Berechtigung "Passwort zurücksetzen" – Mitarbeiter-Passwörter vergeben ohne Zugriff auf Personaldaten

Mit dieser Berechtigung können Sie einzelnen Mitarbeitern (zum Beispiel der Disposition oder dem 1st-Level-Support) erlauben, für Kollegen ein neues Passwort zu vergeben – ohne dass diese dabei Einblick in die vollständigen Personaldaten erhalten oder Stammdaten ändern können. Die eigentliche Personalpflege bleibt so bei der Buchhaltung und der Administration.

Was macht die Berechtigung?

Eine Rolle mit dieser Berechtigung (und ohne die volle Berechtigung "Mitarbeiter") erhält bewusst nur einen eng begrenzten Zugang:

Reduzierte Mitarbeiter-Übersicht: sichtbar sind nur Name, Personal-Nummer, Funktion, Abteilung und E-Mail/Anmeldename. Sensible Spalten wie Stundenkonto, Urlaubssaldo oder Vergütungsart werden nicht angezeigt.
Schreibgeschützte Detailansicht: beim Öffnen eines Mitarbeiters werden nur die oberen Stammdaten angezeigt – schreibgeschützt und ohne weitere Reiter (keine Zeiten, kein Urlaub, kein Briefkasten, keine Geräte).
Passwort zurücksetzen: die einzige aktive Aktion ist der Button "Passwort zurücksetzen", über den ein neues Passwort vergeben werden kann.

Nicht möglich sind mit dieser Berechtigung: Stammdaten ändern, Mitarbeiter anlegen, archivieren oder löschen sowie der Zugriff auf die übrigen Reiter eines Mitarbeiters.

Berechtigung einrichten

Die Einrichtung erfolgt im Verwaltungssystem über die Nutzer-Rollen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Öffnen Sie im Menü oben "Admin" und wählen Sie "Nutzer-Rollen".
Legen Sie über "Nutzer-Rolle hinzufügen" eine neue Rolle an (zum Beispiel "Passwort-Support") oder bearbeiten Sie eine bestehende Rolle.
Aktivieren Sie im Bereich "Verwaltungssystem-Berechtigungen" den Schalter "Kann auf das Verwaltungssystem zugreifen".
Wählen Sie im Feld "Verwaltungssystem-Berechtigungen" den Eintrag "Mitarbeiter-Passwörter zurücksetzen (nur einsehen, keine Bearbeitung)" aus.
Vergeben Sie die Rolle unter "Ausgewählte Mitarbeiter" an die gewünschten Mitarbeiter.

Wichtig: Vergeben Sie an diese Rolle nicht zusätzlich die volle Berechtigung "Mitarbeiter". Sobald eine Rolle das volle Mitarbeiter-Recht besitzt, gilt der normale Vollzugriff und die Einschränkung entfällt.

Passwort für einen Mitarbeiter zurücksetzen

Ein Mitarbeiter mit dieser Rolle geht so vor:

Menüpunkt "Mitarbeiter" öffnen.
Den gewünschten Mitarbeiter in der Liste anklicken.
In der Detailansicht auf "Passwort zurücksetzen" klicken.
Im folgenden Fenster festlegen, ob das Passwort automatisch erstellt, per E-Mail versendet und/oder als PDF zum Ausdruck erstellt werden soll, und mit "Passwort zurücksetzen" bestätigen.

Häufige Fragen

Verändert sich für bestehende Rollen etwas?
Nein. Die Berechtigung ist rein zusätzlich. Alle bestehenden Rollen und ihre Zugriffe bleiben unverändert.

Kann diese Rolle Mitarbeiterdaten sehen oder ändern?
Sie sieht ausschließlich die oberen Stammdaten in einer schreibgeschützten Ansicht (ohne sensible Werte wie Stundenkonto, Urlaub oder Vergütung) und kann diese nicht ändern. Die einzige mögliche Aktion ist das Zurücksetzen des Passworts.

Sieht die Rolle Mitarbeiter anderer Betriebe?
Nein. Der Zugriff ist auf die Mitarbeiter des eigenen Betriebs beschränkt.

Muss dafür etwas in der App eingerichtet werden?
Nein. Es handelt sich um eine reine Funktion des Verwaltungssystems.

Welche Mitarbeiter sieht die Rolle in der Übersicht?
Alle Mitarbeiter des eigenen Betriebs – damit der Support jedem Kollegen bei einem Login-Problem helfen kann.