Arbeitszeiten im Formular-PDF als Tabelle darstellen

In eigenen Formularen mit dem Element "Mitarbeiter & Zeit" können die erfassten Arbeitszeiten im PDF wahlweise als einfache Liste oder als übersichtliche Tabelle mit einer Spalte pro Einsatztag dargestellt werden. Die Tabellen-Darstellung entspricht dem Aufbau klassischer Papier-Rapporte und ist besonders praktisch, wenn an mehreren Tagen gearbeitet wurde.

Was macht die Funktion?

Ohne die Funktion werden die Arbeitszeiten im PDF als Liste ausgegeben: eine Zeile pro Zeiteintrag mit Datum, Mitarbeiter und Stunden.

Mit der Funktion entsteht stattdessen eine Tabelle: Jede Zeile steht für einen Mitarbeiter, und für jeden Einsatztag gibt es eine eigene Spalte mit den geleisteten Stunden. Rechts folgen Einheit, die Gesamtstunden und (sofern gewünscht) Stundensatz und Summe.

Ohne Tabelle (Standard-Liste):

Arbeitszeiten als einfache Liste im PDF

Mit Tabelle (Tagesspalten):

Arbeitszeiten als Tabelle mit einer Spalte pro Einsatztag

Tabellen-Darstellung aktivieren

Die Darstellung wird pro Formular eingestellt:

Öffnen Sie im Verwaltungssystem das gewünschte eigene Formular über "Eigene Formulare" und dann "Formular bearbeiten".
Klappen Sie im Formular-Aufbau das Element "Mitarbeiter & Zeit" auf (Stift-Symbol "Bearbeiten").
Aktivieren Sie das Häkchen "Im PDF als Tabelle mit Tagesspalten anzeigen".
Speichern Sie das Formular.

Ab sofort werden neue und bestehende PDF-Ausgaben dieses Formulars in der Tabellen-Darstellung erzeugt. Ohne das Häkchen bleibt alles wie bisher.

Stundensatz und Summe anzeigen

Ob Stundensatz und Summe in der Tabelle erscheinen, steuert das bereits vorhandene Häkchen "Stundensatz und Preis in PDF anzeigen", ebenfalls direkt am Element "Mitarbeiter & Zeit". Ist es aktiv, zeigt die Tabelle zusätzlich die Spalten "Preis" und "Total".

Häufige Fragen

Ändern sich bestehende Formulare automatisch?
Nein. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Erst wenn Sie das Häkchen an einem Formular setzen, wird dieses Formular in der Tabellen-Darstellung ausgegeben.

Was passiert bei sehr vielen Einsatztagen?
Passen nicht alle Tage nebeneinander auf die Seite, werden die einzelnen Tagesspalten automatisch ausgeblendet und nur die Gesamtstunden je Mitarbeiter angezeigt. Ein kurzer Hinweis im PDF weist darauf hin.

Ein Mitarbeiter hat keine Funktion hinterlegt, was passiert dann?
Die Stunden werden weiterhin angezeigt. Stundensatz und Summe bleiben in dieser Zeile leer, da ohne Funktion kein Stundensatz bekannt ist.

Gilt die Einstellung auch für andere Formulare?
Nein, die Tabellen-Darstellung wird je Formular gesetzt. Sie können sie also gezielt nur für einzelne Formulare aktivieren.