Fristen, Gewährleistung und E-Mail-Benachrichtigungen

Das Mängelmanagement erinnert Sie automatisch an ablaufende Fristen, verwaltet Gewährleistungsfälle und hält alle Beteiligten per E-Mail auf dem Laufenden. Dieser Artikel erklärt, wie Fristen und Gewährleistung funktionieren und welche E-Mails das System versendet.

Die Verwaltung von Fristen und Gewährleistung erfolgt sowohl im Verwaltungssystem als auch in der App (ab Version 3.5.11). Das formelle Versenden einer Mängelrüge per E-Mail sowie das Erzeugen des Mängelrüge-Schreibens als PDF sind nur im Verwaltungssystem möglich.

Fristen setzen und überwachen

Zu jedem Mangel können Sie eine Frist hinterlegen, bis wann er behoben sein soll. In der Übersicht werden überfällige Mängel rot mit einem Warndreieck hervorgehoben. Über den Schnellfilter "Überfällig" zeigen Sie gezielt alle überschrittenen Fristen an.

Das System erinnert die zuständigen Mitarbeiter automatisch per E-Mail, wenn eine Frist bald abläuft oder bereits überschritten ist. Diese Erinnerung wird einmal täglich geprüft und je Mangel nur einmal versendet.

Gewährleistung verwalten

Beim Erfassen oder Bearbeiten eines Mangels können Sie ihn als Gewährleistungsfall kennzeichnen. Aktivieren Sie dazu die Angabe "Dieser Mangel ist ein Gewährleistungsfall" und wählen Sie die Gewährleistungsart:

• BGB (5 Jahre)
• VOB (4 Jahre)
• Individuell - mit frei wählbarem Frist-Ende

Das System berechnet daraus das Ende der Gewährleistungsfrist (Verjährung). Gewährleistungsfälle sind in der Übersicht mit einem Schild-Symbol vor dem Titel gekennzeichnet.

Gewährleistungs-Übersicht: ablaufende Fristen

Damit keine Gewährleistungsfrist unbemerkt verstreicht, nutzen Sie den Filter "Gewährleistung" in der Mängelübersicht. Dort stehen die Optionen:

• "Nur Gewährleistung" - zeigt ausschließlich Gewährleistungsfälle
• "Läuft bald ab" - zeigt Fälle, deren Frist demnächst endet

Zusätzlich versendet das System einmal wöchentlich (montags) eine Zusammenfassung an die zuständigen Mitarbeiter über Gewährleistungen, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen.

Mängelrüge per E-Mail und als PDF

Ist einem Mangel ein Subunternehmer zugewiesen, können Sie diesen formell zur Beseitigung auffordern. In der Detailansicht stehen dafür zwei Wege bereit:

• "Mängelrüge per E-Mail" - versendet ein formelles Aufforderungsschreiben mit gesetzter Frist direkt an den zuständigen Subunternehmer. Das Schreiben wird als PDF angehängt, und der Versand wird als Kommentar am Mangel dokumentiert.
• "Mängelrüge (PDF)" (im Menü "mehr") - erzeugt dasselbe Schreiben als PDF zum Ausdrucken oder Speichern, ohne es zu versenden.

Eine Mängelrüge ist nur möglich, wenn dem Mangel ein Subunternehmer zugeordnet ist.

Welche E-Mails das System automatisch versendet

• Zuweisung: Wird ein Mangel einem Mitarbeiter oder Subunternehmer zugewiesen, erhält dieser eine Benachrichtigung.
• Statuswechsel: Ändert sich der Status, werden der Ersteller und der Zuständige informiert (außer der Person, die die Änderung selbst vorgenommen hat).
• Fristerinnerung: Bei bald ablaufenden oder überschrittenen Fristen.
• Gewährleistungs-Ablauf: Wöchentliche Zusammenfassung ablaufender Gewährleistungen.
• Kunden-Meldung: Meldet ein Bauherr über den Kundenbereich einen Mangel, wird der Betrieb per E-Mail informiert.

Häufige Fragen

Muss ich Fristerinnerungen selbst verschicken?
Nein. Das System prüft die Fristen automatisch und versendet die Erinnerungen selbstständig. Sie müssen nichts weiter tun, als eine Frist zu hinterlegen.

Warum kann ich keine Mängelrüge versenden?
Eine Mängelrüge richtet sich an den zuständigen Subunternehmer. Ist dem Mangel kein Subunternehmer zugewiesen, ist die Funktion nicht verfügbar. Weisen Sie zunächst einen Subunternehmer zu.

Was ist der Unterschied zwischen BGB und VOB?
Es handelt sich um zwei unterschiedliche vertragliche Grundlagen mit unterschiedlichen Gewährleistungsfristen (BGB in der Regel 5 Jahre, VOB in der Regel 4 Jahre). Wählen Sie die Art, die zu Ihrem Vertrag passt, oder nutzen Sie "Individuell" für eine eigene Frist.

Bekomme ich bei jeder Statusänderung eine E-Mail?
Bei einzelnen Statusänderungen ja - allerdings nie an die Person, die die Änderung selbst vorgenommen hat. Bei Sammelaktionen über mehrere Mängel werden bewusst keine Statuswechsel-Mails versendet.