Aufgaben pro Projekt für alle Mitarbeiter sichtbar machen

Normalerweise sieht jeder Mitarbeiter nur die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind. Mit einer neuen Einstellung können Sie festlegen, dass innerhalb eines Projekts alle Mitarbeiter sämtliche Aufgaben dieses Projekts sehen – unabhängig davon, wer die Aufgabe erstellt hat oder wem sie zugewiesen ist.

Was bewirkt die Funktion?

Ist die Einstellung aktiv, gilt im jeweiligen Projekt für alle Mitarbeiter die volle Sicht auf die Aufgaben dieses Projekts. So hat das ganze Projektteam denselben Überblick, ohne dass jede Aufgabe einzeln an alle Beteiligten zugewiesen werden muss.

Wichtig: Die Einstellung wirkt nur innerhalb eines Projekts. In der allgemeinen Aufgabenliste und im Dashboard bleibt die Sicht unverändert – dort sieht jeder Mitarbeiter weiterhin nur die für seine Rolle freigegebenen Aufgaben.

Wo wird die Einstellung aktiviert?

Die Einstellung wird einmalig zentral für den gesamten Betrieb aktiviert. Sie finden sie im Verwaltungssystem:

• Öffnen Sie die Einstellungen.
• Wechseln Sie auf den Reiter Benachrichtigungen.
• Aktivieren Sie den Schalter "Alle Aufgaben pro Projekt für alle Mitarbeiter sichtbar".

Tipp: Über das Suchfeld oben in den Einstellungen finden Sie den Schalter am schnellsten, indem Sie z. B. "pro Projekt" eingeben.

Wie wirkt sich das aus?

• Im Projekt: Öffnen Sie ein Projekt und den Reiter Aufgaben, werden alle Aufgaben des Projekts angezeigt – auch die, die anderen Mitarbeitern zugewiesen sind.
• In der App: Öffnet ein Mitarbeiter ein Projekt, sieht er dort ebenfalls alle Aufgaben dieses Projekts.
• Eigene Aufgaben finden: Über den Mitarbeiter-Filter im Projekt kann jeder gezielt nach einer Person – auch nach sich selbst – filtern und so schnell nur die eigenen Aufgaben anzeigen.

Was bleibt unverändert?

• Die allgemeine Aufgabenliste und das Dashboard ("Meine fälligen Aufgaben") zeigen weiterhin nur die eigenen bzw. für die Rolle freigegebenen Aufgaben.
• Mitarbeiter von Subunternehmer-Firmen sind ausgenommen – sie sehen weiterhin nur die Aufgaben ihrer eigenen Firma.
• Rollen mit erweiterter Sicht (alle Mitarbeiter, eigene Abteilung, bestimmte Mitarbeiter) bleiben unverändert.

Häufige Fragen

Sehen jetzt alle Mitarbeiter überall alle Aufgaben?
Nein. Die erweiterte Sicht gilt ausschließlich innerhalb eines Projekts. In der allgemeinen Aufgabenliste und im Dashboard ändert sich nichts.

Wie findet ein Mitarbeiter weiterhin nur seine eigenen Aufgaben?
Im Projekt über den Mitarbeiter-Filter: Dort die eigene Person auswählen, dann werden nur die eigenen Aufgaben angezeigt.

Gilt die Einstellung auch in der App?
Ja. Öffnet ein Mitarbeiter in der App ein Projekt, sieht er dort alle Aufgaben des Projekts.

Muss ich die Einstellung für jeden Mitarbeiter einzeln vornehmen?
Nein. Sie wird einmal zentral für den gesamten Betrieb aktiviert und gilt dann für alle Mitarbeiter.

Ist die Einstellung standardmäßig aktiv?
Nein. Im Standard ist sie ausgeschaltet – es bleibt also beim bisherigen Verhalten, bis Sie sie bewusst aktivieren.

Bei uns heißen Projekte anders (z. B. "Liegenschaft" oder "Baustelle"). Funktioniert das trotzdem?
Ja. Die Bezeichnung des Schalters passt sich automatisch an den bei Ihnen eingestellten Begriff an.