ist, wird die Rechnung beim nächsten nächtlichen Lauf automatisch erstellt.

Erinnerung, wenn die Aktualisierung aussteht

Wartet ein Abo auf sein Datumsfeld, erinnert das System Ihren Betrieb automatisch per E-Mail an die hinterlegte Betriebs-Adresse. So gerät keine fällige, aber noch nicht durchgeführte Leistung in Vergessenheit. Damit daraus keine Flut wird, erfolgt diese Erinnerung je Abo höchstens einmal pro Woche. Sobald das Datum eingetragen und die Rechnung erstellt wurde, beginnt der Zyklus von vorn.

Häufige Fragen

Wird die allererste Rechnung auch zurückgehalten?
Nein. Die erste Rechnung aus einem Abo wird immer erstellt, auch bei aktiver Kopplung. Die Sperre greift erst ab der zweiten Rechnung - also sobald es eine vorherige Rechnung gibt, mit deren Datum verglichen werden kann.

Was passiert, wenn das Datum nie eingetragen wird?
Dann entsteht keine neue Rechnung. Das Abo bleibt so lange auf "wartet auf Datumsfeld" stehen und Sie werden wöchentlich erinnert, bis das Datumsfeld aktualisiert wird. Es geht nichts verloren - die Rechnung wird nachgeholt, sobald das Datum eingetragen ist.

Reicht es, wenn das Datum gleich dem Datum der letzten Rechnung ist?
Nein. Das Datumsfeld muss ein neueres Datum tragen als die letzte aus dem Abo erstellte Rechnung. Nur so ist sichergestellt, dass es sich um eine neue, noch nicht abgerechnete Leistung handelt.

Muss ich das Datum von Hand eintragen?
Nein, das ist nicht nötig. Sie können es zwar jederzeit direkt am Projekt eintragen, komfortabler ist aber die automatische Variante: Eine Ja/Nein-Frage im Rapportformular setzt das Datumsfeld beim Abschluss automatisch auf das heutige Datum.

Kann ich eine wartende Rechnung trotzdem sofort erstellen?
Wenn Sie in der Übersicht bei einem wartenden Abo auf "jetzt erstellen" klicken, weist das System darauf hin, dass das Projekt-Datumsfeld noch nicht aktualisiert wurde, und erstellt keine Rechnung. Tragen Sie zunächst das Datum am Projekt ein - danach lässt sich die Rechnung wie gewohnt erzeugen.

Beeinflusst die Kopplung den Rhythmus?
Der eingestellte Rhythmus bleibt bestehen. Die Kopplung verschiebt lediglich die Erstellung nach hinten, falls das Datumsfeld zum Termin noch nicht aktualisiert wurde. Ist das Datum eingetragen, richtet sich der nächste Termin wieder nach dem gewohnten Rhythmus.