Angebot versenden und Annahme durch den Kunden

Ist Ihr Angebot fertig, versenden Sie es direkt aus dem Editor – als PDF per E-Mail oder als Online-Link, über den der Kunde mit einem Klick zustimmt. Dieser Artikel beschreibt den Versand und die Annahme durch den Kunden.

Vor dem Versenden prüfen

Solange das Angebot ein Entwurf ist, zeigt der Editor oben den Bereich Vor dem Versenden prüfen. Dort sehen Sie offene Punkte – etwa eine fehlende E-Mail-Adresse oder dass noch keine Position erfasst ist – und können sie direkt erledigen.

Die drei Versand-Möglichkeiten

Klicken Sie oben rechts auf Versenden. Es öffnet sich ein Menü mit drei Möglichkeiten:

Per E-Mail mit PDF – das Angebot wird automatisch als PDF an die E-Mail-Adresse des Kunden angehängt. Betreff und Nachricht können Sie anpassen.
Mit Kundenlink (Online-Annahme) – der Kunde erhält einen Link, über den er das Angebot online ansieht und direkt annimmt oder ablehnt.
Ohne Versand als „versendet" markieren – wenn Sie das Angebot auf anderem Weg übergeben, es aber im System als versendet führen möchten.

Menü beim Versenden mit den Optionen Per E-Mail mit PDF, Mit Kundenlink und Ohne Versand als versendet markieren

Annahme über den Kundenlink

Beim Versand per Kundenlink öffnet der Kunde das Angebot in seinem Browser – ohne Anmeldung. Er sieht das Angebot in der Kundenansicht (ohne Ihre internen Werte wie Einkauf und Marge) und kann es mit einem Klick annehmen oder ablehnen. Eine ausgedruckte oder eingescannte Unterschrift ist nicht nötig.

Sie sehen, was beim Kunden passiert

Sobald Sie einen Kundenlink versendet haben, sehen Sie im Editor, wann der Kunde den Link geöffnet hat. Nimmt der Kunde an, wechselt das Angebot in den Status angenommen; lehnt er ab, sehen Sie das ebenfalls samt eventuellem Kommentar. Alle Schritte werden zusätzlich im Reiter Verlauf protokolliert.

Status zurücksetzen

Ein versendetes Angebot ist schreibgeschützt. Müssen Sie noch etwas ändern, setzen Sie es über den Hinweis im Editor wieder auf Entwurf zurück. Bereits verschickte Kundenlinks werden dadurch ungültig, damit der Kunde nicht versehentlich eine veraltete Fassung annimmt.

Häufige Fragen

Was passiert nach der Annahme?
Das Angebot steht auf „angenommen". Daraus lässt sich anschließend eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung erzeugen [VERLINKUNG: Angebot umwandeln].

Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse. Kann ich trotzdem versenden?
Beim Versand können Sie die E-Mail-Adresse direkt eintragen; sie wird gleichzeitig in den Stammdaten des Kunden gespeichert.

Kann ich ein Angebot auch ohne digitalen Versand abschließen?
Ja. Mit der Option „Ohne Versand als versendet markieren" führen Sie ein persönlich übergebenes Angebot im System weiter. Den Status „angenommen" setzen Sie dann selbst.