So nimmt Ihr Kunde ein Angebot online an

Wenn Sie ein Angebot per Kundenlink versenden, kann der Kunde es online ansehen und verbindlich annehmen oder ablehnen – ganz ohne ausgedruckte Unterschrift. Dieser Artikel zeigt, was Ihr Kunde dabei sieht und welche Nachweise dabei festgehalten werden.

Was der Kunde erhält

Beim Versand per Kundenlink bekommt der Kunde eine E-Mail mit einem Link zum Angebot (siehe Angebot versenden und Annahme durch den Kunden). Ein Klick darauf öffnet die Online-Ansicht im Browser – eine Anmeldung ist nicht nötig.

Die Online-Ansicht des Angebots

Der Kunde sieht eine übersichtliche Darstellung mit Ihrem Firmennamen und Logo, dem Gesamtbetrag (Gesamtinvestition), der Gültigkeit und allen Positionen. Über PDF herunterladen kann er das Angebot zusätzlich als PDF speichern. Interne Werte wie Einkaufspreise oder Margen sieht der Kunde nicht.

Online-Ansicht des Angebots aus Kundensicht mit Gesamtinvestition, PDF-Download und Positionsliste

Annehmen oder ablehnen

Am Angebot stehen die Schaltflächen Angebot verbindlich & kostenpflichtig annehmen und Ablehnen. Zusätzlich ist immer ein Annehmen-Button sichtbar, der den Kunden begleitet, während er das Angebot durchsieht. Optional kann der Kunde einen Kommentar hinterlassen – zum Beispiel eine Rückfrage oder den Grund einer Ablehnung.

Für die Annahme gibt der Kunde in das Feld Ihr Name seinen Vor- und Nachnamen ein und bestätigt anschließend die Erklärung, dass er das Angebot mit der genannten Angebotsnummer und dem genannten Gesamtbetrag verbindlich und kostenpflichtig annimmt. Erst dann lässt sich die Annahme abschließen. Eine handschriftliche Unterschrift ist dafür nicht erforderlich.

Annahme-Bereich mit Namensfeld, Bestätigungserklärung inklusive Angebotsnummer und Gesamtbetrag sowie dem Button zum verbindlichen und kostenpflichtigen Annehmen

Welche Nachweise bei der Annahme entstehen

Damit Sie die Auftragserteilung später belegen können, hält das System bei jeder Online-Annahme automatisch folgende Angaben fest:

den vom Kunden eingegebenen Namen,
die bestätigte Annahmeerklärung im genauen Wortlaut – inklusive Angebotsnummer, Datum und Gesamtbetrag,
den Zeitpunkt der Annahme,
die IP-Adresse und das verwendete Gerät/den Browser,
eine eingefrorene PDF-Kopie genau des Angebots, das der Kunde angenommen hat, samt Prüfsumme – so ist der angenommene Inhalt später unveränderbar nachweisbar.

Zusätzlich erhält der Kunde eine Bestätigungs-E-Mail mit dem angenommenen Angebot im Anhang; eine Kopie geht an Ihr im Betrieb hinterlegtes Postfach.

Hinweis: Die Online-Annahme ist eine einfache elektronische Zusage und ersetzt keine qualifizierte elektronische Signatur. Für die im Handwerk üblichen Aufträge genügt sie in aller Regel; ob im Einzelfall eine zusätzliche Unterschrift sinnvoll ist, klären Sie bitte bei Bedarf mit einer fachkundigen Stelle.

Was Sie danach sehen

Sobald der Kunde reagiert, aktualisiert sich der Status Ihres Angebots automatisch auf angenommen oder abgelehnt. Bei einer Annahme sehen Sie oben am Angebot zusätzlich den Namen des Annehmenden, die IP-Adresse und einen Link zum Nachweis-PDF (die eingefrorene Kopie des angenommenen Angebots). Außerdem sehen Sie, wann der Kunde den Link geöffnet hat. Alle Schritte werden im Reiter Verlauf des Angebots protokolliert.

Vorab prüfen: die Kundenvorschau

Möchten Sie sehen, wie das Angebot beim Kunden ankommt, öffnen Sie im Editor die Kundenvorschau (Auge-Symbol). Sie zeigt genau die Kundenansicht; Annehmen und Ablehnen sind in der Vorschau bewusst deaktiviert.

Häufige Fragen

Muss sich der Kunde anmelden oder ein Konto anlegen?
Nein. Der Kunde öffnet einfach den Link aus der E-Mail und kann das Angebot direkt ansehen und annehmen.

Braucht der Kunde eine Unterschrift?
Nein. Der Kunde gibt seinen Namen ein und bestätigt die Annahmeerklärung – das genügt als verbindliche Zusage. Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich.

Wie kann ich nachweisen, dass mein Kunde das Angebot angenommen hat?
Das System hält Name, Annahmeerklärung, Zeitpunkt, IP-Adresse und eine eingefrorene PDF-Kopie des angenommenen Angebots fest. Die eingefrorene Kopie öffnen Sie oben am angenommenen Angebot über den Link Nachweis-PDF. Zusätzlich erhalten Sie und Ihr Kunde eine Bestätigungs-E-Mail mit dem angenommenen Angebot im Anhang.

Was passiert, wenn das Angebot abgelaufen ist?
Dann sieht der Kunde einen Hinweis, dass die Gültigkeit abgelaufen ist, und kann nicht mehr annehmen. Sie können ihm ein aktualisiertes Angebot senden.

Kann der Kunde das Angebot als PDF speichern?
Ja. Über die Schaltfläche „PDF herunterladen" lädt er das Angebot jederzeit als PDF herunter.