Wie funktioniert die Dokumenten-Ablage? Kann man dort Berechtigungen vergeben?

Für Ordner in den Projekt-Dokumenten lassen sich Zugriffsberechtigungen vergeben. So schützen Sie Dokumente, zum Beispiel Kunden-Rechnungen oder Kalkulationsdaten, vor den Blicken Ihrer Mitarbeiter.

Berechtigungen anpassen

Öffnen Sie das Projekt und den Reiter "Dokumente". Klicken Sie beim gewünschten Ordner auf die drei Punkte und wählen Sie "Berechtigungen anpassen".

Im Fenster "Berechtigungen bearbeiten" legen Sie unter "Welche Mitarbeiter dürfen den Ordner sehen?" fest, wer Zugriff hat.

• Ist nichts ausgewählt, können alle Mitarbeiter den Ordner sehen.
• Ist jemand eingetragen, kann nur diese Person oder Gruppe den Ordner sehen und öffnen.

Per Klick auf "--- auswählen ---" erscheint die Liste der Nutzer-Rollen, Mitarbeiter und Partnerfirmen. Wählen Sie die gewünschten Einträge aus und klicken Sie auf "speichern".

Mit dem Haken "Im Kundenbereich für den Kunden einsehbar" machen Sie den Ordner zusätzlich für Ihre Kunden im Kundenbereich sichtbar.

Woran erkenne ich geschützte Ordner?

Geschützte Ordner mit Zugriffsrechten sind rot, Ordner ohne Einschränkung schwarz. Schwarze Ordner sind für alle Mitarbeiter und Partnerfirmen sichtbar, die Zugriff auf das Projekt haben. Geschützte Ordner sehen Mitarbeiter ohne Berechtigung in der App nicht.

Ein Beispiel aus der App unter "Projekt-Dokumente": Berechtigte Vorgesetzte sehen den geschützten Ordner, Mitarbeiter ohne Berechtigung sehen ihn nicht, in ihrer Liste fehlt der Ordner.