Firmenübergreifend arbeiten – zwei MeinHandwerker-Firmen verlinken

Wenn Sie regelmäßig mit einer anderen Firma zusammenarbeiten, die ebenfalls MeinHandwerker nutzt, können Sie beide Firmen miteinander verbinden. Die freigegebenen Mitarbeiter der einen Firma können dann auf den gemeinsamen Projekten der anderen Firma mitarbeiten – ohne dass dort eigene Zugänge angelegt werden müssen.

Wann ist diese Funktion sinnvoll?

Diese Funktion richtet sich an zwei eigenständige Betriebe, die beide ein MeinHandwerker-System haben und projektweise zusammenarbeiten. Über einen Einladungs-Code geben Sie gegenseitig frei, welche Mitarbeiter auf den gemeinsamen Projekten erscheinen.

Der Unterschied zur klassischen Partner-Firma: Bei einer normalen Partner-Firma legen Sie deren Mitarbeiter selbst in Ihrem System an. Bei der Verlinkung bleiben die Mitarbeiter im jeweils eigenen System ihrer Firma – sie werden nur für die gemeinsame Zusammenarbeit freigegeben.

Voraussetzung

Die Buttons zum Verlinken sind nur sichtbar, wenn für Ihre Rolle das entsprechende Funktionsrecht aktiviert ist. Sollten Sie die unten beschriebenen Schaltflächen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator, damit das Recht zum Verlinken von Partner-Firmen freigeschaltet wird.

Sie finden den Bereich im Verwaltungssystem unter Admin → Partner-Firmen.

Schritt 1: Einladungs-Code erzeugen (einladende Firma)

Die Firma, die eigene Mitarbeiter auf die Projekte der Partnerfirma schicken möchte, erzeugt den Einladungs-Code:

Öffnen Sie Admin → Partner-Firmen.
Klicken Sie auf den Button "Mit MeinHandwerker-Firma verlinken".
Wählen Sie im Auswahlfeld "Mitarbeiter freigeben" die Mitarbeiter aus, die auf den gemeinsamen Projekten der Partnerfirma mitarbeiten dürfen.
Klicken Sie auf "Einladungs-Code erzeugen".

Es wird ein Code angezeigt. Geben Sie diesen Code an die Partnerfirma weiter (z. B. telefonisch oder per E-Mail). Der Code ist 14 Tage gültig und kann einmal eingelöst werden.

Die Auswahl der freigegebenen Mitarbeiter können Sie später jederzeit ändern (siehe Abschnitt "Freigabe anpassen oder Verbindung beenden").

Schritt 2: Code einlösen (Partnerfirma)

Die Firma, die den Code erhalten hat, löst ihn ein:

Öffnen Sie Admin → Partner-Firmen.
Klicken Sie auf den Button "Verlinkungs-Code einlösen".
Geben Sie den erhaltenen Code ein und klicken Sie auf "Code prüfen".
Es erscheint eine Vorschau: Sie sehen, mit welcher Firma Sie sich verbinden und welche Mitarbeiter freigegeben wurden.
Klicken Sie auf "Verlinkung bestätigen".

Nach der Bestätigung erscheint die verbundene Firma in Ihrer Partner-Firmen-Übersicht. Die freigegebenen Mitarbeiter stehen nun für die gemeinsamen Projekte zur Verfügung.

Freigabe anpassen oder Verbindung beenden

Die einladende Firma verwaltet die laufenden Verbindungen über den Button "Ausgehende Verlinkungen" (ebenfalls unter Admin → Partner-Firmen). Dort sehen Sie alle Firmen, mit denen Sie verbunden sind, und haben zwei Möglichkeiten:

"Mitarbeiter-Freigabe": Ändern Sie nachträglich, welche Ihrer Mitarbeiter auf den gemeinsamen Projekten mitarbeiten dürfen.
"Verbindung beenden": Trennt die Verlinkung. Die freigegebenen Mitarbeiter verlieren danach den Zugriff auf die gemeinsamen Projekte.

Die Verbindung kann von beiden Seiten beendet werden. Bereits erfasste Einträge wie Zeiten, Rapporte und Bautagebuch-Einträge bleiben dabei erhalten.

Häufige Fragen

Wie lange ist der Einladungs-Code gültig?
Der Code ist 14 Tage gültig und kann genau einmal eingelöst werden. Danach verfällt er.

Kann ich mich mit meiner eigenen Firma verlinken?
Nein. Eine Verlinkung ist nur zwischen zwei verschiedenen Firmen möglich.

Was passiert, wenn ich noch keine Mitarbeiter freigegeben habe?
Die Verlinkung lässt sich trotzdem anlegen. Die Freigabe der Mitarbeiter können Sie jederzeit nachholen.

Worin unterscheidet sich das von einer normalen Partner-Firma?
Bei einer klassischen Partner-Firma legen Sie deren Mitarbeiter selbst in Ihrem System an. Bei der Verlinkung haben beide Firmen ein eigenes MeinHandwerker-System; die Mitarbeiter bleiben in ihrem eigenen System und werden nur für die gemeinsame Arbeit freigegeben.

Bleiben die erfassten Daten erhalten, wenn die Verbindung beendet wird?
Ja. Bereits erfasste Zeiten, Rapporte und Bautagebuch-Einträge bleiben auch nach dem Beenden der Verbindung bestehen.

Ich sehe die Buttons zum Verlinken nicht – woran liegt das?
Die Schaltflächen werden nur angezeigt, wenn für Ihre Rolle das Funktionsrecht zum Verlinken von Partner-Firmen aktiviert ist. Ihr Administrator kann dieses Recht freischalten.